¿Cómo organizar mi sala de reuniones?

Sea cual sea el tamaño de su empresa, la sala de reuniones es un lugar clave donde se toman las decisiones importantes.

Si está creando una nueva sala, planea renovar un espacio ya existente o busca una idea de diseño para una sala de reuniones, este artículo le cuenta todo lo que necesita saber para organizar el nuevo espacio de reunión favorito de su equipo.

Enmarcar los objetivos de la sala

Hay que tener en cuenta que no existe una sala de reuniones universal que sea versátil y eficaz para todos los fines: reunión de proyecto, sesión de creatividad, presentación formal de un directivo, videoconferencia, número aleatorio de participantes, etc. Prescindir de esta fase de encuadre puede parecer cómodo al principio (no se molesta a nadie + ahorro de tiempo). Sin embargo, este enfoque pronto tendrá un alto precio cuando la sala se instale y funcione.

A modo de ejemplo, una sala de videoconferencia no requiere la misma disposición, mobiliario o tecnología que una sala de creación. En este último caso, unos reposapiés fáciles de mover serían una solución interesante, que debería excluirse para una sala de videoconferencia.

Enmarcar sus necesidades y objetivos no siempre es fácil. No dude en recurrir a un integrador con una sólida experiencia en tecnología y mobiliario/equipamiento de salas de reuniones.

Consideraciones clave para el diseño de la sala de reuniones

Esto es lo que debe tener en cuenta a la hora de planificar la distribución de su sala de reuniones:

• Tamaño: Determina cuántas personas necesitarás acomodar de media en este espacio de colaboración. Las investigaciones sugieren que las reuniones más productivas están formadas por 8 personas o menos, por lo que si decide celebrar reuniones más pequeñas, puede optar por un modelo de sala de reuniones.
• Seguridad: Una vez que tenga claro el número de personas, piense en los elementos de seguridad que necesitará. En primer lugar, hay que tener en cuenta aspectos como el acceso de las sillas de ruedas y los caminos despejados hacia las puertas de salida de emergencia.
• Dimensiones del espacio: También necesitará las medidas del espacio disponible en la sala. Esto puede parecer obvio, pero es una de las primeras cosas que hay que tener en cuenta cuando se empieza a diseñar una sala de reuniones.
• Necesidades fisiológicas: La sala de reuniones es un lugar donde la gente pasa cada vez más tiempo: por término medio, un ejecutivo pasa más tiempo en las reuniones que en la sala. Por lo tanto, es necesario examinar detenidamente los aspectos de confort visual, acústico y postural desde la fase de diseño.
• La tecnología: Son las herramientas audiovisuales que te permitirán colaborar tanto en la sala como a distancia: pantallas, cámaras, micrófonos, sistemas de vídeo, pantalla compartida, etc.

La decoración de su sala de reuniones

·       La elección de los colores

Cuando se diseñan salas de reuniones para satisfacer las necesidades de los empleados, el color es un elemento que a menudo se pasa por alto. Los psicólogos y expertos coinciden en que el color de una habitación tiene un impacto directo en el estado de ánimo y los niveles de productividad de los que se encuentran en ella.

Los estudios han demostrado que los colores anodinos, como los blancos, grises y beiges, inducen sentimientos de tristeza y depresión en los trabajadores que suelen estar encerrados todo el día con luz fluorescente.

Los colores tranquilos, como los tonos azules y verdes, favorecen la productividad, la concentración y la relajación. Estas paletas son las más comunes en la naturaleza y promueven una sensación general de bienestar.

Se dice que los amarillos alegres, combinados con el optimismo, estimulan la creatividad y la innovación. Es una gran elección para las personas creativas de su oficina.

Se ha demostrado que otros colores brillantes, como los tonos de rojo, aumentan el ritmo cardíaco e invocan la pasión. Es una buena opción que, utilizada con moderación y en pequeños toques, puede llamar la atención sobre zonas importantes del espacio.

·       Los materiales

Además del color, los materiales pueden cambiar la forma en que se vive un espacio. El cristal y el cromo, por ejemplo, dan un aspecto moderno y limpio. Por otro lado, la madera es extremadamente versátil y puede utilizarse en muchas aplicaciones.

Una especie de madera bien elegida puede aportar calidez a la habitación y añadir un toque sofisticado o rústico.

·       Dejar entrar la luz natural

La iluminación natural hace que las habitaciones parezcan más grandes y las llena de luz cálida. No encierre a los miembros de su equipo en una cueva oscura y luego espere que se les ocurran nuevas ideas grandes y brillantes.

La disposición de su espacio de reunión

En cuanto a la distribución, hay muchas opciones. No tiene por qué ceñirse a la configuración tradicional de una sala de conferencias: una gran mesa rodeada de sillas. De hecho, puedes incluso mantener el espacio flexible.

Antes de llegar al mobiliario, veamos algunas de las configuraciones que puedes considerar:

• En forma de U o de V: Se utiliza para reuniones con un fuerte enfoque en la pantalla (presentaciones, videoconferencia). Este tipo de disposición también permite al orador moverse fácilmente por la sala e interactuar con todo el mundo. Además, con este estilo se verá una mayor participación del grupo.
• Aula: Esta es una configuración muy popular y se utiliza a menudo para los talleres. Es ideal para la formación y para las personas que van a utilizar sus ordenadores portátiles y otros dispositivos electrónicos durante la reunión para tomar notas.
• Teatro: Como su nombre indica, se trata de una configuración similar a la de un teatro o un cine. Aquí, los asientos están dispuestos en filas, lo que permite que el espacio pueda albergar fácilmente más asientos. Este estilo se utiliza a menudo para conferencias, seminarios, etc., en los que los participantes están principalmente escuchando.

Mobiliario y equipamiento

A continuación, tendrá que elegir el mobiliario para su espacio de reunión. Si su sala se va a utilizar de diferentes maneras, querrá que sea móvil y flexible. De este modo, puedes montar la sala en una de las diferentes disposiciones que hemos visto en el apartado anterior.

·       La elección de las mesas

Las mesas cortas pueden ensamblarse en una mesa larga o colocarse en diferentes posiciones, según la configuración que elija. Esto hace que su espacio sea más flexible y fácil de usar. Busque mesas que se plieguen fácilmente y sean fáciles de trasladar.

·       La elección de los asientos de la reunión

Nadie quiere sentarse en una silla incómoda durante una reunión, ya sea larga o corta. La elección de asientos cómodos y duraderos ayudará a todos a mantenerse concentrados y productivos. Considere la posibilidad de utilizar sillas ergonómicas que puedan ajustarse a cada persona para lograr la máxima comodidad. Las personas que pueden utilizar la sala de reuniones son de todas las formas y tamaños, por lo que las sillas ajustables son una forma de mantener a todos cómodos.

Otro consejo para elegir el mobiliario de las salas de reuniones en la era COVID-19 es tener en cuenta los materiales. Evita los tejidos blandos en favor de superficies fáciles de desinfectar, como el vinilo o el plástico reciclado.

En lo que respecta al equipamiento, piense de nuevo en el uso que se dará a su sala. Es posible que necesites equipos para reuniones virtuales, una pantalla para presentaciones, acceso a la red inalámbrica y mucho más. Y no olvide que tendrá que proporcionar una excelente conexión a Internet a su sala de reuniones. Se trata de una necesidad en una época en la que todos los participantes son propensos a descargar contenidos de vídeo.

También puede incluir uno o dos sofás en la sala, así como una mesa de centro o mesas auxiliares. Esto da a la sala un ambiente acogedor y asientos adicionales, si es necesario.

Por último, no olvides desordenar la sala y planificar las direcciones de movimiento en el espacio.

Elección de las herramientas

Al igual que con los muebles, las herramientas serán diferentes en función de sus objetivos. Sin embargo, sea cual sea la finalidad de la sala, puede examinar el equipamiento tecnológico necesario examinando estas cuatro características principales:

• Multimedia. ¿Cuántas pantallas se necesitan? ¿Pantallas táctiles interactivas o pasivas? ¿El tamaño de la sala requiere un sistema de sonido?
• Colaboración local. ¿Qué tipo de contenidos se comparten? ¿Cuántos participantes pueden tomar el control?
• Colaboración a distancia. Hay muchas soluciones: audio o videoconferencia, pizarra interactiva compartida, etc.

Y por último, no hay que olvidar la conexión entre los diferentes equipos de la sala, pero también con los participantes. En concreto, hay que examinar el o los terminales wifi necesarios, así como los puntos de acceso a la red (tomas RJ45).

Ejemplos de proyectos de salas de reuniones

Hemos seleccionado algunos ejemplos de nuestro trabajo para que le sirvan de inspiración para su proyecto de diseño:

Últimos consejos para montar su próxima sala de reuniones

En el centro de cualquier sala de reuniones está la colaboración que tiene lugar en ella. Si encuentra la combinación adecuada de mobiliario, equipos y herramientas para su negocio, podrá crear un entorno que facilite de forma natural la interacción.

Además, recuerde que las preferencias personales existen en cualquier espacio de reunión. Recurra a las ideas y sugerencias de su equipo para que todas las voces sean escuchadas y estén representadas a lo largo del proceso de diseño de su nueva sala.

¿Quiere equipar su sala de reuniones? Póngase en contacto con nuestros expertos para obtener un presupuesto personalizado.