Salle de réunion classique Vs salle de réunion collaborative ?

C’est une question qui nous est souvent posée par nos clients : mais quelle est la différence entre une salle de réunion classique et une salle de réunion collaborative ?

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Une salle collaborative, c’est quoi ?

Le tableau ci-dessous détaille les équipements et les outils qui font la différence entre ces deux solutions professionnelles de collaboration mais plus globalement, la salle collaborative relève d’une approche beaucoup plus focalisée sur la production de contenu par les participants dans la salle et hors de la salle.

Cette approche nécessite une organisation de l’espace et des outils spécialisés qui ne s’improvisent pas. Beaucoup d’études professionnelles le démontrent : le confort postural, visuel et auditif ainsi que la possibilité pour chacun d’interagir sur l’information échangée transforme totalement le résultat d’une réunion ; et ce, que cette dernière soit improvisée dans une Bulle de Com ou minutieusement préparée dans une salle de conseil.

Plus de temps en réunion qu’au bureau !

Un cadre passe aujourd’hui plus de temps en réunion (21 heures hebdomadaires) que seul à son poste de travail, l’enjeu est donc de taille pour toutes les organisations.

La bonne nouvelle est que les coûts actuels pour intégrer la technologie collaborative permettent à une PME de s’équiper d’une telle salle collaborative, typiquement dans des budgets entre 5 et 20 k€, suivant les fonctionnalités retenues.

SALLE DE RÉUNION CLASSIQUE VS SALLE DE RÉUNION COLLABORATIVE

Salle de réunion classique	Salle de réunion collaborative
Matériel : paperboard + vidéoprojecteur	Matériel : un écran interactif + un écran passif + outils collaboratifs
Information descendante de l’animateur vers les participants	Les participants interagissent entre eux et avec l’animateur pour faire évoluer collectivement le contenu de l’information
Agencement et mobilier de la salle centrés sur l’animateur	Agencement et mobilier de la salle centrés sur les participants
Accès limité à la projection en mode filaire	Tous les participants peuvent en temps réel diffuser du contenu à partir de leur terminal
Le partage de contenu est statique	Co-édition : le contenu projeté est modifiable en temps réel par tous les participants à partir de son terminal.
L’information est nécessairement poussée vers tous les participants en même temps	Possibilité de « one-to-one » ou « one-to-many » : des échanges privées sont possibles entre deux (plusieurs) participants dans la réunion sans perturber le collectif
Le partage de contenu est uniquement local (dans la salle)	La collaboration peut s’effectuer avec un ou plusieurs sites/intervenants externes (visioconférence et visiocollaboration).
Pas de TBI (Tableau Blanc Interactif)	TBI accessible à tous les participants
Le format du contenu est imposé par le présentateur : excel, powerpoint, ….	Les participants peuvent enrichir le contenu en multi-formats : surcouche TBI sur excel, powerpoint, ….
Le compte-rendu de la réunion est diffusé après coup par l’animateur	Le compte-rendu de la réunion est diffusé en temps réel à tous les participants
	En option : la capacité d’enregistrer (vidéo, voix, contenu) la réunion avec diffusion sur un média d’entreprise (intranet, webtv) pour élargir encore la collaboration

Une rapide comparaison qui souligne l’importance stratégique d’optimiser les salles de réunion dans vos entreprises !