6 consejos para equipar una sala de videoconferencia

¡Eso es! Ya te has decidido. Se acabaron las videoconferencias improvisadas con Teams o Zoom en la sala de reuniones polivalente. Está dispuesto a equiparse con una sala de videoconferencia para poder colaborar de forma más eficaz y rápida con sus equipos.

Una vez que haya decidido instalar una verdadera sala de reuniones colaborativas (o sala de videoconferencia, es lo mismo ;-P), he aquí seis cuestiones importantes que debe comprobar antes de realizar la inversión:

¿Una sala de reuniones adecuada para la colaboración a distancia?

Hay una serie de puntos específicos que hay que tener en cuenta antes de equipar la sala de videoconferencia:

• La más obvia: el tamaño de la sala de videoconferencia debe corresponder al número de participantes previsto. Lo normal es que haya al menos un metro entre el respaldo de los asientos y la pared.
• Una forma rectangular -la más clásica- es adecuada para una sala de videoconferencia, siempre que la relación entre la longitud y la anchura no sea superior a 3 (es decir, hay que evitar los pasillos); también es posible una forma trapezoidal que siga la forma de V de la mesa.
• La iluminación de tu sala de videoconferencia: es un parámetro muy importante. La luz natural debe ser transversal a la pantalla: hay que evitar a toda costa el contraluz. Además, los participantes en la sala de reuniones colaborativas deben tener una iluminación adecuada (unos 200 lux) y las pantallas interactivas no deben verse con poca luz.
• La acústica de su sala de videoconferencia: evite las grandes superficies de cristal en los cuatro lados de su sala de reuniones colaborativas que amplifican la reverberación del sonido. Si es necesario, proporcione una o dos paredes revestidas con material absorbente del sonido.
• La(s) puerta(s) en el lado opuesto de la sala con respecto a la pantalla: el flujo de personas que entran en la sala debe estar detrás de los participantes y no bloquear la visión de la pantalla.
• Confidencialidad de la sala de reuniones de colaboración: si la sala de videoconferencia está destinada a acoger reuniones confidenciales, hay que procurar que la(s) pantalla(s) no sea(n) visible(s) desde el exterior de la sala.

Trabajo colaborativo en la sala de videoconferencia

Por supuesto, querrá anticipar las herramientas que permitirán a sus equipos intercambiar, coproducir y desafiarse con herramientas de alto rendimiento en su nueva sala de videoconferencia.

Por ejemplo, Zoom ofrece herramientas para que tus reuniones virtuales sean lo más parecidas a las reales. Una herramienta que puede ayudar a la colaboración es la función «Pizarra». Al igual que una pizarra física, la pizarra de Zoom te permite garabatear, marcar documentos y dibujos.

Las mejores características de Zoom Whiteboard

• Notas – La experiencia de la Pizarra admite notas que pueden adjuntarse a cualquier parte del lienzo o de sus componentes. Esto permite a los usuarios anotar cualquier elemento de la Pizarra para explicar una idea o destacar una acción.
• Comentarios – La pizarra tiene un panel de comentarios que aparece en la parte derecha de la ventana. También puedes mencionar a los participantes en la colaboración utilizando la función @mención.
• Control de versiones: la pizarra de Zoom cuenta con una completa capacidad de control de versiones. Enumera todas las versiones guardadas del lienzo junto con las marcas de tiempo y los nombres de los autores. También incluye un resumen de los cambios realizados por cada autor.

¿Qué mobiliario para su sala de reuniones colaborativas?

Es importante que todo el mundo pueda ver todas las pantallas de la sala de videoconferencia sin moverse y viceversa: el sitio o sitios remotos deben ver a todos los participantes en la sala de reuniones colaborativas. Por lo tanto, es muy recomendable una mesa en forma de V.

Además, todo el cableado, los equipos electrónicos y los periféricos deben estar integrados en el mobiliario y la distribución, asegurados contra la retirada involuntaria (por no hablar de los robos); es la única manera de que el Facility Manager se asegure la tranquilidad.

¿Qué equipo debe elegir para su sala de videoconferencia?

Hay vida fuera de la sala de reuniones de colaboración (sí ;-D).

Dado que usted pasa la mayor parte de su tiempo en reuniones (el ejecutivo medio pasa 21 horas a la semana en reuniones, más que en su escritorio), sus equipos remotos deben ser fácilmente accesibles desde la sala de videoconferencia. Las herramientas de colaboración son numerosas, pero pueden agruparse en tres temas: audioconferencias, videoconferencias y compartir/editar contenidos a distancia.

Confíe en un profesional para que le haga propuestas que se ajusten a sus especificaciones. No dude en pedir una POC (prueba de concepto) o, en otras palabras, una prueba con el material solicitado.

Diseño de audio para el sistema de videoconferencia de su sala

Los altavoces y los micrófonos son una parte esencial de cualquier instalación de videoconferencia. Contribuyen de manera significativa a la colaboración que tiene lugar entre los equipos. El equipo que elija dependerá del tamaño de la sala y del número de participantes. Puedes colocar altavoces y micrófonos en las mesas, o colocar una barra de sonido bajo la pantalla de vídeo. Incluso puedes pasar los micrófonos por el techo. En el caso de las salas pequeñas, basta con añadir barras de sonido bajo la pantalla. Pero las salas grandes pueden requerir una cadena de dispositivos de audio interconectados, lo que aumenta la complejidad general del diseño del sistema.

Las consideraciones para su infraestructura de audio deben incluir si la conexión es inalámbrica o por cable. Piensa también en la calidad del sonido para reducir el eco y la retroalimentación. No quieres que el sistema capte el ruido ambiental de la sala y cree un bucle de retroalimentación.

¿La conexión a Internet es adecuada para mi sala de videoconferencia?

Aquí hay que comprobar dos puntos: la capacidad de la conexión local (wifi en la mayoría de los casos) pero, sobre todo, la calidad del acceso a Internet (velocidad, jitter, latencia).

Cuando se trata de los requisitos de ancho de banda de la videoconferencia, hay algunos factores que pueden tener cierto impacto en la entrada y salida de vídeo:

• ¿Qué tipo de cámara se utiliza (modelo y marca)?
• ¿Cuál es el ajuste de resolución de la cámara?
• ¿Cuál es el ajuste de FPS (fotogramas por segundo) de la cámara?
• ¿Cuántos usuarios activos hay en la reunión? ¿Y en la misma red?
• ¿Cuántas funciones se utilizan simultáneamente (pantalla compartida, pizarra, etc.)?

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En conclusión, tener en cuenta estos seis puntos al mismo tiempo le permitirá equilibrar y controlar su presupuesto evitando frustraciones y costosas actualizaciones a la hora de equipar su sala de videoconferencia y preparar sus reuniones en vídeo.