5 conseils pour une salle de réunion collaborative simple et fiable

Suivant les études, il existe en France entre 500,000 et 1 Million de salles de réunion. Toutes ne sont pas équipées en outils de collaboration (en fait, 35% de ces salles ne disposent d’aucun outil) mais la tendance est clairement orientée vers une professionnalisation de la collaboration en réunion.

Nous avons montré dans un billet de blog précédent combien il était important de simplifier l’usage des outils de collaboration. Bien entendu, chaque configuration de salle appelle une réponse différente ; mais il est tout de même possible de mettre en exergue cinq basiques qui vont aider vos utilisateurs dans une prise en main intuitive et rapide des équipements de la salle de réunion collaborative.

#1 Le BYOD est roi

Pour mémoire, BYOD signifie Bring Your Own Device, en bon français : venez avec votre propre outil ; conséquence pour la salle de réunion collaborative : les équipements doivent être pilotables par tous les terminaux standards du marché (portable, smartphone, IOS, Android, windows, …).

Le bénéfice est énorme : l’interface du collaborateur avec la salle s’effectue à partir d’un environnement qu’il domine : sa machine.

#2 Privilégier le WIFI aux solutions filaires

Ce conseil est souvent contre-intuitif pour beaucoup de nos clients qui nous disent : « quoi de plus simple qu’un câble à brancher ? ». L’expérience de l’équipement de centaines de salles de réunion nous a montré que le seul vrai standard de connexion universel restait le Wifi (la norme IEE 802.11 pour les puristes).

A l’inverse, il n’est pas rare de voir le participant d’une réunion échouer à partager son contenu en filaire car la connectique (HDMI, VGA, DVI, USB 2.0, USB 3.0 …) est incompatible, ou encore que le pilotage depuis le terminal s’avère problématique (par exemple, le passage par les touches Fn F4, F6, …).Téléchargez le guide de la salle de réunion collaborative

#3 Un lien garanti vers l’extérieur

La presque totalité des salles de réunion est aujourd’hui connectée au monde extérieur. Au minimum par une connexion Wifi, mais de plus en plus souvent il existe également un matériel d’audio ou visioconférence, voire un outil de coédition à distance. Il est donc nécessaire de disposer d’une connexion fiable et suffisante : du terminal à l’entrée du réseau (borne Wifi, switch, …) mais également du réseau vers internet.

• Pour le premier segment, un audit des capacités Wifi peut-être rapidement réalisé dans votre salle de réunion collaborative.
• Pour le deuxième segment (lien vers internet), il faut privilégier les débits garantis et se faire conseiller par un professionnel pour le dimensionnement du lien (capacité, technologie, gigue).

#4 Privilégier les systèmes standards vers l’extérieur

Il n’est pas sûr que vos salariés aient vérifié avant la réunion que leurs interlocuteurs distants disposeraient d’outils compatibles en matière d’audio vidéoconférence ou partage à distance de contenu.

De ce fait, il faut privilégier les systèmes standards comme par exemple la norme H323 SIP ou encore la possibilité pour les invités à distance de se connecter par un simple navigateur internet (protocole webRTC)

#5 Centraliser les commandes sur une dalle tactile

Quoi de pire pour vos utilisateurs que de se retrouver dans une salle de réunion où cohabitent trois télécommandes, un écran de commande, des interrupteurs diverses, … le tout accompagné de feuilles A4 d’instructions ?

Il existe heureusement l’alternative de centraliser toutes ces commandes dans une dalle tactile ergonomique.

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En conclusion, ces cinq basiques peuvent être accompagnés de beaucoup d’autres solutions simples et intuitives ; il ne faut donc pas hésiter à faire appel à un spécialiste maîtrisant les salles de réunion collaboratives.