Alors que la génération Y commence à être majoritaire dans la plupart des entreprises, elle révolutionne notre façon d’aménager les espaces de travail en réinventant les styles de travail traditionnels. Les Huddle Rooms sont l’une des tendances les plus populaires du moment.
Ces petites salles de réunion conçues pour une collaboration en petit comité reflètent bien les valeurs d’une culture d’entreprise moderne centrée sur la flexibilité, l’innovation et le travail d’équipe.
De la description des huddle rooms à la façon dont vous pouvez en créer une dans votre bureau, voici comment faire entrer votre espace de travail collaboratif dans l’ère numérique.
Qu’est-ce qu’une huddle room ?
Les huddle rooms sont de petits espaces de réunion conçus de manière compacte pour accueillir des équipes de deux à dix employés et équipés de technologies de visioconférence.
Selon ses besoins et sa taille, une même entreprise dispose souvent de multiples huddle rooms, en plus d’une salle de conférence.
Les avantages d’une huddle room
Ces salles ont plusieurs objectifs, tels que l’amélioration de la confidentialité des employés, la réduction du besoin de grandes salles de conférence et la réduction des coûts liés à l’aménagement de salles plus grandes, ce qui va permettre au final de mettre à disposition plus d’espaces collaboratifs pour le personnel.
- Amélioration de la confidentialité
Dans un aménagement de bureau ouvert, il n’y a généralement pas de pièces distinctes ou d’espaces entièrement clos ; au lieu de cela, les postes de travail sont positionnés ensemble dans un espace sans murs ni autres barrières physiques pour les séparer.
Le résultat est un brassage constant qui, bien que bénéfique à certains égards, crée du bruit et des distractions, tous deux préjudiciables à la concentration des employés.
Les huddle rooms offrent un environnement privé sans bruit, où les employés individuels et les petits groupes peuvent avoir une conversation tranquille, qu’il s’agisse d’un briefing rapide sur un projet, d’un appel vidéo avec un client ou d’un appel téléphonique personnel urgent.
En installant des huddle rooms dans votre open space, vous pouvez tirer parti de l’environnement collaboratif de l’agencement de votre bureau ouvert tout en minimisant le bruit et les distractions.
- Réduction du besoin de grandes salles de conférence
Par leur design, les salles de conférence sont destinées à accueillir de grandes réunions. Elles sont généralement équipées de technologies adaptées au grand espace, servent également de vitrines pour des réunions avec des clients, partenaires et fournisseurs importants.
En l’absence de huddle rooms, cependant, les salles de conférence seront réservées pour des réunions en petit groupe. L’ajout de huddle rooms permet aux entreprises d’utiliser de manière plus appropriée leurs installations de conférence et d’éliminer les conflits d’occupations simultanées.
- Réduction des coûts
Ne disposer seulement que de salles de conférence est coûteux. Non seulement elles requièrent plus d’espace, mais doivent aussi être adéquatement équipées en matériel de visioconférence. D’un autre côté, si vous choisissez de n’avoir qu’une seule salle de conférence, vous perturbez essentiellement la productivité puisque les employés n’ont d’autre choix que de la réserver pour n’importe quelle réunion, même de cinq minutes, à l’improviste.
En raison de leurs dimensions compactes, les huddle rooms ne prennent pas beaucoup de place dans votre espace de bureau, ce qui signifie que vous pouvez en mettre en place plusieurs sans trop de problème, et en respectant un budget réduit.
Comment configurer et équiper des huddle rooms ?
Les qualités qui font la valeur des huddle rooms les rendent également plus complexes à équiper. Les huddle rooms sont souvent des espaces mal compris, mal gérés et sous-estimés : certaines entreprises traitent à tort les espaces pour comité restreint comme des salles de conférence réduites.
Les huddle rooms ont une apparence différente des salles de réunion standard. De plus, leur aménagement s’adapte aux besoins de chaque entreprise, et même de chaque service.
Certaines huddle rooms peuvent être équipées de canapés et de fauteuils et permettent un brainstorming détendu. D’autres peuvent évoquer une conversation de style café avec des tables hautes et des tabourets. Certaines seront équipées de tables de réunion, de chaises et de tableaux blancs traditionnels ou interactifs. Il n’existe pas de huddle room standard.
Quelle technologie pour ma Huddle Room ?
Bien que ces espaces soient petits, la technologie est un élément incontournable, comme par exemple la visioconférence. Pour garder une utilisation simple et intuitive de la visio pour les utilisateurs, deux approches sont possibles : mettre en œuvre une politique BYOD (Bring Your Own Device), ou encore fournir tout l’équipement nécessaire.
- Bring your own device
Avec une règle BYOD, vous n’avez qu’à configurer un moniteur, une caméra et un haut-parleur sur lesquels les utilisateurs pourraient brancher leurs appareils. Cela rend la mise en place de ces salles extrêmement simple. Cependant, gardez à l’esprit qu’il existe des problèmes de sécurité avec BYOD qui doivent être pris en compte avant d’adopter cette politique.
- Equiper la salle
L’autre option consiste à équiper entièrement vos Huddle Rooms avec des appareils intelligents. Certaines organisations font passer leurs salles au niveau supérieur en installant des tableaux blancs interactifs plus avancés et d’autres écrans tactiles. Actuellement, Microsoft et Samsung par exemple proposent ces appareils tout-en-un, conçus pour faciliter les interactions et apporter de la flexibilité à la visioconférence.
Une barre de collaboration pourrait également être un bon investissement, comme celles qui sont spécifiquement conçues pour l’utilisation de Microsoft Teams. Les barres de collaboration sont un moyen simple et convivial d’interagir avec des collègues. Ils combinent des microphones, des haut-parleurs, des caméras et des fonctionnalités tout en un pour que vous puissiez déployer et gérer votre expérience en toute simplicité.
N’oubliez pas : le degré de technologie que vous souhaitez donner à la salle dépend de vous, alors pensez à ce que vos employés utiliseraient le plus.
Vous souhaitez équiper votre lieu de travail d’une huddle room ?
Les huddle rooms constituent une option moderne et flexible qui vient compléter les salles de conférence traditionnelles.
Nos Huddle rooms permettent le travail collaboratif de 2 à 10 personnes en local suivant les configurations, et jusqu’à 25 sites distants via la visioconférence.
Pour une solution Huddle Room clé en main, n’hésitez pas à contacter nos experts !
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