Salle de conseil : Un aménagement à la hauteur des enjeux stratégiques

Les conseils d’entreprise et les comités de direction ont fortement évolué ces dernières années sous l’effet du renouvellement des membres et d’une nouvelle culture de gouvernance. Les salles de conseil doivent donc naturellement accompagner cette évolution.

Dans cet article, nous aborderons les différents aspects techniques pour aménager et optimiser une salle de conseil afin de répondre aux besoins des utilisateurs tout en créant une atmosphère propice à des échanges productifs.

Salle de conseil et salle de réunion : deux espaces, deux fonctions

La salle de conseil est un espace formel, réservé aux décisions stratégiques de haut niveau.  Son aménagement, généralement caractérisé par une grande table et un mobilier élégant, crée une atmosphère solennelle et propice à la concentration. 

À l’inverse, la salle de réunion est un lieu plus polyvalent, adapté à des échanges quotidiens, des présentations ou des sessions de travail en groupe. L’équipement est généralement plus simple et l’atmosphère plus décontractée, avec des configurations flexibles pour accueillir différents types de réunions. 

Salle de conseil : quelques inspirations

Les fondamentaux pour un aménagement de salle de conseil réussi

Connecter les participants, où qu’ils soient

C’est un lieu commun que de rappeler que plus que jamais les décideurs sont dispersés géographiquement. Trouver une date où tout le monde peut être physiquement présent ralentit significativement le rythme de prises de décisions. Une salle de conseil doit donc nécessairement autoriser la connexion avec des participants distants, ces derniers s’intégrant naturellement dans la conversation. 

Un système de visioconférence fera donc parti de l’équipement de la salle, à condition qu’il soit ultra simple d’utilisation : un seul bouton pour appeler (comme le téléphone) ; de même une seule touche pour partager le contenu depuis ou vers la salle. 

Cette connexion distante doit également pouvoir s’effectuer en toute confidentialité, sans risque de piratage.

Optimiser le processus décisionnel grâce à la technologie 

• Le vote électronique s’est imposé comme un outil essentiel dans les salles de conseil modernes. Ce système est souvent intégré avec les outils de visioconférence, permettant aux membres distants de participer activement au processus décisionnel. Légalement, les résolutions peuvent être votées à distance dans la plupart des cas.
• La diffusion automatique du compte-rendu et/ou des débats. Cette fonctionnalité permet non seulement de garder une trace précise des discussions, mais également de s’assurer que tous les membres – qu’ils soient présents ou non – puissent suivre et comprendre les décisions prises.
• Si plusieurs langues cohabitent au sein du conseil, la traduction simultanée permet à chacun de s’exprimer en utilisant toutes les subtilités de sa langue natale.
• Deux écrans sont nécessaires lors d’un conseil : un pour la vidéo des participants, l’autre pour la présentation des documents. Plusieurs solutions existent, dont la configuration classique avec la présence de deux grands écrans en bout de table. Toutefois, une solution plus aboutie, tant sur le plan ergonomique que du design, consiste à combiner un grand écran placé en bout de table (pour afficher la vidéo des participants) avec des écrans individuels encastrés dans la table, positionnés devant chaque membre (pour le partage de documents). Cette configuration permet de maintenir un contact visuel (“eye-contact”) efficace entre les participants présents et distants, grâce à l’emplacement de la caméra près du grand écran. De plus, les documents partagés (Excel, PowerPoint, etc.) sont présentés à une distance fixe et ergonomique, adaptée à chaque participant.

Créer un environnement propice au bien-être et à la productivité 

L’ergonomie du mobilier : confort et praticité 

Le mobilier joue un rôle central dans l’aménagement d’une salle de conseil. Bien que les sièges puissent avoir un aspect statutaire, ils doivent avant tout être ergonomiques et confortables. Un siège de qualité, doté d’un mécanisme basculant auto-pondéré, permet à chaque membre de s’ajuster sans effort, ce qui est essentiel lors de réunions longues. 

La table de conseil, quant à elle, doit être suffisamment grande pour permettre à tous les participants de se voir clairement et de suivre l’écran principal sans difficulté. L’idéal est une table adaptée à la forme de la salle, favorisant une vue d’ensemble et facilitant les interactions.

L’éclairage : une attention à la lumière naturelle et artificielle 

Un bon éclairage est primordial pour éviter la fatigue oculaire et favoriser la concentration. Une lumière naturelle est toujours préférable, mais elle peut être insuffisante dans certains cas. L’éclairage artificiel doit donc être modulable. Il est crucial de pouvoir l’adapter en fonction des besoins : pour la projection de contenu, pour la signature de documents, ou pour des discussions informelles. 

Un minimum de 200 lux est recommandé sur la table de conseil, notamment lors de l’utilisation de documents physiques.

Discrétion et efficacité des technologies 

Les technologies doivent être discrètes mais accessibles lorsque nécessaire. Les câbles et connectiques doivent être intégrés dans l’architecture de la salle pour éviter l’encombrement. 

Des bornes Wifi puissantes et bien positionnées sont nécessaires pour garantir un accès internet fluide à tous les participants, y compris ceux qui se connectent à distance. 

Salle de conseil : Vers des espaces plus flexibles 

L’économie d’énergie est au cœur de cette transformation, avec l’intégration de solutions comme des systèmes d’éclairage et de chauffage connectés qui ajustent la consommation en fonction de l’occupation.
En parallèle, les smart buildings utilisent des technologies pour centraliser la gestion de l’environnement, du contrôle de la lumière à l’optimisation thermique. 
Les salles de conseil deviennent également plus flexibles et polyvalentes, permettant des reconfigurations rapides selon les besoins. 
Des systèmes de réservation intelligents permettent de gérer ces espaces de manière optimale, en assurant une utilisation efficace des ressources. 
Ces innovations soutiennent la productivité des entreprises en offrant des espaces agiles, réutilisables et adaptés aux exigences d’un environnement de travail moderne. 

L’aménagement d’une salle de conseil moderne ne se limite pas à la simple installation de mobilier et de technologies. Il s’agit de créer un espace qui favorise les échanges constructifs, améliore la collaboration et facilite le processus décisionnel. Cela implique de prendre en compte la connectivité, l’ergonomie, la sécurité et l’accessibilité des technologies tout en offrant un environnement propice au bien-être des participants. Une salle de conseil bien pensée est un véritable levier pour la réussite des décisions stratégiques, qu’elles soient prises en présentiel ou à distance. 

Motilde, grâce à sa double compétence d’agenceur et d’intégrateur saura vous accompagner dans le développement de votre salle de conseil. N’hésitez pas à nous consulter pour une étude personnalisée !