Dernière mise à jour : 16/10/25
Vous arrivez pour votre réunion de 10h. La salle ‘Horizon’ est réservée… mais vide. Personne ne répond au téléphone. Vous parcourez les couloirs à la recherche d’un espace libre. Vos participants attendent. La réunion commence avec 20 minutes de retard.
Ce scénario vous est familier ? Vous n’êtes pas seul. Près de 40 % des salles réservées restent inoccupées, gaspillant chaque année des milliers d’heures et des loyers pour des espaces sous-exploités.
C’est là qu’interviennent les systèmes de réservation. Plus qu’un simple outil de planification, ils transforment votre gestion des espaces.
Ce guide décrypte l’écosystème complet de ces systèmes : les logiciels qui orchestrent tout (le software), les équipements physiques qui donnent vie au système (le hardware), et surtout, comment les assembler intelligemment. Que vous gériez 5 salles ou 500, vous trouverez ici les clés pour ne plus jamais perdre de temps à chercher où vous réunir.
Un système de réservation de salles vous permet de gagner du temps car il vous propose de trouver une salle disponible rapidement grâce à des indicateurs de couleurs :
Grâce au système de réservation de salles vous serez plus efficace et productif car vous allez trouver LA BONNE SALLE qui correspond à vos besoins en termes de capacités d’accueil et d’équipements.
Par exemple, vous avez besoin d’une salle de 8 places avec un système de visioconférence. Vous saurez tout de suite grâce au système de réservation de salles si une salle avec ces critères est disponible.
Phénomène qui arrive très souvent : 5 minutes après avoir commencé votre réunion, votre collègue en a besoin absolument. Un système de réservation de salles permet de prévenir ce type de désagrément.
Quoi de plus frustrant que de constater qu’une salle réservée reste inutilisée ? Un système de réservation de salles de réunion permet de résoudre ce problème : si l’utilisateur ne valide pas sa présence dans la salle dans un délai défini, celle-ci est automatiquement libérée et redevient disponible pour d’autres collaborateurs. Fini les créneaux perdus et les salles fantômes, la gestion des espaces devient plus efficace et productive.
Depuis l’outil de réservation de salles, vous pouvez signaler les problèmes/pannes que vous y avez rencontré(e)s. Par exemple, le système de visioconférence ne fonctionne plus, en l’indiquant sur le système de réservation de salles, le ou les services concernés seront avertis de la panne ce qui permettra d’accélérer le processus de remise en fonctionnement.
Un tel système peut également vous fournir des informations concernant le taux d’utilisation par capacité d’accueil, par équipements, etc…
Le logiciel de réservation est le cœur du système. Il centralise toutes les informations, synchronise les calendriers et permet de planifier les réunions de manière efficace et sécurisée.
Aujourd’hui, les solutions ne se contentent pas de gérer un calendrier. Elles intègrent souvent plusieurs fonctionnalités avancées :
Si le logiciel centralise et gère, la tablette de réservation rend le système tangible et visible pour les collaborateurs. Installée à l’entrée de chaque salle, elle permet de consulter en temps réel la disponibilité et de réserver directement sur place.
Les tablettes peuvent être LCD/TFT ou E-Ink (encre électronique). Les écrans LCD offrent des couleurs vives et une réactivité tactile optimale, parfaits pour afficher des contenus dynamiques. Les écrans E-Ink quant à eux consomment très peu d’énergie et restent lisibles même en plein soleil, ce qui les rend adaptés à un affichage permanent. Dans tous les cas, la résolution doit permettre une lecture claire des informations à distance, idéalement autour de 800×600 pixels pour des écrans de 7 à 10 pouces.
Un bon écran doit supporter Ethernet, Wi-Fi et PoE (Power over Ethernet) pour une installation flexible et simplifiée. Le PoE, en particulier, permet d’alimenter l’écran et de le connecter au réseau avec un seul câble. La compatibilité avec les protocoles REST API, CalDAV ou Exchange est un plus, car elle permet de synchroniser automatiquement les réservations avec vos calendriers internes comme Microsoft 365 ou Google Workspace.
Certains modèles intègrent des capteurs de présence pour détecter si la salle est réellement occupée, réduisant ainsi les réservations fantômes. D’autres peuvent mesurer la température, la luminosité ou la qualité de l’air pour ajuster l’éclairage ou la ventilation de manière automatique.
L’interface doit être intuitive et tactile, avec des boutons clairs pour réserver, prolonger ou annuler une réunion. Un temps de réponse rapide est indispensable pour éviter toute frustration. Le design doit également permettre une lecture rapide à distance, avec des codes couleur pour indiquer la disponibilité de la salle : vert pour libre, rouge pour occupée, orange pour réservation imminente.
La tablette doit pouvoir recevoir des mises à jour à distance et être compatible avec des protocoles sécurisés comme HTTPS, TLS ou LDAP/Active Directory. Une console d’administration centralisée est recommandée pour gérer tous les écrans simultanément, appliquer les mises à jour et consulter les statistiques d’utilisation.
Les écrans E-Ink peuvent fonctionner plusieurs semaines sans alimentation supplémentaire, tandis que les écrans LCD doivent bénéficier d’une gestion automatique de la luminosité et de la mise en veille. Les matériaux doivent résister à une utilisation intensive, aux variations de température et à la poussière.
Choisir une tablette de réservation de salle, c’est un peu comme choisir une voiture : tout dépend de l’usage, du budget et de l’écosystème existant. Voici un panorama des solutions qui fonctionnent vraiment sur le terrain. Testé et approuvé!
| Solution | Positionnement & modèles clés | Avantages principaux | Inconvénients / risques | Cas d’usage recommandé |
| Evoko (Liso / Naso, Kleeo, Workplace) | Panneaux dédiés avec interface soignée. Version murale tactile ou e-ink. Cloud natif. | • Interface très intuitive • LED d’état visibles • PoE, design élégant • Cloud natif (flexible IT) | • Coût matériel + licences • Moins flexible si besoins très custom | Entreprises cherchant des panneaux professionnels, installation « plug & play » dans les couloirs |
| Joan / Visionect (e-ink) | Panneaux e-ink 6″ à 13″ (autonomie longue durée, batterie ou PoE) | • Ultra faible conso / autonomie (mois) • Design discret, esthétique • Installation simple dans cloisonnements légers • Intégration O365/Google | • Affichage e-ink = pas de couleur ni animations • Certaines fonctions avancées payantes | Grands déploiements (PME, campus, hôtels, sièges) où fiabilité maintenance et sobriété énergétique sont clés |
| Extron (TouchLink + Room Agent, TLS panels) | Panneaux AV pro (TouchLink TLS 7″/10″) + logiciel Room Agent | • Intégration native O365/Google • Panneaux robustes, AV-ready • Stand-alone possible | • Plutôt orienté intégrateurs AV • Complexité de déploiement / maintenance réseau | Organisations déjà équipées Extron ou orientées AV, qui veulent uniformiser sur parc |
| SharingCloud / Witco (RoomPad +, Instant Suite) | Suite française : RoomPad + (écran 10″ tactile) + modules flex office / affichage dynamique | • Plateforme complète (booking, wayfinding, capteurs, mobile app) • RGPD / support local • QR/NFC/badge, check-in / no-show • Reporting complet | • Coût matériel + licences (plateforme complète) • Peut sembler « lourd » si besoin uniquement de panneaux simples | Idéal pour entreprises FR/EU cherchant une solution globale « smart office + réservation + flex office + analytics » |
| Yealink (RoomPanel / Plus / E2) | Panneaux Android (8-10″), LEDs, NFC/RFID, capteurs. Pensés pour Teams/Zoom | • Matériel soigné, LEDs visibles • PoE, montage flexible • Capteurs luminosité/proximité, check-in NFC • Intégration Teams/Zoom/Google | • RoomPanel classique et Plus end-of-sale depuis 2024 → attention pérennité • Dépend fortement des environnements Teams/Zoom • Taille écran modeste | Entreprises déjà sur Teams/Zoom, cherchant un panneau de salle moderne, mais à envisager à court terme sur les nouveaux modèles E2 |
Pour les petites entreprises (moins de 50 employés avec 3-5 salles de réunion), une approche software-first est souvent suffisante. Un logiciel cloud avec intégration calendrier répond à la majorité des besoins. L’ajout de tablettes aux portes peut être progressif, en commençant par les salles les plus utilisées. Cette approche permet de tester le système avec un investissement limité et d’étendre progressivement si le besoin se confirme.
Les entreprises moyennes (50-500 employés, 10-30 salles) bénéficient d’une solution hybride complète. Le logiciel constitue la colonne vertébrale du système, tandis que des écrans sont installés sur toutes les salles de réunion principales. L’ajout de capteurs d’occupation sur les salles stratégiques permet de combattre efficacement les no-shows. Cette configuration offre un équilibre optimal entre fonctionnalité et investissement.
Les grandes entreprises et organisations multisite nécessitent un écosystème complet et intégré. Le logiciel doit gérer la complexité de multiples localisations, différents types d’espaces, et des milliers d’utilisateurs. Les écrans et capteurs sont déployés systématiquement, et la signalétique digitale aide à la navigation. L’intégration avec les systèmes de gestion de bâtiment (BMS) permet une optimisation énergétique : chauffage, climatisation et éclairage s’adaptent automatiquement aux réservations.
Une intégration réussie commence par une phase d’audit approfondie. Cartographiez vos espaces existants : nombre de salles, capacités, équipements disponibles, état actuel de l’infrastructure réseau et électrique. Identifiez les points de douleur actuels et les objectifs à atteindre. Cette analyse guidera vos choix technologiques.
Privilégiez une approche par phases plutôt qu’un déploiement massif. Commencez par un site pilote ou un étage test pour valider la solution, ajuster la configuration, et former des ambassadeurs internes. Leurs retours permettront d’optimiser le déploiement avant de généraliser. Cette approche réduit les risques et facilite l’adoption.
La formation et la communication sont essentielles. Organisez des sessions de formation pour différents profils (utilisateurs finaux, administrateurs, équipes IT et facility). Créez des guides simples et visuels. Communiquez régulièrement sur les bénéfices et célébrez les premiers succès pour maintenir l’engagement.
Établissez des indicateurs de succès dès le départ. Taux d’adoption, taux d’occupation des salles, réduction des no-shows, temps moyen de réservation : ces métriques permettront de mesurer le ROI et d’identifier les axes d’amélioration continus.
Un système de réservation n’est pas un projet avec une date de fin, mais un outil évolutif nécessitant une attention continue. La maintenance logicielle est généralement assurée par l’éditeur dans le cadre de votre abonnement : mises à jour de sécurité, nouvelles fonctionnalités, corrections de bugs. Assurez-vous que les mises à jour peuvent se faire sans interruption de service ou pendant des plages horaires dédiées.
La maintenance hardware requiert plus d’attention. Établissez un calendrier de vérification : nettoyage des écrans, test des fonctionnalités tactiles, remplacement des batteries si applicable. Prévoyez un stock de pièces de rechange pour les éléments critiques. Un écran défectueux pendant plusieurs jours frustre les utilisateurs et érode la confiance dans le système.
Collectez régulièrement les feedbacks utilisateurs. Organisez des points trimestriels avec un panel représentatif pour identifier les frictions, les fonctionnalités manquantes, ou les améliorations souhaitées. Cette écoute active permet d’ajuster la configuration et de planifier les évolutions futures.
Restez informé des innovations technologiques. Le marché évolue rapidement : nouvelles intégrations avec des outils collaboratifs, fonctionnalités d’IA plus performantes, nouveaux capteurs plus précis et moins coûteux. Une veille active vous permet d’enrichir progressivement votre système pour maintenir son efficacité.
Le prix varie considérablement en fonction du type de solution et du nombre de salles. Les facteurs de coût principaux sont :
– Licences logicielles : Les modèles tarifaires varient considérablement selon les solutions. La plupart des éditeurs proposent un abonnement mensuel ou annuel par utilisateur ou par salle, avec des tarifs généralement compris entre 2€ et 15€ par utilisateur/mois.
– Matériel : Coût initial des tablettes (room panels).
– Installation et maintenance : Frais de configuration initiale et de support continue
Pour une PME de 100 employés, comptez un budget annuel entre 3 000€ et 15 000€ selon les fonctionnalités choisies. Les grandes entreprises bénéficient souvent de tarifs dégressifs.
Il est crucial de demander un devis personnalisé en fonction du nombre de salles que vous devez équiper.
Généralement, tous les employés de l’entreprise peuvent utiliser le système, bien que les administrateurs puissent définir des permissions différentes selon les rôles (utilisateurs standards, gestionnaires d’espaces, administrateurs système).
Les systèmes avancés permettent aux utilisateurs de prolonger la réservation directement sur l’écran tactile de la salle, à condition qu’il n’y ait pas une réservation immédiatement après. Si une autre réunion suit, le système indiquera l’impossibilité de prolongation.
Les systèmes de réservation sont parfaitement adaptés au travail hybride : ils permettent aux employés de réserver une salle avant de venir au bureau, assurant qu’ils disposeront des espaces nécessaires pour leurs réunions. Certaines solutions intègrent aussi la réservation de postes de travail (hot desking). Les données d’occupation aident à anticiper la fréquentation du bureau et à ajuster les ressources en conséquence. Cette visibilité est cruciale pour optimiser un environnement de travail flexible.
Les éditeurs sérieux accordent une importance primordiale à la sécurité et à la conformité RGPD. Les données sont généralement hébergées dans des centres de données européens certifiés, et les systèmes n’accèdent qu’aux informations strictement nécessaires à leur fonctionnement (disponibilités calendrier, noms des organisateurs). Vérifiez que votre fournisseur propose un chiffrement des données, des audits de sécurité réguliers, et une politique de confidentialité claire. Pour les organisations avec des exigences strictes, des solutions peuvent être déployées en interne sur vos propres serveurs.
Absolument. Le ROI se mesure à travers plusieurs indicateurs : la réduction du temps de recherche de salles disponibles (gain de productivité), l’amélioration du taux d’occupation des espaces existants (optimisation immobilière), la diminution des no-shows grâce aux rappels automatiques, et la réduction potentielle de vos besoins en surface de bureaux. Les données collectées permettent également d’identifier les espaces sous-utilisés qui peuvent être reconvertis. L’idéal étant de coupler une telle solution avec un outil d’infogérance AV permettant la mise en place d’indicateurs de suivi et de performance. De nombreuses entreprises constatent un ROI positif en moins d’un an, notamment celles qui paient des loyers élevés dans les grandes villes.
Les systèmes de réservation de salles de réunion ont dépassé le stade de simple commodité pour devenir des outils stratégiques dans la gestion des espaces de travail. La combinaison de solutions logicielles performantes et d’équipements matériels adaptés crée un écosystème qui transforme l’expérience quotidienne de vos collaborateurs tout en générant des données précieuses pour optimiser vos investissements immobiliers.
Il n’existe pas de solution universelle, mais une approche méthodique permet d’identifier la configuration optimale pour votre besoin.
Si vous souhaitez en savoir davantage, n’hésitez pas à solliciter Motilde pour une démo ou un devis personnalisé !