La collaboration en entreprise –enjeu majeur de compétitivité- repose sur une culture d’entreprise appropriée mais également sur des outils performants disponibles pour tous. Les critères de performance de ces outils sont nombreux, mais nous pouvons les hiérarchiser à partir de notre expérience d’intégrateur d’espaces de collaboration et souhaitons faire un focus sur les trois principaux.
1# Intuitivité d’usage
La simplicité d’utilisation est le point le plus important lors du choix de tels outils.
Pour que les réunions deviennent collaboratives, il faut que les acteurs de celles-ci s’approprient les outils mis à disposition de façon naturelle et sans contrainte. Et vous avez sans doute constaté que la patience des utilisateurs se fait toujours plus mince au fil des années … 😉
Les changements d’habitude n’étant pas chose aisés, vous pouvez avoir recours à des aides extérieurs ou internes pour provoquer la transition numérique. Mais le meilleur moyen d’accélérer cette transition réside dans des outils de collaboration simples et intuitifs qui ne nécessiteront pas de formation au préalable. Notre conseil est ici aussi simple que vos nouveaux outils doivent l’être : pour évaluer cette intuitivité, sélectionnez cinq à dix personnes représentatifs des différentes populations/usages dans votre organisation et mesurez le temps qui sépare la prise en main de l’outil de son utilisation.
2# Multi-devices
Toutes les organisations font face à une même réalité de l’équipement numérique de leurs équipes : au minimum un PC et un smartphone, auxquels s’ajoutent souvent une tablette, un portable, etc. Avec au minimum trois à quatre systèmes d’exploitation (Android, iOS, Windows, Linux, etc.).
La conséquence est donc inévitable : les outils collaboratifs de l’entreprise doivent nécessairement être multi-devices et multiplateformes. De plus, la tendance est depuis plusieurs années orientée résolument vers le BYOD (Bring Your Own Device) : chacun vient avec sa machine préférée. C’est un gage d’appropriation et d’efficacité.
3# Fonctionnalités
Pour respecter le principe #1 de simplicité, rien ne vaut l’association d’un outil avec une seule fonctionnalité. Oui, mais nos besoins de collaborations sont divers : partager un document, le modifier, publier automatiquement un compte-rendu de réunion, … Alors faut-il un nouvel outil pour chaque nouvelle fonction ? Cela devient … compliqué 😉
Les constructeurs/éditeurs d’outils de collaboration ont répondu à cette problématique par l’agrégation de fonctionnalités accessibles dans des interfaces intuitives à base de menus déroulants. L’exemple emblématique est bien sûr le smartphone ; ce dernier est venu remplacer à lui tout seul plusieurs outils plus basiques : téléphone, calculatrice, appareil photo, Palm Pilot, walkman, … Mais tout le monde connait l’histoire : seul un travail en profondeur sur l’ergonomie (iPhone) a fait décoller le concept.
Il en est de même pour les outils professionnels de collaboration dans l’entreprise. Aussi nous préconisons l’emploi d’outils de collaborations à menu « plat », c’est-à-dire que la fonctionnalité attendue doit être immédiatement visible et actionnable (icones, boutons, ..) sans dépasser une profondeur de n-1, autrement dit un seul niveau de sous-menu.
L’outil de collaboration le plus simple sur le marché actuellement pour les salles de réunion est le système de partage de documents qui, grâce à un dongle USB vous permet de partager votre contenu sur un grand écran avec une simple pression sur celui-ci. Cette caractéristique répond donc au critère énoncé ci-dessus. Mais vous avez bien sûr d’autres besoins : modifier le document partagé, nommer un modérateur, etc => posez-vous la question : combien de sous-menus dois-je parcourir pour accéder à ces autres fonctions ?
En conclusion, un bon outil de collaboration ressemble à un couteau suisse : il ne fait pas tout à la perfection mais le meilleur outil à utiliser se voit d’un seul coup d’œil !
Si vous souhaitez vous équiper d’outils de collaboration, n’hésitez pas à consulter Motilde pour une démonstration ou pour un accompagnement dans la mise en place !
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