Comment aménager un espace d’accueil ?

Généralement, les éléments attendus dans une zone de réception sont :

• Une banque d’accueil adaptée aux besoins de l’organisation.
• Une chaise de bureau confortable et ergonomique pour le ou les réceptionnistes.
• Des fauteuils pour les invités et visiteurs.
• Une table basse pour accueillir des livres / magazines ou pour fournir une surface les effets personnels des visiteurs.

En incluant les éléments ci-dessus, vous serez en bonne voie pour créer une réception fonctionnelle. Mais pourquoi s’arrêter là ? Découvrez nos conseils pour un espace d’accueil agréable et moderne.

1. Les 3 points clés d’un aménagement d’espace d’accueil réussi

Un agencement bien pensé

Lieu de passage, cet espace doit être dégagé afin que les visiteurs ne soient pas les uns sur les autres. La réception doit idéalement faire face à la porte d’entrée et disposer d’un espace de rangement suffisant pour accueillir livraisons et fournitures.

La durabilité

Le sol et le mobilier doivent pouvoir supporter un usage fréquent et être résistants aux taches. Utilisez des tapis d’accueil en hiver et demandez à votre conseiller en mobilier quelles sont les options de résistance aux taches pour vos meubles.

L’éclairage

L’éclairage dépend de l’esthétique que vous recherchez, mais les espaces de réception doivent être accueillants, sans être trop lumineux.  Choisissez des ampoules à lumière douce qui imitent la lumière du jour et donnent une impression de naturel, afin de créer un effet apaisant.

2. Aménagement d’un espace d’accueil : le mobilier

Les chaises

Votre réceptionniste sera assis là pendant près de 8 heures par jour. Choisissez donc un siège ergonomique. La zone de réception aura également besoin de fauteuils pour les visiteurs. Choisissez des chaises attrayantes et confortables, mais veillez à ce qu’elles soient robustes et faciles à nettoyer. De nombreuses personnes s’assiéront sur ces chaises tous les jours, elles doivent donc être faciles à entretenir.

Le bureau d’accueil (ou banque d’accueil)

Votre comptoir d’accueil est un point central de votre bureau et peut jouer un rôle essentiel dans la première impression que les clients et visiteurs se font de votre entreprise. Voici quelques aspects à prendre en compte lors de l’achat d’une banque d’accueil :

• Les matériaux : Les banques d’accueil sont disponibles dans une variété de matériaux, notamment le bois massif, le stratifié, le tissu et le métal. Les bureaux en bois et en stratifié avec une finition en bois teinté ont tendance à avoir un aspect plus traditionnel, tandis que les panneaux en tissu, métal ou stratifié de couleur unie peuvent avoir un aspect plus moderne.
• Forme et taille : La forme et la taille de votre bureau de réception influencent également son aspect général. Un bureau surdimensionné peut sembler imposant, tandis qu’un bureau trop petit peut être décevant. Les banques d’accueil sont également disponibles dans une variété de formes. La plupart des bureaux sont rectangulaires, mais vous pouvez également trouver des formes fluides à l’aspect plus inhabituel et contemporain.
• Les détails du design : Outre la forme, la taille et les matériaux utilisés pour la fabrication d’une banque d’accueil, d’autres détails de conception ont une incidence sur son esthétique. Par exemple, un bureau avec des moulures architecturales paraîtra plus orné, tandis qu’un bureau aux lignes pures et aux surfaces lisses sera plus épuré et plus minimaliste. Vous pouvez également trouver des bureaux avec des garnitures métalliques ou des plateaux de transaction en verre flottant, qui ajoutent un intérêt visuel.

Il ne s’agit pas seulement d’une vitrine pour votre entreprise : c’est un poste de travail à part entière qu’il faut aménager comme tel.

Comme les bureaux ordinaires, les comptoirs de réception offrent de nombreuses fonctionnalités et solutions de rangement pour répondre à vos besoins. Comme par exemple :

Derrière le bureau

• Des casiers, des tiroirs intégrés et des armoires de rangement
• Des trous pré-percés pour les fils et les cordons
• Des prises de courant au niveau du bureau pour les équipements (ordinateurs et imprimantes notamment)
• Une grande surface de travail au niveau du bureau
• Des tiroirs coulissants pour clavier et plate-forme pour écran
• Un emplacement pour bouton d’alerte

A l’avant du bureau

• Large surplomb du comptoir à l’avant
• Éclairage sous le comptoir
• Renforcement en métal au niveau des pieds pour éviter les bosses et les éraflures dues aux chaussures et aux coups de pied involontaires.

Quelques exemples de réalisations Motilde :

3. Aménagement d’un espace d’accueil : la technologie

Petite révolution dans les métiers de l’accueil : les nouvelles technologies font maintenant partie du quotidien. Bornes interactives qui permet d’appeler en visio l’hôte dans l’entreprise, systèmes de réservations de salles de réunion, enregistrement des visiteurs : les possibilités sont multiples et la numérisation de l’accueil n’en est qu’à ses débuts.

Par ailleurs, un contrôle d’accès -voir même une caméra qui détecte la température des personnes entrantes- peut faire partie de l’agencement de l’espace d’accueil.

Bien qu’appréciés des visiteurs, ces outils ne sont pas de la simple poudre aux yeux. Ils augmentent souvent la productivité du personnel administratif, mais aussi du reste de l’équipe.

Les solutions d’affichage dynamique

L’affichage dynamique (ou Digital Signage) est un outil de communication qui permet de diffuser sur un écran ou sur un mur d’image toutes sortes d’informations (films, photos, animations Flash, présentations PowerPoint, fichiers, pages web, flux RSS ou streaming). L’information diffusée peut être contrôlée à distance, de façon instantanée ou différée, globale ou différenciée.

L’espace d’accueil est un lieu clé dans les entreprises, par lequel passent visiteurs, fournisseurs et employés. Exploitez cet espace pour communiquer sur votre organisation, sur vos marques ou produits, sur votre personnel ou simplement sur la météo ou l’agenda du jour.

Les bornes interactives

Les bornes interactives sont un type de technologie libre-service qui permet aux utilisateurs d’exécuter une variété de fonctions en interagissant simplement avec l’écran. Elles peuvent être utilisées de nombreuses façons – y compris comme réceptionniste de votre entreprise – et sont idéales pour les bureaux très fréquentés.

Le visiteur se connecte par audio ou visio avec son hôte pour lui signaler son arrivée.
Une borne chargée d’un VMS peut par exemple héberger un logiciel de gestion des visiteurs.

Logiciel de gestion des visiteurs

De nombreuses entreprises ont pour habitude de tenir un registre des personnes présentes dans leurs locaux à tout moment (pour se conformer aux règles de sécurité, pour améliorer les protocoles d’évacuation d’urgence ou encore pour protéger leur propriété intellectuelle).

Les outils que vous utilisez pour l’enregistrement des visiteurs constituent la dernière pièce du puzzle pour un espace d’accueil agréable et avant-gardiste.
Un registre d’inscription papier envoie le message que votre entreprise est traditionnelle, voire démodée. Il est généralement admis que les solutions électroniques sont plus sûres, moins sujettes à l’erreur et plus confidentielles. Vous voulez que votre entreprise paraisse moderne ? Il est temps de passer au numérique.

Vous cherchez à aménager ou moderniser votre espace d’accueil ? Le plus simple reste de faire appel à un expert qui saura vous conseiller en fonction de vos besoins actuels et futurs. De la conception à l’intégration des technologies, en passant par la fabrication du mobilier, Motilde saura vous accompagner dans votre projet. Contactez-nous pour un devis personnalisé !

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FAQ – L’aménagement des espaces d’accueil