La ocupación de salas de reunión como reflejo de una gestión estratégica

Según un estudio de Steelcase, el 24% de los empleados afirma perder hasta 30 minutos al día buscando lugares donde colaborar. Esta pérdida de tiempo repercute inevitablemente en la productividad, a pesar de que el panorama tecnológico actual ofrece una panoplia de herramientas para optimizar el uso de las salas de reuniones.

Dominando estos aspectos técnicos, las organizaciones no sólo pueden mejorar su eficacia operativa, sino también enriquecer la experiencia colaborativa de sus empleados.

La ocupación de salas de reuniones ya no es un simple ejercicio de planificación, sino un proceso dinámico, adaptable y con visión de futuro.

Mejorar la ocupación de las salas de reuniones: ventajas

Mejorar la ocupación de las salas de reuniones puede tener muchas ventajas, tanto económicas como operativas, por ejemplo:

• Reducción de costes – El uso eficiente de las salas permite evitar gastos innecesarios en espacio adicional. También se pueden reducir los costes asociados al mantenimiento, la limpieza, la seguridad y, sobre todo, los equipos audiovisuales.
• Mayor productividad – Cuando las salas de reuniones están bien gestionadas, los empleados dedican menos tiempo a buscar espacio disponible y pueden concentrarse más en su trabajo. También se evitan las reservas dobles o los conflictos de programación, lo que garantiza que las reuniones se desarrollen sin problemas.

Optimiza el uso de salas de reuniones con sensores de ocupación

Los datos para medir la ocupación de las salas pueden obtenerse de diversas fuentes: sistemas de reserva de salas de reuniones, diarios de los empleados, cámaras de vigilancia, etc. Sin embargo, los sensores de ocupación son la solución más precisa.

Los sensores de ocupación son dispositivos electrónicos capaces de detectar la presencia de personas en un entorno determinado. Existen dos tipos principales de sensores de ocupación:

• Los sensores pasivos detectan la presencia de personas midiendo los cambios de temperatura, luz o movimiento en el entorno.

Los sensores infrarrojos de temperatura, los sensores de luz y los detectores de movimiento son ejemplos de sensores pasivos.

• Los sensores activos emiten una señal y miden el tiempo que tarda en volver al sensor tras ser reflejada por un objeto en movimiento.

Los sensores ultrasónicos, de radar y láser son ejemplos de sensores activos.

Para elegir los sensores adecuados para sus espacios de trabajo colaborativo, debe tener en cuenta :

• Precisión: los sensores deben ser lo suficientemente precisos para detectar la presencia o ausencia de una persona con un porcentaje de error aceptable.
• Alcance: el alcance del sensor debe ser suficiente para cubrir la zona deseada.
• Consumo de energía: los sensores deben ser eficientes desde el punto de vista energético para reducir los costes de funcionamiento.
• Integración: los sensores deben ser compatibles con los sistemas de gestión de la ocupación de las salas.

El único inconveniente para algunas empresas es que es imposible saber si la persona que está en la sala es realmente la que hizo la reserva… Para superar este inconveniente, habrá que combinar el uso de sensores con una solución de código PIN o tarjeta de identificación.

También hay soluciones que se basan en el reconocimiento facial para la identificación :

Aprovechar los datos para optimizar el uso de las salas de reuniones

Recopilar datos sobre el uso de las salas de reuniones es esencial para comprender cómo se utilizan estos espacios y detectar oportunidades de mejora.

Algunos ejemplos de mediciones que se pueden llevar a cabo :

• Índice de ocupación: el porcentaje de tiempo que una sala de reuniones está ocupada.
• Frecuencia de utilización: número de veces que se reserva y utiliza una sala de reuniones por semana o mes.
• Tipos de reuniones: los diferentes tipos de reuniones que tienen lugar en las salas de reuniones (reuniones de equipo, reuniones de proyecto, reuniones de brainstorming, etc.).
• Número medio de participantes: el número medio de personas que asisten a las reuniones en una sala de reuniones determinada.
• …

Cuadros de mando: una herramienta esencial para visualizar sus datos

Los cuadros de mando (dashboards) son una herramienta esencial para visualizar los datos de ocupación de las salas de reuniones. Te permiten tomar decisiones informadas para mejorar el uso eficiente de tus salas de reuniones.

Los cuadros de mando pueden crearse utilizando software de inteligencia empresarial o de gestión de recursos. También existen soluciones SaaS que ofrecen cuadros de mando predefinidos para la ocupación de salas de reuniones.

A la hora de elegir la solución más adecuada, hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• Coste: las soluciones SaaS suelen ser menos costosas.
• Facilidad de uso: los cuadros de mando deben ser fáciles de usar para los usuarios no técnicos.

Como puede ver, la elección de un sistema de gestión de ocupación de salas es compleja y depende de muchos criterios. Necesitará el apoyo de un integrador audiovisual como Motilde, que conoce a fondo el mercado y cuenta con una gran experiencia en este campo.

Para una solución integral, no dude en contactar a nuestro equipo de expertos.