¿Cómo organizar una reunión de Zoom?

La plataforma de videoconferencia Zoom se ha convertido en un nombre familiar después de haber tenido un año excelente, en gran parte relacionado con la pandemia y el auge del trabajo remoto.

Las empresas utilizan principalmente esta herramienta para organizar reuniones con colegas y clientes remotos, pero Zoom es una herramienta igualmente útil para mantenerse en contacto con amigos y familiares.

Las videoconferencias de Zoom son particularmente populares por su facilidad de uso, video y audio de alta calidad y funciones de colaboración.

Este artículo lo guía a través de la configuración y organización de una reunión de Zoom.

Cree una cuenta Zoom gratuita

• Vaya a https://zoom.us/ y haga clic en ‘Registrarse’ :

Complete los campos requeridos, luego active su cuenta desde su buzón.

• Active su cuenta haciendo clic en el enlace recibido por correo electrónico
• Invite a sus conocidos a unirse a usted en Zoom. Este paso es opcional.

• Desde su cuenta recién creada, ahora puede organizar reuniones virtuales.

Crear una reunión de Zoom desde una cuenta gratuita

Desde tu cuenta básica, tienes tres opciones:

• Programar una reunión

Desde la pestaña ‘Programar una reunión’,

Estas son las configuraciones recomendadas al programar una reunión de Zoom:

• Actualizar el título de la reunión en el cuadro ‘Asunto’
• Establecer la fecha y la hora de la reunión
• Por defecto, la duración de la reunión es de un máximo de 40 minutos para una videoconferencia
• Permitir que la ID de la reunión se genere automáticamente
• Asegúrese de que la opción ‘código secreto’ esté activada, por razones de seguridad
• Configure video y audio según sus preferencias

Luego copie el enlace de invitación para su nueva reunión y envíelo a los participantes.

• Únase a una reunión

En la pestaña «Unirse a una reunión», ingrese el ID de la reunión o el nombre del enlace personal. También puede acceder a una reunión directamente desde una invitación enviada a través de Google Calendar, Outlook o Yahoo Calendar.

Conectarse desde un móvil o un teléfono fijo

Puede unirse a una reunión de Zoom por teleconferencia/audioconferencia (usando un teléfono tradicional). Puede ser útil si

– no tienes un micrófono o altavoz en tu PC/Mac,

– no tiene un teléfono inteligente (iOS o Android) o

– no puede conectarse a una red para video y VoIP (audio de computadora)

Recibirá instrucciones en la invitación a la reunión sobre cómo los asistentes pueden unirse a la llamada por teléfono.

• Facilitar una reunión

En la pestaña ‘Animar una reunión’, elija una de las siguientes tres opciones:

1. Con vídeo apagado
2. Con video habilitado
3. Pantalla compartida solamente

Esta opción le permite iniciar una reunión en la que usted será el único participante por defecto. Luego puede invitar a sus colegas directamente desde la pestaña «Participantes» de la reunión.

Las limitaciones de una cuenta gratuita de Zoom:

• Las reuniones creadas desde una cuenta básica están limitadas a 40 minutos de videoconferencia grupal y 30 horas cara a cara.
• Puede invitar hasta un máximo de 100 personas por reunión.

Para eliminar este límite de tiempo y número de participantes, necesitará una licencia. Para acceder a todas las funciones de Zoom, llame a nuestros expertos en integración audiovisual.

¿Por qué pagar una licencia de Zoom de pago?

Zoom ofrece dos tipos de planes: cuentas gratuitas, a las que llaman ‘básicas’, y cuentas de pago. Entre las cuentas de pago, hay ediciones Pro, Business y Enterprise.
Las cuentas gratuitas de Zoom tienen muchas funciones y pueden ser suficientes para una persona. Sin embargo, incluso para una pequeña empresa, una cuenta Zoom de pago, ofrece muchas más opciones.
Estos son algunos de los beneficios que puede disfrutar con una cuenta Zoom de pago:

• No más límite de tiempo

Como se mencionó al principio de este artículo, la licencia básica de Zoom le brinda tiempo ilimitado para reuniones individuales, pero las reuniones grupales están limitadas a 40 minutos. Con una licencia de pago de Zoom, puede organizar reuniones grupales ilimitadas con hasta 100 personas y colaborar durante el tiempo que desee, sin preocuparse por los límites de tiempo.

• Guardar en la nube

Puede grabar reuniones en su computadora con una licencia básica, pero una cuenta de pago también le permite guardarlas en la nube, lo que simplifica enormemente la experiencia de compartir y libera espacio en su dispositivo. Acceda a estos archivos en su portal de Zoom y compártalos fácilmente sin tener que cargar primero un archivo grande en una plataforma para compartir contenido. Cada licencia Pro viene con 1 GB de espacio de grabación en la nube sin costo adicional.

• Encuestas

La función de sondeo para reuniones le permite crear preguntas de opción única o múltiple. Puede iniciar la encuesta durante su reunión y recopilar las respuestas de sus participantes. Luego tiene la opción de descargar un informe de votación después de la reunión. Las encuestas también se pueden realizar de forma anónima.

• Cambiar el identificador de reunión personal (PMI)

Con su cuenta de pago, puede cambiar su ID de reunión personal a casi cualquier número. Su PMI puede ser, por ejemplo, su número de teléfono. Con una cuenta básica, este número es estático y no se puede cambiar.

• Compartir en redes sociales

¿Sabía que puede transmitir en vivo sus reuniones de Zoom a Facebook y YouTube? Solo necesita una licencia Pro para habilitar la transmisión en su configuración de Zoom. También tiene acceso a servicios personalizados de transmisión en vivo para ampliar su audiencia.

• Coanfitrión

Un coanfitrión puede ayudarlo a administrar sus reuniones grandes. Si tiene una reunión con 60 personas, por ejemplo, y desea ayuda para silenciar a todos los participantes y responder a los mensajes de chat, los coanfitriones pueden cumplir esa función. Puede tener tantos coanfitriones como desee en una reunión de Zoom desde una cuenta de pago.

• Informes

Puede encontrar todo tipo de informes desde su cuenta de pago, incluidos informes de registro, encuestas y asistencia.

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