Planeas implementar un modelo de oficina flexible y te preguntas cómo crear espacios de reunión que se adapten a las necesidades de tu equipo?
El flex office, o escritorio flexible, se ha convertido en un estándar en muchas empresas modernas. Esta modalidad, que consiste en no asignar puestos de trabajo fijos, fomenta la movilidad, la colaboración y la eficiencia.
Sin embargo, para que el flex office funcione de verdad, es fundamental diseñar espacios de reunión que respondan a las necesidades de los colaboradores.
Aquí encontrarás consejos prácticos para crear salas de reunión funcionales en un entorno de oficina flexible. Hablaremos de la importancia de contar con espacios cerrados que garanticen la confidencialidad y de la elección de equipos audiovisuales adecuados para facilitar la colaboración. Ejemplos concretos y recomendaciones te ayudarán a hacer de la transición a un espacio de trabajo más flexible y colaborativo un éxito.
Antes de rediseñar tus oficinas, es fundamental conocer las necesidades y limitaciones de tu equipo. Según un estudio de JLL, el flex office permite reducir los costos inmobiliarios y mejorar la satisfacción de los empleados. Sin embargo, sin un análisis detallado de los hábitos de trabajo, la transición puede resultar contraproducente.
Se recomiendan las siguientes acciones:
Para más información: Guía de la sala de reuniones colaborativa
En un entorno de oficina flexible, las salas de reunión deben ser diversas para atender distintas necesidades: reuniones formales, sesiones de brainstorming, llamadas confidenciales, entre otras.
Estos espacios permiten aislarse para llamadas o reuniones pequeñas, ofreciendo la confidencialidad necesaria en un entorno abierto. Existen diversas soluciones modulares que se adaptan a estas necesidades. Además, otras burbujas de trabajo ofrecen entornos más lúdicos y propicios para la comunicación.
Equipadas con mobiliario flexible, estas salas pueden reconfigurarse rápidamente. Por ejemplo, mesas con ruedas y paneles móviles permiten ajustar el espacio según el número de participantes.
Descubre, por ejemplo, cómo diseñar una sala de juntas que esté a la altura de los retos estratégicos.
Zonas con sofás o pufs fomentan intercambios espontáneos. Estos espacios impulsan la creatividad y fortalecen las relaciones entre los colaboradores, siendo muy valorados por ellos. Además, representan un aspecto importante dentro de la RSE.
Al promover la comunicación informal, estos espacios facilitan una mejor circulación de la información y una resolución más rápida de problemas. Este tipo de diseño de oficinas se integra plenamente en una estrategia de RSE, colocando a las personas en el centro de la organización y fomentando una cultura empresarial positiva y comprometida.
La tecnología desempeña un papel clave en la eficacia de las reuniones, especialmente en un entorno de trabajo híbrido. Para ello, es fundamental contar con equipos esenciales como:
Al integrar estas tecnologías, optimizas tus salas de reunión convirtiéndolas en espacios inteligentes y fomentas una colaboración ágil.
¿Quieres rediseñar los espacios de tu empresa adoptando el flex office? El objetivo es crear un entorno de trabajo dinámico que fomente la colaboración, la concentración y el bienestar de los empleados. Aquí te mostramos una implementación con soluciones concretas:
Con este enfoque, la empresa puede mejorar notablemente la satisfacción de los empleados con su entorno de trabajo y favorecer una colaboración más fluida entre equipos.
Más allá de los principios básicos, existen prácticas menos conocidas que pueden mejorar la eficacia de un espacio de trabajo flexible. Aquí te presentamos algunas recomendaciones:
Asigna temáticas a ciertas áreas para estimular la creatividad y el bienestar:
Facilita la orientación dentro de las instalaciones con señalización clara y coherente. Usa códigos de colores para diferenciar las áreas, instala paneles indicativos y recuerda las normas de uso de los espacios compartidos.
Utiliza aplicaciones para reservar puestos de trabajo o salas de reunión, monitorear la ocupación en tiempo real y recopilar comentarios sobre el uso de los distintos espacios.
Fomenta que los equipos se apropien de las áreas compartidas:
Implementa un proceso de mejora continua: recopila la opinión de los colaboradores, analiza los datos de uso de los espacios y adapta el diseño según las necesidades cambiantes del equipo.
Un flex office eficiente se basa en comprender a fondo las necesidades de los colaboradores y en crear espacios de reunión adecuados. Al integrar soluciones flexibles, tecnológicas y estéticas, las empresas potencian la colaboración, mejoran el bienestar en el trabajo y optimizan la utilización de sus espacios.
Para optimizar aún más tus espacios de trabajo, ¿por qué no contar con un acompañamiento personalizado? Motilde ofrece una cita gratuita para analizar tus necesidades específicas en cuanto al diseño de flex office y salas de reunión.
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