7 conseils pour rendre une réunion efficace

Pour l’essor de votre entreprise et le développement de votre chiffre d’affaires, vous avez besoin d’organiser des réunions avec les collaborateurs de façon périodique. L’organisation d’une réunion en entreprise se prépare en amont et en aval. Pour la rendre efficace, vous devez respecter certains paramètres clés que nous abordons dans cet article.

Les différents types de réunion

L’organisation des réunions ne répond pas aux toujours mêmes objectifs. Selon les résultats visés, vous devez mettre en place certaines dispositions afin d’aller vite et surtout de ne pas tomber dans les cas de réunionite. Parmi les conseils pour gagner du temps de travail, vous devez déterminer entre les 12 types de réunions celle qui convient à votre objectif :

1. La réunion d’information sert à réunir les collaborateurs pour passer une information spécifique ;
2. Le brainstorming sert à réfléchir sur un sujet de façon rapide et surtout à recueillir des idées sur une thématique précise ;
3. La réunion de solution de problèmes vise clairement à trouver une issue à une situation difficile dans l’entreprise ;
4. La réunion collaborative insiste sur la participation des collaborateurs internes comme externes ;
5. La réunion de service se déroule régulièrement avec le personnel d’une même équipe pour faire un point sur les projets en cours et les problèmes éventuels ;
6. La réunion de projet se concentre sur la construction, le déroulement et les discussions autour d’un projet porté par l’entreprise ;
7. La réunion commerciale vise le développement des ventes et réunit pour cela les commerciaux de l’entreprise ;
8. Le one-to-one se définit comme une réunion face à face au cours de laquelle un manager rencontre un membre de son équipe pour échanger ;
9. La formation marque le rendez-vous saisonnier de toute entreprise qui apporte des connaissances à son personnel à travers le renforcement de capacités ;
10. Le séminaire d’entreprise tient à réunir les collaborateurs pour renforcer la culture d’entreprise et faciliter la communication entre eux ;
11. Le stand-up meeting se vit debout et donc s’applique aux réunions courtes ;
12. La réunion à distance se déroule à l’aide des moyens de communication digitaux.

7 conseils pour rendre une réunion efficace

Les réunions efficaces obéissent à l’observation de certaines règles pratiques. Pour ne pas perdre vos collaborateurs au bout de trente minutes de réunion, vous devez mettre en place le cadre idéal pour y arriver. Pour cela :

Bien se préparer en amont

Vous ne pouvez pas réussir une réunion sans l’avoir préparée en amont. Vous devez déterminer le cadre, les participants, le contexte et le sujet. De façon générale, vous pouvez utiliser la méthode TOP qui prend en compte le Thème de la réunion c’est-à-dire le sujet sur lequel elle portera ; ensuite l’Objectif qu’elle vise à atteindre. Pour ne pas y perdre du temps, déterminez un objectif principal et au plus 2 objectifs spécifiques. Enfin, le Plan de la réunion pour savoir comment elle va se décliner dans la pratique.

Définir un ordre du jour et un objectif

Si vous avez bien préparé votre réunion, vous devez avoir déjà défini clairement un ordre du jour. C’est une étape cruciale qui vous aidera à faire gagner du temps à tous les participants. Selon les usages professionnels, il est conseillé d’envoyer l’ordre du jour à tous vos collaborateurs la veille pour qu’ils réfléchissent et prennent connaissance des informations avant le jour J. Veuillez affilier à l’ordre du jour, un objectif bien clair et précis.

Limiter le nombre de participants

Selon l’objectif et l’ordre du jour définis, vous devez savoir clairement quels collaborateurs inviter à cette réunion. Ne conviez pas les gens juste pour la forme. Leur présence doit s’avérer indispensable. Une participation doit rester efficace et efficiente et non juste formelle.

Respecter le temps prévu

Si vous respectez jusque-là tous les détails mentionnés, tout devient simple pour vous dans le respect du timing. N’oubliez pas d’assurer une police du temps de parole et limitez les hors sujet. Nous vous conseillons de réserver quelques minutes pour les questions afin de ne frustrer personne. Selon l’importance de la réunion, restez flexible sur le temps en augmentant de quelques minutes la réunion ou en reportant l’ordre du jour à une autre séance.

Faire preuve de dynamisme

Une réunion efficace doit se dérouler dans un certain dynamisme. Ne permettez pas aux collaborateurs de s’évader. Cela passe avant tout par la manière dont les présentations se déroulent, comment la parole est distribuée, etc.

Choisir le bon moment et le bon endroit

Le choix de la date, du moment de la journée et du cadre de la réunion exerce une influence sur l’efficacité de la réunion. N’organisez pas toutes vos réunions dans le même environnement. Un stand-up meeting peut tout à fait se dérouler dans la salle de repos, et un brainstorming dans une salle de créativité.

Donner une conclusion claire

Durant toute la réunion, demandez à l’un des participants doit prendre des notes afin de produire un compte-rendu, même succin. Nous vous conseillons d’envoyer ce compte-rendu à tous les participants afin de garder une trace écrite de la rencontre. Voici une liste de ce qui devrait être inclus dans un compte-rendu de réunion efficace :

• La date, l’heure et le lieu de la réunion.
• L’objectif de la réunion.
• Le nom des participants et des personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion.
• Les points de l’ordre du jour.
• Les décisions qui ont été prises.
• Les actions qui doivent être réalisées. Indiquez le délai et la personne à qui il a été attribué.
• Date de la prochaine réunion si nécessaire.

Si votre réunion se déroule en visioconférence, il est également possible de l’enregistrer afin de la partager aux participants (et autres acteurs potentiellement intéressés par l’échange). Attention, cela ne doit pas remplacer le compte-rendu.