Reuniones colaborativas: los 5 tipos de participantes

¿Qué tipo de participantes sois? Y por tanto, ¿cuáles son vuestras expectativas? ¿Qué herramientas necesitas?

En primer lugar, debe reconocerse que es difícil definir casillas estándar que se ajusten a los diferentes tipos de participantes: en realidad, cada miembro tiene un rol único en cada reunión.

Sin embargo, sin caer en tópicos excesivos, todavía podemos agrupar a los distintos participantes en una reunión remota en cinco roles distintos.

1# El organizador de una reunión colaborativa

El caso más clásico es, por supuesto, el de la misma persona que está iniciando la reunión (es el solicitante). Por lo tanto, este tipo de participante se encarga tanto de la organización como de la facilitación de la videoconferencia. Sin embargo, no hay que olvidar que, en grandes estructuras, la organización de la reunión puede delegarse en un tercero (asistente, colaborador, recepcionista, etc.) que no participará en la reunión.

• ¿Cuáles son mis expectativas en este rol?

1. Busca la fecha común (no siempre la más fácil 😉 )
2. Busca la sala de reuniones adecuada para la cantidad de participantes
3. Se asegurará de que la sala contará con el equipo multimedia o mobiliario necesario
4. En caso de ser necesario, solicitar servicios: café, snack, configuración de sala, etc.

• ¿Qué herramientas colaborativas debo tener?

La respuesta aquí es técnicamente simple: si quiero responder a los cuatro puntos anteriores sin perder tiempo, necesito una potente herramienta de reserva de salas, que por supuesto estará homologada con el sistema de mensajería/calendario de mi organización.

2# El facilitador de la reunión colaborativa

El papel de este tipo de participantes puede ser más o menos marcado: Desde una simple introducción para iniciar la conversación hasta una gestión integral de la reunión.

• ¿Cuáles son mis expectativas en este rol?

1. Configurar la sala (iluminación, audiovisual) sin esfuerzo y al instante
2. Compartir mi contenido de manera simple y rápida (desde mi máquina o desde la red) en una pantalla principal que todos pueden ver.
3. Fomentar/Autorizar el retorno de la asistencia
4. Muestre sobre la marcha, en una pantalla secundaria dedicada, los comentarios/preguntas que inevitablemente surgirán gracias al punto 4
5. Mostrar en la misma pantalla secundaria -o incluso en una pantalla terciaria si tengo la posibilidad (espacio, presupuesto)- contenido alternativo espontáneo: La web de un competidor, contenido de un contacto lejano, etc.
6. Genere actas de reuniones con un solo clic
7. Ser visto y escuchado por todos: por los participantes en línea o presentes en la sala de reuniones.

Hemos definido aquí las expectativas más comunes en una sala de reuniones colaborativa, pero la lista, por supuesto, no es exhaustiva: votación electrónica, grabación automática de la reunión, …

3# El participante activo local

Fui invitado para que mis habilidades, experiencia o poder de decisión pudieran ser utilizados en la reunión.

• ¿Cuáles son mis expectativas en este rol?

1. . Si se espera que me involucre en la reunión, es porque tengo la posibilidad en cualquier momento de intervenir: oralmente, pero también proyectando mi propio contenido.
2. Poder intervenir en la presentación del organizador, o incluso tomar el control de su contenido en forma remota
3. Vea la pantalla o pantallas principales mientras permanece en una posición cómoda y sin molestar a otros participantes
4. Tener acceso a la red Wifi
5. Una agenda clara

4# El participante local, principalmente en modo receptivo

Debo ser informado del contenido de la reunión y solo intervenir ocasionalmente para hacer o responder preguntas.

• ¿Cuáles son mis expectativas en este rol?

1. No ser designado por el organizador como responsable encargado del acta de la reunión 😉
2. Vea la pantalla o pantallas principales mientras permanece en una posición cómoda y sin molestar a otros participantes
3. Tener acceso a la red Wifi
4. Una agenda clara

Las herramientas de videoconferencia que necesitarás para cumplir con las expectativas

Conservemos estas soluciones básicas que permiten marcar la diferencia entre participantes activos o pasivos:

• Acústica confortable. Por supuesto, es posible sondear una habitación grande, pero antes de eso, es necesario comenzar con una elección juiciosa de los materiales (paredes, piso, techo) de la estructura,
• Una VisioTable y un VisioPanel o un VisioMobile que permitan al intermediario circular y a los participantes locales y lejanos ver y ser vistos,
• Una herramienta ergonómica para compartir contenido que permite a todos proyectar su contenido e interactuar local y remotamente,
• Un sistema de colaboración de video, homologado con la herramienta de intercambio de contenido, que hace que la colaboración en la sala y de forma remota sea dinámica,
• Gestión sencilla de la sala (iluminación, multimedia),
• Un sistema de reserva de salas como el descrito en el punto 1.

Al final, cada tipo de participante aspira al mismo objetivo: no perder el tiempo en reuniones ineficaces. Para ello, se necesita la combinación de una buena preparación (la tecnología y la distribución de los espacios de colaboración no son de gran ayuda para este primer requisito previo) y una solución de sala colaborativa que cumpla con todas las expectativas: Organizador, presentador, participantes locales y remotos, activos o principalmente en modo receptivo. ¿La buena noticia? Es que esta solución, ¡nosotros la proporcionamos! Contáctenos!