Les meilleurs outils collaboratifs pour les visioconférences en entreprise

Enjeu central pour les sociétés, le travail collaboratif ne cesse d’évoluer au gré des technologies et des cultures d’entreprise. Découvrez, au travers de cet article, le palmarès des meilleures outils collaboratifs indispensables pour unir vos employés locaux et à distance en visioconférence en entreprise.

Écran intéractif en visioconférence

En tant qu’intégrateur audiovisuel, nous assistons depuis des années à la montée inexorable des écrans tactiles interactifs, qui remplacent progressivement les écrans passifs dans tous les espaces de collaboration : salle de réunion, salle de créativité, salle de formation, et même les salles de contrôle.

Pourquoi cet outil collaboratif ?

• Tout d’abord, la nouvelle génération qui arrive en entreprise est née avec un écran tactile dans les mains. Bien naturellement, ces nouveaux arrivants sont demandeurs et utilisateurs de cette solution qui leur semble naturelle dans les salles de visioconférence en entreprise.
• Ensuite, l’ergonomie des écrans tactiles a fait des progrès importants sur ces deux dernières années. Les logiciels de TBI (Tableau blanc interactif) s’utilisent maintenant de façon intuitive, avec facilité et simplicité.
• Enfin, la différence de prix entre écrans tactiles et passifs a chuté considérablement ; l’écart reste significatif en valeur relative pour les écrans de grande taille, typiquement au-delà de 85 pouces, mais en valeur absolue la barrière est maintenant facilement franchissable.

Quels en sont les avantages ?

• En premier lieu, tous les avantages du numérique sur le bon vieux paperboard : possibilité de modifier, sauvegarder, afficher, diffuser le contenu.
• Une suite d’outils collaboratifs qui transforment la performance de votre réunion : post-its électroniques, outils graphiques, …
• De plus, les écrans interactifs actuels embarquent tous des OPS (une machine windows ou linux généralement) qui permettent d’associer toutes les applications métier aux outils collaboratifs ci-dessus

Partage de contenus sans fil avec prise de main des animateurs ou participants sur le contenu

C’est devenu un classique dans les salles de réunion collaboratives : le câble HDMI a fait place aux dongles sans fil ; très simples d’utilisation, ils se présentent sous la forme d’un bouton qui se branche en USB sur votre ordinateur. Une simple pression sur ce bouton permet de projeter le contenu de votre machine sur l’écran principal de votre salle de réunion. Il existe également une application permettant de se connecter directement en Wifi, notamment utile pour mobiles et tablettes.

Pourquoi cet outil collaboratif connait-il un tel succès ?

• Les connectiques filaires sont nombreuses : HDMI, DVI, USB, etc. Tandis que la connexion sans fil possède un seul standard : le Wifi (en réalité les normes du groupe IEEE 802.11)
• De plus en plus, les participants bougent en salle de réunion
• Tout le monde peut se connecter, contrairement à des connexions filaires nécessairement limitées

De plus, c’est que ces outils sans fil sont maintenant interopérables avec les écrans tactiles : un animateur pourra piloter depuis l’écran tactile les différents contenus des machines connectées dans la salle, visibles par tous types de participants.

Visiocollaboration

Avec les deux points précédents, nous avons surtout évoqué les meilleurs outils collaboratifs pour une collaboration locale. Mais il existe des outils puissants pour prolonger cette collaboration avec des participants distants. La visiocollaboration se compose d’abord d’un système de visioconférence.

En effet, pouvoir se voir et être vu est l’atout essentiel de la communication non-verbale.

La compréhension d’un discours passe en moyenne à 55% par la communication non-verbale.

Mais la visioconférence se limite à partager de façon statique le contenu d’un site puis d’un autre.

Au contraire, la visiocollaboration fait partie des outils collaboratifs qui permettent à tous les participants distants de la réunion d’afficher en même temps sur le même mur (en général un grand écran tactile) toutes sortes de contenus : documents, images, post-its électroniques, vidéos, …

Cerise sur le gâteau, l’écran tactile (on vous disait bien qu’il était devenu populaire) permet de ré-agencer en temps réel les différents contenus lors d’une réunion collaborative.

Pour résumer, la visiocollaboration, c’est la fédération de plusieurs équipes distantes qui collaborent comme si elles étaient dans la même pièce. Cet outil collaboratif réduit donc les inconvénients liés aux déplacements (argent, temps, insécurité, empreinte carbone) pour permettre à vos équipes de collaborer.

Tamplo

Les trois outils collaboratifs cités plus haut sont essentiels pour la bonne conduite d’une visioconférence en entreprise. En effet, la collaboration en direct est le meilleur moyen de faire émerger l’intelligence collective, de garantir une bonne communication et un échange efficace. C’est la garantie d’une prise de décision pertinente.

Pour que le travail fourni en visioconférence porte ses fruits et s’intègre au planning des équipes, il faut que les décisions mènent à des actions. Pour ce faire, il existe des outils logiciels qui permettent de formaliser et d’accélérer les décisions prises en espaces de collaboration. Par exemple, le logiciel de travail collaboratif TAMPLO permet l’édition des plans d’actions qui découlent des décisions prises en visioconférence.

« Plus de 50 % des actions décidées en réunion ne sont jamais réalisées » – OpinionWay

TAMPLO connecte le compte-rendu de réunion avec le plan d’action pour assurer un suivi efficace en sortie de réunion. On identifie un porteur d’action et une échéance, les plans d’action sont suivis en temps réel après la réunion. Chaque décision mène à une action pour plus de performance et des visioconférences en entreprises optimisées.

Ces 4 outils qui ont le vent en poupe doivent s’adapter à votre environnement et être complétés par d’autres solutions pour répondre précisément aux usages de votre structure.

Faîtes appel à nous pour choisir les meilleurs outils collaboratifs conseillés par des experts qui correspondent à vos besoins.