Los consejos de administración y los comités de dirección han evolucionado considerablemente en los últimos años, influenciados por la renovación de sus miembros y una nueva cultura de gobernanza. Las salas de consejo, en consecuencia, deben adaptarse a esta transformación.
En este artículo abordaremos los distintos aspectos técnicos necesarios para diseñar y optimizar una sala de consejo, atendiendo a las necesidades de los usuarios y creando un ambiente propicio para intercambios productivos.
Sala de consejo y sala de reuniones: dos espacios, dos funciones
La sala de consejo es un espacio formal, reservado para decisiones estratégicas de alto nivel. Su diseño, generalmente caracterizado por una mesa amplia y un mobiliario elegante, genera una atmósfera solemne y adecuada para la concentración.
En contraste, la sala de reuniones es un lugar más versátil, ideal para intercambios cotidianos, presentaciones o sesiones de trabajo en equipo. Este espacio suele estar equipado de forma más sencilla y ofrece un ambiente relajado, con configuraciones flexibles que se adaptan a diferentes tipos de reuniones.
Sala de consejo: algunas inspiraciones
Elementos fundamentales para un diseño exitoso
Conectar a los participantes, dondequiera que estén
Hoy más que nunca, los responsables de la toma de decisiones están dispersos geográficamente. Coordinar una fecha para que todos puedan estar presentes físicamente puede ralentizar significativamente el proceso de decisión. Por ello, una sala de consejo debe permitir la conexión con participantes remotos, integrándolos naturalmente en la conversación.
Un sistema de videoconferencia es indispensable, siempre que sea extremadamente fácil de usar: un solo botón para iniciar la llamada (como un teléfono) y otro para compartir contenido desde o hacia la sala.
Además, estas conexiones remotas deben garantizar plena confidencialidad, evitando riesgos de seguridad o posibles ataques cibernéticos.
Optimizar el proceso de decisión con tecnología
- El voto electrónico se ha convertido en una herramienta esencial en las salas de consejo modernas. Este sistema suele estar integrado con las herramientas de videoconferencia, lo que permite a los miembros remotos participar activamente en el proceso de decisión. En la mayoría de los casos, es legal votar resoluciones a distancia.
- Funciones como la difusión automática de actas o resúmenes de debates no solo aseguran un registro preciso de las discusiones, sino que también permiten que todos los miembros, presentes o ausentes, comprendan plenamente las decisiones tomadas.
- Si el consejo incluye personas que hablan diferentes idiomas, la traducción simultánea permite que todos se expresen con las sutilezas propias de su lengua materna.
- En términos de visualización, se requieren dos pantallas durante una sesión de consejo: una para la videollamada y otra para la presentación de documentos. Entre las soluciones disponibles, una configuración clásica es el uso de dos pantallas grandes al final de la mesa. Sin embargo, una alternativa más avanzada, tanto en ergonomía como en diseño, es combinar una pantalla grande para la videollamada con pantallas individuales integradas en la mesa frente a cada participante para compartir documentos. Esta configuración mejora el contacto visual entre participantes presenciales y remotos, gracias a la colocación estratégica de la cámara junto a la pantalla grande, y asegura una visualización ergonómica y clara de los contenidos compartidos.
Crear un entorno que fomente el bienestar y la productividad
Ergonomía del mobiliario: confort y funcionalidad
El mobiliario desempeña un papel central en el diseño de una sala de consejo. Aunque los asientos pueden reflejar cierto estatus, deben ser, ante todo, ergonómicos y cómodos. Una silla de calidad, equipada con un mecanismo de ajuste automático, permite adaptarse sin esfuerzo, algo esencial durante reuniones prolongadas.
Por otro lado, la mesa debe ser lo suficientemente amplia para que todos los participantes puedan verse claramente y seguir sin dificultad el contenido en la pantalla principal. Idealmente, la forma de la mesa debe adaptarse al espacio, promoviendo una visión global y facilitando las interacciones.
Iluminación: equilibrio entre luz natural y artificial
Una buena iluminación es crucial para evitar la fatiga visual y fomentar la concentración. La luz natural es siempre preferible, pero en caso de ser insuficiente, la luz artificial debe ser ajustable según las necesidades: para proyecciones, firma de documentos o discusiones informales.
Se recomienda un mínimo de 200 lux sobre la mesa, especialmente al trabajar con documentos físicos.
Discreción y eficiencia tecnológica
Las tecnologías deben ser discretas pero accesibles. Los cables y conectores deben estar integrados en la arquitectura de la sala para evitar desorden.
Es fundamental contar con puntos de acceso Wi-Fi potentes y bien posicionados para garantizar una conexión fluida, tanto para los presentes como para los participantes remotos.
Sala de consejo: hacia espacios más flexibles
La eficiencia energética es clave en esta evolución, con soluciones como sistemas de iluminación y calefacción inteligentes que ajustan el consumo según la ocupación.
Paralelamente, los edificios inteligentes centralizan la gestión ambiental, desde el control de la iluminación hasta la optimización térmica.
Las salas de consejo también están evolucionando hacia espacios más flexibles y polivalentes, que pueden reconfigurarse rápidamente según las necesidades. Sistemas inteligentes de reserva permiten gestionar estos espacios de manera óptima, asegurando un uso eficiente de los recursos.
El diseño de una sala de consejo moderna va más allá de la simple instalación de mobiliario y tecnología. Se trata de crear un espacio que fomente intercambios constructivos, mejore la colaboración y facilite el proceso de toma de decisiones. Esto implica considerar la conectividad, ergonomía, seguridad y accesibilidad de las tecnologías, al tiempo que se ofrece un entorno que garantice el bienestar de los participantes.
Una sala de consejo bien diseñada es un verdadero motor para el éxito de las decisiones estratégicas, ya sean presenciales o a distancia.
Motilde, con su doble experiencia como diseñadora e integradora, puede acompañarle en el desarrollo de su sala de consejo. ¡No dude en contactarnos para un estudio personalizado!
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