Maîtriser l’occupation des salles de réunion : un enjeu stratégique

Selon une étude Steelcase, 24 % des employés déclarent perdre jusqu’à 30 minutes par jour à la recherche d’espaces pour collaborer. Ce temps perdu a forcément un impact négatif sur la productivité, alors même que le paysage technologique offre aujourd’hui une panoplie d’outils pour optimiser l’utilisation des salles de réunion.

En maîtrisant ces aspects techniques, les organisations peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi enrichir l’expérience collaborative de leurs employés.

L’occupation des salles de réunion ne se résume plus à un simple planning, mais devient un processus dynamique, adaptatif et résolument tourné vers l’avenir.

Amélioration de l’occupation des salles de réunion : les avantages

L’amélioration de l’occupation des salles de réunion peut présenter de nombreux avantages, tant sur le plan financier qu’opérationnel, comme par exemple :

• Réduction des coûts – En utilisant efficacement les salles, il est possible d’éviter des dépenses inutiles pour des espaces supplémentaires. Cela peut également diminuer les frais liés à la maintenance, au nettoyage, à la sécurité mais surtout aux équipements audiovisuels.
• Productivité accrue – Lorsque les salles de réunion sont bien gérées, les employés passent moins de temps à chercher des espaces disponibles et peuvent se concentrer davantage sur leur travail. De plus, cela évite les doubles réservations ou les conflits d’horaire, assurant ainsi que les réunions se déroulent sans heurts.

Les capteurs d’occupation pour mesurer l’utilisation des salles de réunion

Les données permettant de mesurer l’occupation d’une salle peuvent être collectées à partir de différentes sources : système de réservation des salles de réunion, agendas des employés, caméras de surveillance… Les capteurs d’occupation constituent cependant la solution plus précise.

Les capteurs d’occupation sont des dispositifs électroniques capables de détecter la présence de personnes dans un environnement donné. Il existe deux principaux types de capteurs d’occupation :

• Les capteurs passifs détectent la présence de personnes en mesurant les changements de température, de lumière ou de mouvement dans l’environnement.

Les capteurs de température infrarouges, de lumière et les détecteurs de mouvement sont des exemples de capteurs passifs.

• Les capteurs actifs émettent un signal et mesurent le temps qu’il met à revenir au capteur après avoir été réfléchi par un objet en mouvement.

Les capteurs ultrasoniques, radar et laser sont des exemples de capteurs actifs.

Pour bien choisir quels capteurs intégrer à vos espaces collaboratifs, il faudra prendre en compte :

• La précision : les capteurs doivent être suffisamment précis pour détecter la présence ou l’absence d’une personne avec un taux d’erreur acceptable.
• La portée : la portée du capteur doit être suffisante pour couvrir la zone souhaitée.
• La consommation d’énergie : les capteurs doivent être économes en énergie pour réduire les coûts d’exploitation.
• L’intégration : les capteurs doivent être compatibles avec les systèmes de gestion de l’occupation des salles.

Seul bémol pour certaines entreprises : impossible de savoir si la personne qui est dans la salle est bien la personne qui avait réservée…Pour pallier à ce manque il faudra doubler l’utilisation de capteurs avec une solution de code PIN ou de badge.

Il existe également des solutions qui se basent sur la reconnaissance faciale pour s’identifier, par exemple chez Speechi :

Tirer parti des données pour optimiser l’utilisation des salles de réunion

La collecte de données sur l’utilisation des salles de réunion est essentielle pour comprendre comment ces espaces sont utilisés et pour identifier les opportunités d’amélioration.

Voici quelques exemples de mesures qui peuvent être collectées :

• Taux d’occupation : le pourcentage de temps pendant lequel une salle de réunion est occupée.
• Fréquence d’utilisation : le nombre de fois qu’une salle de réunion est réservée et utilisée par semaine ou par mois.
• Types de réunions : les différents types de réunions qui se déroulent dans les salles de réunion (réunions d’équipe, réunions de projet, réunions de brainstorming, etc.)
• Nombre moyen de participants : le nombre moyen de personnes qui participent aux réunions dans une salle de réunion donnée.
• …

Les tableaux de bord : un outil indispensable pour visualiser vos données

Les tableaux de bord sont un outil indispensable pour visualiser les données d’occupation des salles de réunion. Ils permettent de prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité de l’utilisation de leurs espaces.

Les tableaux de bord peuvent être créés à l’aide de logiciels de business intelligence ou de gestion des ressources. Il existe également des solutions SaaS qui proposent des tableaux de bord prédéfinis pour l’occupation des salles de réunion.

Pour choisir la solution la plus adaptée, il faudra tenir compte des facteurs suivants :

• Le coût : les solutions SaaS sont généralement moins coûteuses.
• La facilité d’utilisation : les tableaux de bord doivent être faciles à utiliser par les utilisateurs non techniques

Vous l’avez compris, le choix d’un système de gestion de l’occupation des salles est complexe et dépend de beaucoup de critères. Il faudra être accompagné par un intégrateur audiovisuel comme Motilde qui connaît très bien le marché et bénéficie d’une forte expérience en la matière.

Pour une solution clé en main, n’hésitez pas à contacter nos experts !