Según un estudio de 3M (la empresa detrás de la marca Post-it), la información visual se procesa 60.000 veces más rápido que la textual.
La gestión visual se utiliza mucho para compartir objetivos, estrategia organizativa y como herramienta de comunicación.
Si se opta por el enfoque digital, es posible implantar un sistema que facilite la visualización a todos los empleados.
Descubra por qué y cómo implantar herramientas digitales de gestión visual.
¿Qué es la gestión visual?
La gestión visual es fundamentalmente comunicación. Una buena gestión visual utiliza señales visuales instintivas para comunicar información clave. La comunicación de esta información no requiere interpretación para ser entendida. Esto significa que, sin conocer necesariamente el lugar de trabajo, tengo que ser capaz de comprender al instante el estado actual de los proyectos, orientarme en el área adecuada o supervisar el rendimiento del equipo.
Las señales de tráfico, los semáforos y los indicadores de carril en la carretera son buenos ejemplos de gestión visual. Los mensajes que transmiten son tan claros que, cuando ves un semáforo, sabes exactamente lo que tienes que hacer.
La gestión visual es un valor clave de Lean, basado en tres ideas sencillas:
- Eliminar lo que no añade valor al producto final o al cliente
- Mejora continua
- Implicación de todos
Límites de la gestión visual tradicional
En el pasado, las organizaciones han confiado en herramientas sencillas como las notas Post-it y las pizarras blancas. Las limitaciones del enfoque tradicional en papel son evidentes: no es escalable, requiere mucho tiempo y falta flexibilidad. Los sistemas en papel tienen una capacidad limitada para reaccionar rápidamente a los cambios y sólo pueden mostrar una pequeña cantidad de información a la vez. Además, dependen de los conocimientos de un operador experimentado que debe supervisar constantemente el sistema en busca de cambios y registrarlos manualmente.
Las limitaciones impuestas al entorno de trabajo actual por Covid-19 también han puesto de manifiesto la fragilidad de los sistemas basados en papel (necesidad de espacio, equipos localizados y tiempo para actualizar y archivar la información, etc.) y las soluciones digitales que no se ajustan a las necesidades reales de los usuarios. Aquí es donde entra en juego la Gestión Visual Digital (GVD). Mediante el uso de pantallas conectadas y salas digitalizadas, así como la accesibilidad ATAWAD (en cualquier momento, lugar y dispositivo), la GVD facilita la colaboración en equipo a distancia.
La gestión visual digital como palanca organizativa
Las pantallas de gestión visual se han convertido en un elemento esencial de la gestión empresarial. Estas herramientas mejoran el trabajo en equipo y el rendimiento, estructuran los intercambios y facilitan la puesta en común de información a todos los niveles.
La gestión visual digital proporciona información actualizada y estadísticas sobre todos los indicadores clave de rendimiento en las pantallas de señalización digital de la empresa. Los datos se muestran en tiempo real y son visibles tanto dentro como fuera de las instalaciones, lo que permite una coordinación total entre las partes interesadas de toda la organización.
Aunque difieran de una empresa a otra, todas las pantallas de gestión visual tienen un denominador común: la publicación y el resaltado de indicadores de rendimiento.
Gestión visual tradicional o digital: encontrar un término medio
Esto no es tan obvio como puede parecer a primera vista. Muchos facilitadores/líderes de proyectos o procesos siguen apegados al manejo de post-its y a escribir a mano en un papel o pizarra. Hay que admitir que mover un post-it a mano, por ejemplo, puede tener un lado cinestésico interesante. Pero, al final, es raro que la electrónica no se imponga por las mismas razones que llevaron al papel a dejar paso al PC.
En la industria y los centros de producción en particular, los operarios pueden sentir la necesidad de un doble uso: la gestión visual digital se utilizará para el análisis y el control, mientras que el método tradicional será necesario para la orientación y el guiado, por ejemplo.
No hay que olvidar que la principal característica de la gestión visual es su sencillez.
¿Qué KPIs para mis pantallas de gestión visual?
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas que le indican en qué punto se encuentra en el camino hacia la consecución de sus objetivos. La gestión visual se basa en la legibilidad. Así que un rápido vistazo a la pantalla debería indicarle en qué punto se encuentra. Los KPI que muestre deben estar determinados por la naturaleza de su trabajo y los objetivos fijados para su equipo.
Algunos ejemplos de indicadores clave de resultados que pueden controlarse son:
- Eficacia de la producción
- Control y garantía de calidad
- Plazos de entrega
- Medición del trabajo en curso (WIP)
- …
Herramientas de gestión visual digital
Existen distintos tipos de equipos para el trabajo visual:
- Pizarras interactivas (fijas o móviles)
- Pantallas táctiles interactivas
- Cámaras de videoconferencia
- Videoproyectores interactivos (IPV)
- Pizarras digitales
- Programas colaborativos como SOFA o ZOOM, que permiten a varios participantes remotos compartir documentos en la misma superficie digital, que serán compartidos y coeditados por todos
- …
Un ejemplo de integración con éxito de una pantalla táctil interactiva
Descubra el ejemplo de la empresa SALADE 2 FRUITS que recurrió a Motilde para integrar pantallas de señalización digital con el fin de ser más eficaces, especialmente en la fabricación ajustada. También se instalaron pantallas interactivas en su sala de reuniones/formación.
La manera en que nos reunimos está comenzando a lucir de otra manera…
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