Llegas a tu reunión de las 10 h. La sala “Horizon” está reservada… pero está vacía. Nadie responde al teléfono. Recorres los pasillos buscando un espacio libre. Tus participantes esperan. La reunión empieza con 20 minutos de retraso.
¿Te resulta familiar este escenario? No eres el único. Casi el 40 % de las salas reservadas quedan sin usar, desperdiciando cada año miles de horas y costes de alquiler por espacios infrautilizados.
Aquí es donde entran en juego los sistemas de reserva. Más que una simple herramienta de planificación, transforman la gestión de tus espacios.
Esta guía explica el ecosistema completo de estos sistemas: el software que organiza todo, el hardware que hace que funcione, y sobre todo, cómo combinarlos de manera inteligente. Tanto si gestionas 5 salas como 500, encontrarás aquí las claves para no perder nunca más tiempo buscando dónde reunirte.
Un sistema de reserva permite encontrar rápidamente una sala disponible gracias a indicadores de colores:
Gracias al sistema de reserva, podrás localizar la sala exacta que necesitas según capacidad y equipamiento. Por ejemplo, si necesitas una sala de 8 personas con videoconferencia, el sistema te mostrará al instante si está disponible.
Un problema frecuente: cinco minutos después de empezar la reunión, un colega la necesita urgentemente. El sistema de reservas ayuda a prevenir este tipo de inconvenientes.
Nada más frustrante que ver una sala reservada sin usar. Un buen sistema permite que, si un usuario no confirma su presencia en un plazo definido, la sala se libere automáticamente para otros colaboradores. Adiós a los huecos perdidos y a las salas fantasma; la gestión del espacio se vuelve más eficiente y productiva.
Desde la herramienta de reservas se pueden notificar problemas. Por ejemplo, si la videoconferencia no funciona, al registrarlo en el sistema, los servicios responsables recibirán la alerta y podrán solucionarlo más rápido.
El sistema también puede ofrecer datos sobre la ocupación según capacidad, equipamiento, etc.
El software es el corazón del sistema. Centraliza la información, sincroniza calendarios y permite planificar reuniones de forma eficiente y segura.
Hoy en día, los sistemas no solo gestionan calendarios; incorporan funciones avanzadas:
Si el software centraliza y gestiona, la tableta hace tangible el sistema para los colaboradores. Instaladas en la entrada de cada sala, permiten consultar disponibilidad en tiempo real y reservar al instante.
Las tabletas pueden ser LCD/TFT o E-Ink. Los LCD ofrecen colores vivos y tacto sensible, ideales para contenido dinámico. Los E-Ink consumen muy poca energía y son legibles incluso a pleno sol, adecuados para visualización constante. La resolución debe permitir leer la información desde lejos, idealmente 800×600 px en pantallas de 7 a 10 pulgadas.
Debe soportar Ethernet, Wi-Fi y PoE (Power over Ethernet) para una instalación flexible. PoE permite alimentar y conectar la tableta con un solo cable. Compatibilidad con REST API, CalDAV o Exchange facilita sincronizar reservas con calendarios internos como Microsoft 365 o Google Workspace.
Algunos modelos detectan si la sala está ocupada, reduciendo reservas fantasma. Otros miden temperatura, iluminación o calidad del aire, ajustando automáticamente luz y ventilación.
La interfaz debe ser táctil e intuitiva, con botones claros para reservar, ampliar o cancelar. Respuesta rápida para evitar frustración. Debe permitir lectura a distancia con códigos de color: verde libre, rojo ocupada, naranja reserva próxima.
La tableta debe recibir actualizaciones remotas y soportar protocolos seguros como HTTPS, TLS o LDAP/Active Directory. Una consola central permite gestionar todos los dispositivos, aplicar actualizaciones y consultar estadísticas de uso.
Las pantallas E-Ink pueden funcionar semanas sin recarga. Los LCD requieren gestión automática de brillo y suspensión. Materiales resistentes a uso intensivo, cambios de temperatura y polvo.
Elegir una tableta de reserva es como elegir un coche: depende del uso, presupuesto y ecosistema existente. Aquí un panorama de soluciones probadas.
Los cinco finalistas:
| Solución | Posicionamiento y modelos clave | Ventajas principales | Inconvenientes / riesgos | Uso recomendado |
| Evoko (Liso / Naso, Kleeo, Workplace) | Paneles dedicados con interfaz cuidada. Táctil o e-ink. Cloud nativo | Interfaz intuitiva • LEDs visibles • PoE, diseño elegante • Cloud flexible | Costo hardware + licencias • Menos flexible si se requieren ajustes muy específicos | Empresas que buscan paneles profesionales, instalación “plug & play” |
| Joan / Visionect (e-ink) | Paneles e-ink 6″ a 13″ (larga autonomía, batería o PoE) | Muy bajo consumo • Diseño discreto • Instalación simple • Integración O365/Google | Sin color ni animaciones • Funciones avanzadas de pago | Grandes despliegues (pymes, campus, hoteles) donde fiabilidad y eficiencia energética son clave |
| Extron (TouchLink + Room Agent) | Paneles AV profesionales + software Room Agent | Integración nativa O365/Google • Paneles robustos • Stand-alone posible | Orientado a integradores AV • Despliegue complejo | Organizaciones con infraestructura AV existente |
| SharingCloud / Witco | Suite francesa: RoomPad + (10″ táctil) + módulos flex office / señalización dinámica | Plataforma completa • RGPD y soporte local • QR/NFC, check-in / no-show • Reporting completo | Coste hardware + licencias • Puede ser pesado si solo se requieren paneles simples | Empresas FR/EU que buscan solución integral smart office |
| Yealink (RoomPanel / Plus / E2) | Paneles Android 8-10″, LEDs, NFC/RFID, sensores. Integración Teams/Zoom | Material sólido, LEDs visibles • PoE, montaje flexible • Sensores luz/proximidad, check-in NFC • Integración Teams/Zoom | RoomPanel clásico y Plus end-of-sale desde 2024 • Depende del entorno Teams/Zoom • Tamaño de pantalla modesto | Empresas con Teams/Zoom buscando panel moderno; considerar nuevos modelos E2 |
Recomendaciones rápidas según perfil
Pequeñas (menos de 50 empleados, 3-5 salas): enfoque software-first, cloud con integración calendario. Tabletas opcionales, empezar por las más usadas. Bajo riesgo e inversión inicial.
Medianas (50-500 empleados, 10-30 salas): solución híbrida completa. Software columna vertebral, pantallas en salas principales, sensores en salas clave para evitar no-shows.
Grandes y multisede: ecosistema completo. Software gestiona múltiples ubicaciones, tipos de espacios y miles de usuarios. Pantallas y sensores en todas las salas estratégicas. Señalización digital para guiar a usuarios. Integración con sistemas de gestión de edificios optimiza calefacción, aire acondicionado e iluminación según reservas.
Depende del tipo de solución y número de salas. Principales factores:
– Licencias: normalmente suscripción mensual o anual por usuario o sala, 2 € a 15 €/usuario/mes.
– Hardware: coste inicial de tabletas.
– Instalación y mantenimiento: configuración y soporte.
Ejemplo: pyme de 100 empleados, presupuesto anual 3 000 € a 15 000 €, según funciones. Grandes empresas suelen tener tarifas decrecientes. Es fundamental solicitar presupuesto personalizado según número de salas.
Los sistemas permiten reservar antes de ir al oficina, garantizando espacios. Algunos incluyen reserva de puestos de trabajo. Los datos ayudan a prever ocupación y ajustar recursos.
Los sistemas de reserva han pasado de ser una comodidad a convertirse en herramientas estratégicas. La combinación de software eficaz y hardware adecuado genera un ecosistema que mejora la experiencia diaria y proporciona datos valiosos para optimizar inversiones inmobiliarias.
No hay solución única, pero un enfoque metódico permite identificar la configuración óptima para cada necesidad.
Para más información, Motilde puede ofrecer una demo o presupuesto personalizado.