Última actualización: 14/04/25
Sea cual sea el tamaño de su empresa, la sala de reuniones es un lugar clave donde se toman las decisiones importantes.
Si está creando una nueva sala, planea renovar un espacio ya existente o busca una idea de diseño para una sala de reuniones, este artículo le cuenta todo lo que necesita saber para organizar el nuevo espacio de reunión favorito de su equipo.
Hay que tener en cuenta que no existe una sala de reuniones universal que sea versátil y eficaz para todos los fines: reunión de proyecto, sesión de creatividad, presentación formal de un directivo, videoconferencia, número aleatorio de participantes, etc. Prescindir de esta fase de encuadre puede parecer cómodo al principio (no se molesta a nadie + ahorro de tiempo). Sin embargo, este enfoque pronto tendrá un alto precio cuando la sala se instale y funcione.
A modo de ejemplo, una sala de videoconferencia no requiere la misma disposición, mobiliario o tecnología que una sala de creación. En este último caso, unos reposapiés fáciles de mover serían una solución interesante, que debería excluirse para una sala de videoconferencia.
Enmarcar sus necesidades y objetivos no siempre es fácil. No dude en recurrir a un integrador con una sólida experiencia en tecnología y mobiliario/equipamiento de salas de reuniones.
Esto es lo que debe tener en cuenta a la hora de planificar la distribución de su sala de reuniones:
Cuando se diseñan salas de reuniones para satisfacer las necesidades de los empleados, el color es un elemento que a menudo se pasa por alto. Los psicólogos y expertos coinciden en que el color de una habitación tiene un impacto directo en el estado de ánimo y los niveles de productividad de los que se encuentran en ella.
Los estudios han demostrado que los colores anodinos, como los blancos, grises y beiges, inducen sentimientos de tristeza y depresión en los trabajadores que suelen estar encerrados todo el día con luz fluorescente.
Los colores tranquilos, como los tonos azules y verdes, favorecen la productividad, la concentración y la relajación. Estas paletas son las más comunes en la naturaleza y promueven una sensación general de bienestar.
Se dice que los amarillos alegres, combinados con el optimismo, estimulan la creatividad y la innovación. Es una gran elección para las personas creativas de su oficina.
Se ha demostrado que otros colores brillantes, como los tonos de rojo, aumentan el ritmo cardíaco e invocan la pasión. Es una buena opción que, utilizada con moderación y en pequeños toques, puede llamar la atención sobre zonas importantes del espacio.
Además del color, los materiales pueden cambiar la forma en que se vive un espacio. El cristal y el cromo, por ejemplo, dan un aspecto moderno y limpio. Por otro lado, la madera es extremadamente versátil y puede utilizarse en muchas aplicaciones.
Una especie de madera bien elegida puede aportar calidez a la habitación y añadir un toque sofisticado o rústico.
La iluminación natural hace que las habitaciones parezcan más grandes y las llena de luz cálida. No encierre a los miembros de su equipo en una cueva oscura y luego espere que se les ocurran nuevas ideas grandes y brillantes.
En cuanto a la distribución, hay muchas opciones. No tiene por qué ceñirse a la configuración tradicional de una sala de conferencias: una gran mesa rodeada de sillas. De hecho, puedes incluso mantener el espacio flexible.
Antes de llegar al mobiliario, veamos algunas de las configuraciones que puedes considerar:
A continuación, tendrá que elegir el mobiliario para su espacio de reunión. Si su sala se va a utilizar de diferentes maneras, querrá que sea móvil y flexible. De este modo, puedes montar la sala en una de las diferentes disposiciones que hemos visto en el apartado anterior.
Las mesas cortas pueden ensamblarse en una mesa larga o colocarse en diferentes posiciones, según la configuración que elija. Esto hace que su espacio sea más flexible y fácil de usar. Busque mesas que se plieguen fácilmente y sean fáciles de trasladar.
Nadie quiere sentarse en una silla incómoda durante una reunión, ya sea larga o corta. La elección de asientos cómodos y duraderos ayudará a todos a mantenerse concentrados y productivos. Considere la posibilidad de utilizar sillas ergonómicas que puedan ajustarse a cada persona para lograr la máxima comodidad. Las personas que pueden utilizar la sala de reuniones son de todas las formas y tamaños, por lo que las sillas ajustables son una forma de mantener a todos cómodos.
Otro consejo para elegir el mobiliario de las salas de reuniones en la era COVID-19 es tener en cuenta los materiales. Evita los tejidos blandos en favor de superficies fáciles de desinfectar, como el vinilo o el plástico reciclado.
En lo que respecta al equipamiento, piense de nuevo en el uso que se dará a su sala. Es posible que necesites equipos para reuniones virtuales, una pantalla para presentaciones, acceso a la red inalámbrica y mucho más. Y no olvide que tendrá que proporcionar una excelente conexión a Internet a su sala de reuniones. Se trata de una necesidad en una época en la que todos los participantes son propensos a descargar contenidos de vídeo.
También puede incluir uno o dos sofás en la sala, así como una mesa de centro o mesas auxiliares. Esto da a la sala un ambiente acogedor y asientos adicionales, si es necesario.
Por último, no olvides desordenar la sala y planificar las direcciones de movimiento en el espacio.
Al igual que con los muebles, las herramientas serán diferentes en función de sus objetivos. Sin embargo, sea cual sea la finalidad de la sala, puede examinar el equipamiento tecnológico necesario examinando estas cuatro características principales:
Y por último, no hay que olvidar la conexión entre los diferentes equipos de la sala, pero también con los participantes. En concreto, hay que examinar el o los terminales wifi necesarios, así como los puntos de acceso a la red (tomas RJ45).
En el centro de cualquier sala de reuniones está la colaboración que tiene lugar en ella. Si encuentra la combinación adecuada de mobiliario, equipos y herramientas para su negocio, podrá crear un entorno que facilite de forma natural la interacción.
Además, recuerde que las preferencias personales existen en cualquier espacio de reunión. Recurra a las ideas y sugerencias de su equipo para que todas las voces sean escuchadas y estén representadas a lo largo del proceso de diseño de su nueva sala.
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