Équipement audiovisuel pour salle de réunion : La checklist

Pour tirer le meilleur parti de vos efforts de collaboration et maximiser l’efficacité de vos réunions, un équipement audiovisuel de qualité est essentiel.

Retrouvez dans cet article la liste du matériel AV indispensable pour vos salles de réunion, ainsi que les ‘nice-to-have’ et quelques conseils pour une intégration optimale de cet équipement.

L’équipement indispensable à une réunion performante

Un ou plusieurs écrans

Le point central de toute salle de conférence est son écran. Pour les réunions incluant des participants à distance, il s’agit d’une pièce maîtresse. Mais même lorsque toutes les personnes participant à la réunion se trouvent en présentiel, c’est sur l’écran de salle qu’ils pourront partager leur contenu.

Avec un seul écran, vous disposerez probablement de la fonction « image dans l’image ». Cela signifie que vous pouvez choisir de voir le contenu partagé ou les autres participants à l’appel vidéo sur le grand écran. Le contenu est souvent choisi pour la vue large, car il alimente généralement la conversation de la réunion. Ce qui n’est pas dans la vue large est affiché dans un petit carré au bas de l’écran, ce qui peut réduire l’un des principaux avantages de la vidéoconférence : voir les participants distants.

Le double affichage offre une solution au problème de l’image dans l’image. Les personnes présentes à la réunion voient à la fois le contenu présenté et les participants en distanciel, chacun sur son propre plein écran. Au lieu de choisir entre le contenu et les personnes, vous pouvez voir les deux clairement. Cela favorise la collaboration en permettant aux participants de voir des nuances comme les expressions faciales pendant la présentation.

Un audio de qualité

Les haut-parleurs sont un enjeu important dans tout espace de collaboration : tout le monde doit pouvoir entendre sans effort le présentateur. La présence de haut-parleurs sur les murs, à l’instar d’un système de son surround domestique, peut fournir un volume uniforme dans tout l’espace. Sinon, des haut-parleurs installés au plafond peuvent offrir la dispersion sonore nécessaire à une diffusion audio de qualité. Dans les deux cas, des haut-parleurs adaptés éliminent la nécessité d’augmenter le volume à des niveaux inconfortables, ce qui se produit généralement lorsque le son est émis dans une grande zone.

Des microphones peuvent être installés dans la table elle-même, avec un câblage audio passant par des chemins de câble intégrés et allant jusqu’au sol. Les microphones peuvent être largement invisibles, mais ils doivent également être omnidirectionnels et disposés tous les intervalles de captation pour une clarté optimale.

Une connectivité Internet performante

Malheureusement, certains signaux Wi-Fi sont irréguliers ou trop faibles pour gérer un grand nombre de données vidéo. La solution audiovisuelle de votre salle de réunion doit inclure des fonctionnalités Wi-Fi mais également Ethernet afin que vous disposiez d’une connexion câblée sécurisée en cas de besoin.

Les ‘nice-to-have’

Un équipement interactif

On estime qu’environ 65 % des personnes sont des apprenants visuels. Un tableau blanc interactif (ou tableau numérique) peut donc être un outil précieux à ajouter à l’équipement de votre salle de conférence. L’affichage interactif permet aux participants d’écrire directement sur le tableau en différentes couleurs, en annotant sur des pages web ou des documents… Les plateformes de vidéoconférence telles que Zoom permettent aux utilisateurs d’utiliser un tableau blanc pendant l’appel et de le partager avec les autres participants en temps réel ou une fois la réunion terminée.

Une technologie ‘Plug & Play’

Il n’y a rien de plus frustrant et de plus long que de devoir manipuler des câbles et des fils au début d’une réunion. La technologie « Plug & Play » permet de se connecter rapidement et facilement à vos outils de collaboration.
Pour se connecter sans fil à un grand écran, des produits comme le Clickshare de Barco sont faciles d’utilisation :

Ou si vous avez besoin de vous connecter rapidement à une caméra et à un système audio pour un appel vidéo, la Rally Bar de Logitech fera l’affaire :

Un équipement audiovisuel transportable

Disposer d’un système qui peut facilement être déplacé d’un endroit à l’autre peut être utile. Cela signifie qu’au lieu d’équiper toutes vos salles de réunion, vous pouvez acheter moins de dispositifs et les déplacer selon vos besoins.

Pourquoi concevoir mobilier & équipement audiovisuel en même temps ?

Il y a plusieurs aspects à prendre en considération dans un projet d’aménagement de salle de réunion : l’agencement de ma salle, son mobilier et l’équipement audiovisuel. Est-ce que cela signifie que vous allez devoir gérer 3 interlocuteurs ? La réponse dépend de vous. Vous pouvez très bien choisir un agenceur, un fabricant de mobilier ainsi qu’un intégrateur technologique, ou un intégrateur global qui saura vous proposer une réponse complète et sur-mesure à votre besoin.

Un interlocuteur unique

Si vous souhaitez voir traiter le mobilier et les outils de collaboration par un même prestataire, vous devez choisir un intégrateur global. De ce fait découlent plusieurs avantages :

• Vous expliquez votre cahier des charges à une seule et même personne
• Les deux sujets seront traités en tenant compte de leurs contraintes réciproques et seront complètement interconnectables. Pas de mauvaises surprises en fin de projet, comme par exemple le mobilier qui ne s’adapte pas à la technologie et vice-versa.
• Votre projet va avancer plus vite

Une compatibilité de l’équipement et de l’espace

Il est important de choisir votre équipement audiovisuel en fonction de votre espace et vice-versa. Un intégrateur qui maîtrise ces deux aspects saura vous éclairer sur les bases d’une salle de réunion collaborative performante :

• Prendre en compte la position des ouvertures et des fenêtres : cela permettra d’éviter les contre-jours mais également de gérer la lumière naturelle. En effet, cette dernière peut fortement perturber une visioconférence. Petite explication technique : un codec de visioconférence n’encode pas toute l’image acquise par la caméra mais seulement les pixels qui bougent. Pourquoi ? afin d’éviter une surconsommation de la bande passante, voire même un écroulement complet de la liaison internet. Or par nature la lumière naturelle est une source instable, et donc tous les pixels qui la composent seront perçus comme devant être encodés …

• Choisir une forme de table adaptée : pour des réunions collaboratives, il est important que la forme de table soit dynamique et permette les échanges entre les différentes personnes présentes autour de la table. Au-delà des réunions collaboratives, il faut aussi que la table soit pensée pour vos visioconférences : tout le monde doit pouvoir être vu par la caméra, et toutes les personnes présentes autour de la table doivent pouvoir voir aisément l’écran.

• Positionner la caméra de visioconférence : pour des visioconférences de qualité, il est important de faire attention à « l’eye-contact » car la communication entre deux personnes est à 55 % visuelle (expressions du visage et du corps) !

• Etc.

Une gestion de câbles transparente

Quoi de plus insécurisant et inhospitalier que de se retrouver dans des espaces de travail où les câbles sortent de partout ? Outre la perception visuelle dégradée, la sécurité n’est plus assurée complètement dans un tel lieu.

Vous l’aurez compris, le mobilier et l’équipement audiovisuel sont étroitement liés lors d’un projet de salle de réunion collaborative. Nous vous encourageons donc fortement à traiter ces deux parties ensemble.