Reuniones virtuales: ¿Cómo comunicar de manera eficiente a distancia ?

El teletrabajo, las videoconferencias y las reuniones remotas se están convirtiendo en una parte cada vez más importante de nuestras vidas, una tendencia que la crisis sanitaria ha acelerado drásticamente.A continuación, presentaremos los usos y el equipamiento para reuniones virtuales.

¿Qué es una reunión virtual?

Una reunión virtual es simplemente una reunión que se lleva a cabo en línea en lugar de físicamente con todos los participantes en la misma sala de reuniones. El objetivo es conectar a miembros del mismo equipo, socios comerciales o cualquier otra parte interesada remota (a veces solo en diferentes partes del mismo edificio). La conclusión es que todos hablan y se ven en la pantalla utilizando un software de reunión virtual. Las herramientas de reuniones virtuales incluyen programas de los que probablemente haya oído hablar, como GoToMeeting, Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom y Skype, pero hay más.

¿Cuándo organizar una reunión virtual?

Aquí hay algunos escenarios en los que es beneficioso organizar una reunión virtual:

• Los miembros del equipo son remotos

En Motilde estamos acostumbrados a trabajar en equipo con compañeros a distancia o en diferentes oficinas. Sin la opción de reuniones virtuales, sería muy difícil comunicarse de manera efectiva entre sí. El “cara a cara” en videoconferencia permite el tiempo real y la decodificación de señales no verbales; Los correos electrónicos no lo permiten.

• Conozca a los clientes rápidamente

A veces no tiene sentido entrar a la oficina de un cliente potencial o invitarlo a su oficina para una reunión, especialmente desde la crisis de COVID-19. Si necesita programar una reunión improvisada para responder preguntas o discutir la logística, una reunión virtual es una forma rápida y rentable de hacerlo.

• Ahorre dinero en gastos de viaje

No siempre es una buena idea desde el punto de vista fiscal traer a un compañero de equipo para una reunión rápida u organizar un viaje solo para que un cliente haga algunas preguntas. Las reuniones virtuales son una forma efectiva de ahorrar dinero para su negocio y reducir sus gastos de viaje. El 43% de los viajeros de negocios frecuentes dijeron en una encuesta de Oliver Wyman que planean reducir significativamente sus viajes, incluso después del final de la pandemia de COVID-19.

• Una reunión virtual es la única opción

Luego, hay momentos en que lo virtual es la única opción. Al contar con la tecnología para realizar reuniones virtuales, puede estar preparado para cualquier situación que pueda impedir las reuniones en persona. Las reuniones virtuales en particular permiten a las empresas seguir operando en tiempos de crisis.

¿Cuáles son las desventajas de las reuniones virtuales?

Las interacciones entre los participantes pueden ser difíciles

Es más difícil que todos los participantes desempeñen un papel activo cuando la reunión es virtual, especialmente cuando los grupos son grandes. En persona, es posible hablar entre ellos hasta cierto punto, creando una conversación bidireccional. En las reuniones virtuales, es difícil escuchar si habla más de una persona. Esto puede conducir a una sensación más rígida de las interacciones.

Solo imagen y audio

Es imposible aprovechar al máximo algunos productos simplemente mirándolos en una pantalla. Dependiendo de su industria, puede ser beneficioso tocar muestras o probar un prototipo por sí mismo.

Menos dinámico

La necesidad de estructura en las reuniones virtuales puede diluir la energía. Siempre habrá una persona hablando para todo el grupo y es difícil dividirse en grupos pequeños para discutir temas. También hay menos espontaneidad, lo que puede significar que puede perderse algunas de las ideas más innovadoras. La buena noticia es que puedes superar estos inconvenientes de las reuniones virtuales. La clave es saber cómo hacer que las reuniones virtuales sean más atractivas y prepararse para sus necesidades.

¿Cómo organizar una reunión virtual efectiva?

Programa solo las reuniones que necesitas

El hecho de que sea más fácil programar varias reuniones a lo largo de la semana no significa que debas hacerlo. Demasiadas reuniones son agotadoras, a veces una pérdida de tiempo y desmotivadoras para todos los involucrados. Además, supone una reducción de la productividad. Al programar solo las reuniones que necesita, es más probable que los asistentes estén emocionados de asistir.

Definir las reglas de funcionamiento

Al igual que con cualquier buena reunión, debe establecer reglas básicas para la participación y pedirles a todos que las cumplan. Aquí hay algunos ejemplos de reglas para implementar:

• Mantener el video activo
• Permanezca en silencio hasta que se dirija al grupo.
• Use la mano levantada/bajada para administrar las preguntas/respuestas, especialmente con un grupo grande.

Con el tiempo, estos estándares serán absorbidos por todos y deberían ayudar a usar el tiempo de reunión de manera más eficiente.

Elige un coorganizador

Si está organizando una reunión con un grupo grande, es una buena idea elegir a otra persona como coanfitrión de la reunión. Una persona puede actuar como soporte técnico y manejar tareas como grabar la reunión, destacar a los oradores clave, colocar información crítica en el chat para compartir con el grupo y compartir las preguntas discutidas en el chat. El otro anfitrión puede concentrarse en presentar y dirigir la discusión. Elija las herramientas de reunión virtual adecuadas Hay muchas cosas a considerar cuando se trata de elegir el paquete de software de reunión virtual adecuado. Aquí hay tres consideraciones clave a tener en cuenta al seleccionar herramientas:

• ¿Cuántas personas están presentes? Si solo hay un puñado de personas, puede optar por una burbuja de comunicación también llamada Huddle Room, generalmente equipada con una pantalla grande, una solución para compartir contenido y una cámara BYOD. Para reuniones más grandes, más allá de seis/ocho personas, será necesario pasar a un formato de sala más grande con equipo audiovisual adecuado y una mesa en forma de V. Cuando la longitud de la sala supera los seis/siete metros, suele haber un salto en la potencia del equipo (óptica, autoseguimiento, autoframing,…)
• Que características necesita? Determine con precisión sus expectativas: videoconferencia, por supuesto, para una reunión virtual, pero también intercambio de contenido, grabación de sesiones, chat en vivo, pizarras, pantalla táctil, etc.

Priorice siempre la simplicidad y las soluciones estándar al elegir su equipo de videoconferencia para garantizar una rápida adopción por parte de sus empleados.

¿Quiere equiparse con soluciones de reuniones virtuales? Póngase en contacto con nuestros expertos para obtener un presupuesto personalizado.