¿Qué es una Huddle Room ? Beneficios y usos en los espacios de trabajo

A medida que la tecnologia avanza, la mayoría de las empresas, está revolucionando la forma de diseñar los espacios de trabajo al reinventar los estilos tradicionales. Los Huddle Rooms son una de las tendencias más populares en este momento.
Estas pequeñas salas de reuniones diseñadas para la colaboración en pequeños grupos reflejan los valores de una cultura corporativa moderna centrada en la flexibilidad, la innovación y el trabajo en equipo.
Aqui les mostramos cómo una Huddle Room puede llevar su espacio de coworking a la era digital.

¿Qué es una Huddle Room ?

Las Huddle Room son pequeños espacios de reunión diseñados de forma compacta para acomodar equipos de dos a diez empleados y equipados con tecnología de videoconferencia.
Dependiendo de sus necesidades y tamaño, la misma empresa suele tener varias salas de reunión, además de una sala de conferencias.

Las ventajas de una Huddle Room
Estas salas sirven para varios propósitos, como mejorar la privacidad de los empleados, reducir la necesidad de grandes salas de conferencias y reducir el costo de proporcionar salas más grandes, lo que en última instancia permitirá la provisión de más espacios colaborativos para el personal.

• Privacidad mejorada

En un diseño de oficina abierta, por lo general no hay habitaciones separadas ni espacios completamente cerrados; en cambio, las estaciones de trabajo se colocan juntas en un espacio sin paredes u otras barreras físicas que las separen.
El resultado es un movimiento constante que, si bien es beneficioso en algunos aspectos, crea ruido y distracciones, los cuales son perjudiciales para la concentración de los empleados.
Las huddle rooms brindan un entorno privado y sin ruidos donde los empleados individuales y los grupos pequeños pueden tener una conversación tranquila, ya sea una breve sesión informativa sobre un proyecto, una videollamada con un cliente o una llamada telefónica personal urgente.
Al instalar Huddle Rooms en su open space, puede aprovechar el entorno colaborativo de su diseño de oficina abierta y minimizar el ruido y las distracciones.

• Reducción de la necesidad de grandes salas de conferencias

Por diseño, las salas de conferencias están destinadas a albergar grandes reuniones. Suelen estar equipados con tecnologías adaptadas al gran espacio, también sirven como escaparates para reuniones con importantes clientes, socios y proveedores.
Sin embargo, en ausencia de huddle rooms, las salas de conferencias se reservarán para reuniones de grupos pequeños. Agregar salas de reuniones pequeñas permite a las empresas hacer un uso más apropiado de sus instalaciones para conferencias y elimina los conflictos de ocupación concurrentes.

• Reducción de costes

Tener solo salas de conferencias es costoso. No solo requieren más espacio, sino que también deben estar adecuadamente equipados con equipos de videoconferencia. Por otro lado, si elige tener solo una sala de conferencias, esencialmente está interrumpiendo la productividad, ya que los empleados no tienen más remedio que reservarla para cualquier reunión, incluso cinco minutos, de la nada.
Debido a sus dimensiones compactas, las Huddle Rooms no ocupan mucho espacio en el espacio de su oficina, lo que significa que puede configurar varias sin demasiados problemas y con un presupuesto reducido.

¿Cómo configurar y equipar las Huddle Rooms?

Las cualidades que hacen que las Huddle Room sean tan valiosas también las hacen más complejas de equipar. Las salas de reuniones pequeñas a menudo son espacios mal entendidos, mal administrados e infravalorados: algunas empresas tratan erróneamente las Huddle Rooms como pequeñas salas de conferencias.

Las Huddle Rooms se ven diferentes a las salas de reuniones estándar. Además, su disposición se adapta a las necesidades de cada empresa, e incluso de cada departamento.
Algunas Huddle Rooms pueden equiparse con sofás y sillones y permiten una lluvia de ideas relajada. Otros pueden evocar una conversación al estilo de un café con mesas altas y taburetes. Algunas estarán equipadas con mesas de reuniones, sillas y pizarras tradicionales o interactivas. No hay una Huddle Room estándar.

¿Qué tecnología para mi Huddle Room?

Aunque estos espacios son pequeños, la tecnología es imprescindible, como las videoconferencias. Para mantener un uso simple e intuitivo del video para los usuarios, son posibles dos enfoques: implementar una política BYOD (Bring Your Own Device) o proporcionar todo el equipo necesario.

• Bring your own device

Con una política BYOD, todo lo que tiene que hacer es configurar un monitor, una cámara y un altavoz en los que los usuarios puedan conectar sus dispositivos. Esto hace que configurar estas habitaciones sea extremadamente simple. Sin embargo, tenga en cuenta que existen problemas de seguridad con BYOD que deben ser importantes antes de adoptar esta política.

• Equipar la sala

La otra opción es equipar completamente sus Huddle Rooms con dispositivos inteligentes. Algunas organizaciones están llevando sus salas al siguiente nivel mediante la instalación de pizarras interactivas más avanzadas y otras pantallas táctiles. Actualmente, Microsoft y Samsung, por ejemplo, ofrecen estos dispositivos todo en uno, diseñados para facilitar las interacciones y brindar flexibilidad a las videoconferencias.
Una barra de colaboración también podría ser una buena inversión, como las diseñadas específicamente para el uso de Zoom. Las barras de colaboración son una forma simple y fácil de usar para interactuar con colegas. Combinan micrófonos, parlantes, cámaras y funciones, todo en uno para que pueda implementar y administrar su experiencia con facilidad.
Recuerde: la tecnología que desea que tenga la sala depende de usted, así que piense en lo que sus empleados usarían más.

¿Quieres equipar tu lugar de trabajo con una sala de reunión?

Las Huddle Rooms son una opción moderna y flexible que complementa las salas de conferencias tradicionales.
Nuestras Huddle Rooms permiten el trabajo colaborativo de 2 a 10 personas de forma local dependiendo de la configuración, y hasta 25 sitios remotos a través de videoconferencia.
Para una solución llave en mano de Huddle Room, ¡no dude en ponerse en contacto con nuestros expertos!