7 consejos para que una reunión sea eficaz

Para el crecimiento de su empresa y el desarrollo de su volumen de negocio, debe organizar reuniones con sus empleados de forma regular. La organización de una reunión de la empresa se prepara antes y después de la reunión. Para que sea eficaz, hay que respetar ciertos parámetros clave, de los que hablamos en este artículo.

Los diferentes tipos de reuniones

La organización de reuniones no siempre responde a los mismos objetivos. En función de los resultados que se quieran conseguir, hay que poner en marcha ciertos dispositivos para avanzar con rapidez y, sobre todo, para no caer en casos de fatiga de las reuniones. Entre los consejos para ahorrar tiempo de trabajo, debe determinar cuál de los 12 tipos de reuniones es el adecuado para su propósito:

1. La reunión informativa sirve para reunir a los empleados y transmitirles información específica;
2. El brainstorming se utiliza para pensar rápidamente en un tema y, sobre todo, para recoger ideas sobre un tema concreto;
3. La reunión de resolución de problemas está claramente orientada a encontrar una solución a una situación difícil en la empresa;
4. La reunión de colaboración hace hincapié en la participación de los empleados internos y externos;
5. La reunión del departamento se celebra regularmente con el personal del mismo equipo para revisar los proyectos en curso y los posibles problemas;
6. La reunión del proyecto se centra en la construcción, el desarrollo y el debate de un proyecto de empresa;
7. La reunión comercial tiene como objetivo el desarrollo de las ventas y reúne al personal comercial de la empresa;
8. La reunión individual se define como un encuentro cara a cara en el que un directivo se reúne con un miembro de su equipo para intercambiar opiniones;
9. La formación es un acontecimiento estacional para cualquier empresa que proporciona conocimientos a su personal mediante el desarrollo de capacidades;
10. El seminario de empresa tiene como objetivo reunir a los empleados para reforzar la cultura de la empresa y facilitar la comunicación entre ellos;
11. La reunión de pie es una reunión de pie y, por lo tanto, se aplica a las reuniones cortas;
12. La reunión a distancia se celebra utilizando medios de comunicación digitales.

7 consejos para que una reunión sea eficaz

Para que las reuniones sean eficaces es necesario seguir ciertas reglas prácticas. Si no quiere perder a sus empleados después de treinta minutos de reunión, tiene que establecer el marco adecuado para lograrlo. Para ello, es necesario que :

Prepárese con suficiente antelación

No se puede tener una reunión exitosa sin prepararla de antemano. Hay que determinar el escenario, los participantes, el contexto y el tema. En general, puede utilizar el método TOP, que tiene en cuenta el Tema de la reunión, es decir, el asunto en el que se centrará, y luego el Objetivo que pretende alcanzar. Para no perder tiempo, determine un objetivo principal y como máximo dos objetivos específicos. Por último, el Plan de la reunión para saber cómo se aplicará en la práctica.

Establecer una agenda y un objetivo

Si has preparado bien tu reunión, deberías tener ya un orden del día claramente definido. Este es un paso crucial que le ayudará a ahorrar tiempo a todos los participantes. Según la práctica profesional, es aconsejable enviar el orden del día a todos los empleados el día antes de la reunión para que puedan reflexionar y leer la información antes del día de la reunión. Por favor, adjunte al orden del día un objetivo claro y preciso.

Limitar el número de participantes

En función del objetivo y del orden del día, hay que tener claro a qué empleados invitar a la reunión. No invites a la gente sólo porque sí. Su presencia debe ser indispensable. La participación debe ser efectiva y eficiente, no sólo formal.

Cumplir el horario

Si respetas todos los detalles mencionados hasta ahora, todo se vuelve sencillo para ti en términos de tiempo. No olvides vigilar tu tiempo de intervención y limitar las irrelevancias. Le aconsejamos que reserve unos minutos para las preguntas para no frustrar a nadie. Dependiendo de la importancia de la reunión, sea flexible en cuanto al tiempo, aumentando la reunión unos minutos o posponiendo el orden del día a otra sesión.

Demostrar dinamismo

Una reunión eficaz debe ser dinámica. No permita que los empleados se alejen. Esto se debe principalmente a la forma en que se hacen las presentaciones, cómo se distribuye la palabra, etc.

Elegir el momento y el lugar adecuados

La elección de la fecha, la hora del día y el escenario de la reunión influyen en la eficacia de la misma. No celebre todas las reuniones en el mismo entorno. Una reunión de pie puede celebrarse en la sala de descanso, y una sesión de brainstorming en una sala de creatividad.

Proporcionar una conclusión clara

A lo largo de la reunión, pida a uno de los participantes que tome notas para elaborar un informe, aunque sea breve. Le recomendamos que envíe estas actas a todos los participantes para que quede constancia escrita de la reunión. He aquí una lista de lo que debe incluirse en un acta de reunión eficaz:

• La fecha, hora y lugar de la reunión.
• El objetivo de la reunión.
• Nombres de los participantes y de los que no pudieron asistir a la reunión.
• Puntos del orden del día.
• Decisiones que se tomaron.
• Medidas que deben adoptarse. Indique el plazo y a quién se lo han dado.
• Fecha de la próxima reunión si es necesario.

Si su reunión se celebra por videoconferencia, también es posible grabarla para compartirla con los participantes (y otros actores potencialmente interesados en el intercambio). Tenga en cuenta que esto no debe sustituir a las actas.