Nous avons tous connu dans nos salles de réunion ou dans nos espaces de morning meeting le classique paperboard papier. Le concept a cependant un peu vieilli –nous allons voir pourquoi ci-dessous- et nous verrons donc dans un deuxième temps comment remplacer le paperboard papier ?
# Problématiques
1. La confidentialité
Voici quelques semaines, nous étions deux collaborateurs Motilde en déplacement chez un grand groupe dont l’activité au sein de la Défense Nationale exige une protection très serrée de l’information qui y circule. De fait, de nombreuses couches de sécurité informatique verrouillent chez tous les salariés de cette grande structure la moindre action sur leurs PCs ou les machines collectives.
En revanche, quel paradoxe de constater que de nombreuses salles de réunion exhibaient fièrement sur leurs murs de larges feuilles de paperboard où s’étalaient aux yeux de tous les derniers échanges sur tous les projets de l’entreprise !
2. Récupérer les informations / le compte-rendu
Disons-le tout net : la période où un scribe désigné notait soigneusement les échanges de la réunion puis diffusait un compte-rendu précis à tous les participants … appartient à un passé déjà bien lointain. C’est donc l’appareil-photos qui a pris le relais : les différentes feuilles du paperboard prennent donc la pose en fin de réunion pour une diffusion plus ou moins immédiate. Petit souci, les fichiers image ainsi créés sont là pour la postérité, mais ne peuvent nullement être retravaillés à la séance suivante.
3. L’enjeu écologique
Les tonnes de papier de paperboard jetées tous les jours à travers le monde ne contribuent certainement pas à se rapprocher des objectifs de la COP21 !
4. La collaboration distante
Le format papier limite la collaboration aux participants présents dans la salle. Or les interventions à distance se multiplient dans toutes les réunions, pour des raisons d’éclatement des équipes et de mondialisation des expertises. C’est là se priver d’un atout essentiel dans l’efficacité de votre espace collaboratif.
Comment remplacer le paperboard papier ?
En réponse à cette question, je vous propose de (re)découvrir 4 gammes d’outils qui présentent tous un ou plusieurs avantages sur la solution Paperboard.
1. Les manchons électroniques pour markers ou feutres
À moindre coût, vous pouvez garder votre tableau blanc Velléda classique, mais en revanche les markers sont encapsulés dans un manchon électronique qui capture tout ce qui s’écrit durant la réunion.Des personnes distantes peuvent même avoir accès instantanément au contenu produit dans la réunion, et ce à partir d’un simple navigateur web.Par ailleurs, l’information étant produite sous forme électronique, il est possible de bénéficier de tous les avantages de cette dernière : sauvegarde, diffusion, modification ultérieure. Les informations sur le tableau blanc peuvent donc être effacées de l’espace de réunion sans peur de les perdre.
2. Le paperboard interactif
De nombreux constructeurs ont sorti leur modèle de paperboard interactif ; citons notamment le Flipchart de Samsung qui tient un peu la vedette en ce moment. Les fonctionnalités peuvent être diverses d’un constructeur à l’autre. D’aspect il s’agit d’un paperboard classique mais le papier est remplacé par une dalle en verre où l’on peut écrire et effacer. Via une connexion sans fil et grâce à une application dédiée, le contenu est envoyé instantanément sur les machines des participants présents et distants.
3. L’écran interactif tactile
C’est la solution la plus complète, et surtout la plus évolutive. En effet, aux avantages des solutions précédentes, l’écran interactif tactile vient ajouter la puissance d’une machine dédiée. Au-delà donc des simples écritures et annotations, il devient possible de récupérer toutes les applications et données de l’entreprise sur la couche tactile de ce moniteur.
4. Le Vidéo Projecteur interactif
Citons le juste pour mémoire. C’est le grand frère historique de l’écran tactile, mais ce dernier l’a relégué sur la niche des très grandes surfaces, pour des raisons d’ergonomie et de qualité de l’image.
N’hésitez pas à tester chez votre intégrateur préféré ces différentes solutions pour vous rendre compte de leurs usages. Pour notre part, nous serions ravis de vous recevoir et même de vous installer un POC pour valider votre achat.
