Réunion virtuelle : Comment communiquer efficacement à distance ?

Le télétravail, la visioconférence et les réunions à distance deviennent une partie de plus en plus importante de nos vies, une tendance que la crise sanitaire a considérablement accélérée. Nous présenterons dans ce qui suit les usages ainsi que les équipements pour réunion virtuelle.

Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?

Une réunion virtuelle est simplement une réunion qui se déroule en ligne plutôt que physiquement avec tous les participants dans la même salle de réunion. Le but est de mettre en relation des membres d’une même équipe, des partenaires commerciaux ou tout autre intervenant se trouvant à distance (parfois seulement dans différentes parties d’un même bâtiment). L’essentiel est qu’ils se parlent et se voient tous à l’écran à l’aide d’un logiciel de réunion virtuelle. Les outils de réunion virtuelle incluent des programmes dont vous avez probablement entendu parler comme GoToMeeting, Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom et Skype, mais pas seulement.

Voici quelques scénarios où il est avantageux d’organiser une réunion virtuelle :

Les membres de l’équipe se trouvent à distance

Chez Motilde, nous avons l’habitude de travailler en équipe avec des collègues basés à distance ou dans des bureaux différents. Sans l’option des réunions virtuelles, il serait très difficile de communiquer efficacement entre nous. Le « face à face » en visioconférence permet le temps réel et le décodage des signaux non verbaux ; les e-mails ne le permettent pas.

Rencontrer rapidement ses clients

Parfois, cela n’a pas de sens de se rendre au bureau d’un client potentiel ou de l’inviter dans votre bureau pour une réunion, et notamment depuis la crise de la COVID-19. Si vous devez planifier une réunion impromptue pour répondre à des questions ou discuter de la logistique, une réunion virtuelle est un moyen rapide et économique de le faire.

Économiser de l’argent sur les frais de voyage

Il n’est pas toujours judicieux sur le plan fiscal de faire venir un coéquipier pour une réunion rapide ou d’organiser un voyage simplement pour qu’un client pose quelques questions. Les réunions virtuelles constituent un moyen efficace d’économiser de l’argent pour votre entreprise et de réduire vos dépenses de voyage.

43% des grands voyageurs d’affaire ont ainsi déclaré dans une enquête d’Oliver Wyman prévoir de réduire considérablement leurs voyages, et cela même après la fin de la pandémie de la COVID-19.

Une réunion virtuelle est la seule option

Ensuite, il y a des moments où le virtuel est la seule option. En mettant en place la technologie pour organiser des réunions virtuellement, vous pouvez être préparé à toute situation qui pourrait empêcher les réunions en personne. Les réunions virtuelles permettent notamment aux entreprises de continuer à fonctionner en temps de crise.

Quels sont les inconvénients des réunions virtuelles ?

Les interactions entre les participants peuvent être difficiles

Il est plus difficile pour tous les participants de jouer un rôle actif lorsque la réunion est virtuelle, en particulier lorsque les groupes sont nombreux. En présentiel, il est possible de se parler dans une certaine mesure, créant une conversation dans les deux sens. Dans les réunions virtuelles, il est difficile d’entendre si plus d’une personne parle. Cela peut conduire à une sensation plus rigide des interactions.

Visuel et audio uniquement

Il est impossible de profiter pleinement de certains produits en les regardant simplement sur un écran. Selon votre secteur d’activité, il peut être avantageux de toucher des échantillons ou d’essayer un prototype par vous-même.

Moins dynamique

Le besoin de structure dans les réunions virtuelles peut diluer l’énergie. Il y aura toujours une seule personne parlant à tout le groupe et il est difficile de se diviser en petits groupes pour discuter des sujets. Il y a aussi moins de spontanéité, ce qui peut signifier que vous pouvez manquer certaines des idées les plus innovantes. La bonne nouvelle est que vous pouvez surmonter ces inconvénients des réunions virtuelles. La clé est de savoir comment rendre les réunions virtuelles plus attrayantes et de s’équiper en fonction de vos besoins.

Comment organiser une réunion virtuelle efficace ?

Programmez uniquement les réunions dont vous avez besoin

Ce n’est pas parce qu’il est plus facile de planifier plusieurs réunions tout au long de la semaine que vous devriez le faire. Trop de réunions est épuisant, parfois une perte de temps et démotivant pour toutes les personnes impliquées. De plus, cela signifie une réduction de la productivité. En ne prévoyant que les réunions dont vous avez besoin, les participants seront plus susceptibles d’être enthousiastes à l’idée d’y assister.

Définissez les règles de fonctionnement

Comme pour toute bonne réunion, vous devez établir des règles de base pour la participation et demander à chacun de s’y conformer. Voici des exemples de règles à mettre en place :

• Garder la vidéo active
• Rester muet jusqu’à ce que vous vous adressiez au groupe.
• Utiliser la main levée/baissée pour gérer les questions/réponses, en particulier avec un groupe important.

Au fil du temps, ces normes seront intégrées par tout le monde et devraient aider à utiliser plus efficacement le temps de la réunion.

Choisissez un co-organisateur

Si vous organisez une réunion avec un groupe important, il est conseillé de choisir une autre personne en tant que co-organisateur de la réunion. Une personne peut jouer le rôle de support technique et gérer des tâches telles que l’enregistrement de la réunion, la mise en lumière des principaux intervenants, le placement d’informations essentielles dans le chat de discussion à partager avec le groupe et le partage de questions abordées dans le chat. L’autre hôte peut lui se concentrer sur la présentation et la conduite de la discussion.

Choisissez les bons outils de réunion virtuelle

Il y a beaucoup d’éléments à prendre en considération lorsqu’il s’agit de choisir le bon ensemble de logiciels de réunion virtuelle. Voici deux considérations clés à garder à l’esprit lors de la présélection d’outils :

• Combien de personnes sont présentes ? S’il n’y a qu’une poignée de personnes, vous pouvez opter pour une bulle de com encore appelée Huddle Room, généralement équipée d’un grand écran, d’une solution de partage de contenus et d’une caméra BYOD. Pour les réunions plus importantes, au-delà de six/huit personnes, il sera nécessaire de passer à un format de salle plus important avec des équipements audiovisuels adaptés ainsi qu’une table en V. Lorsque la longueur de la salle dépasse les six/sept mètres, il y a généralement un saut dans la puissance des équipements (optique, autotracking, autoframing, …)
• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Déterminez précisément vos attentes : visioconférence bien sûr pour une réunion virtuelle mais aussi partage de contenus, enregistrement de session, chat en direct, tableaux blancs, écran tactile etc. Priorisez toujours la simplicité et les solutions standards lors du choix de votre équipement de visioconférence afin de vous assurer d’une adoption rapide de vos collaborateurs.

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