Réunions collaboratives: Les 5 types de participants

Nous avons beaucoup publié sur les équipements, la technologie, le mobilier et l’agencement d’une salle collaborative. Nous souhaiterions ici centrer notre propos sur le cœur d’une réunion collaborative : vous ! Quel type de participants êtes-vous ? Et en conséquence, quelles sont vos attentes ? Les outils dont vous avez besoin ?

Il convient au préalable de reconnaître qu’il est difficile de définir des cases standards pour y mettre les différents types de participants: dans la vraie vie, chacun des membres tient un rôle unique à chaque réunion.

Toutefois, sans tomber dans une caricature excessive, nous pouvons tout de même regrouper les différents participants à une réunion à distance dans cinq rôles distincts.

L’organisateur

Le cas le plus classique est bien sûr celui d’une même personne qui est à l’initiative de la réunion (elle est le demandeur). Ce type de participant s’occupe donc à la fois de l’organisation mais aussi de l’animation de la réunion visio. Toutefois, il ne faut pas oublier que dans des structures importantes, l’organisation de la réunion peut être déléguée à un tiers (assistant, collaborateur,  accueil, …) qui ne participera pas à la réunion.

• Quelles sont mes attentes dans ce rôle ?

1. Trouver la date commune (pas toujours le plus simple)
2. Trouver la salle de réunion adéquate aux nombres de participants
3. S’assurer que la salle disposera des équipements multimédias ou mobiliers nécessaires
4. Le cas échéant, commander des services : café, collation, configuration de la salle, …

• De quels collaboratifs outils dois-je disposer ?

La réponse est ici simple sur le plan technique : si je veux répondre aux quatre points précédents sans perdre de temps, il me faut un outil performant de réservation de salles, qui sera bien sûr fédéré avec la messagerie/agenda de mon organisation.

L’animateur

Le rôle de ce type de participant peut être plus ou moins marqué : d’une simple introduction pour lancer la discussion à une gestion de bout en bout de la réunion.

• Quelles sont mes attentes dans ce rôle ?

1. Être vu et entendu de tous : par les participants en ligne ou présents dans la salle de réunion.
2. Configurer la salle (éclairage, audiovisuel) sans effort et instantanément
3. Partager simplement et rapidement mes contenus (provenant de ma machine ou du réseau) sur un écran principal que tout le monde voit.
4. Susciter/Autoriser le retour de l’assistance
5. Afficher à la volée -sur un écran secondaire dédié- les remarques/questions qui ne manqueront de venir grâce au point d)
6. Afficher sur le même écran secondaire -voire même sur un écran tertiaire si j’en ai la possibilité (place, budget)- les contenus alternatifs spontanés : site web d’un concurrent, contenu d’un interlocuteur distant, …
7. Générer d’un clic le compte-rendu de la réunion

Nous avons défini ici les attentes les plus courantes dans une salle de réunion collaborative, mais la liste n’est bien sûr pas limitative : vote électronique, enregistrement automatique de la réunion, …

Le participant local, actif

J’ai été invité pour que mes compétences, mon expérience ou mon pouvoir de décision puissent être utilisés dans la réunion.

• Quelles sont mes attentes dans ce rôle ?

1. Si on espère de moi que je m’implique dans la réunion, c’est que j’ai la possibilité à tout moment d’intervenir : par oral, mais aussi en projetant mon propre contenu
2. Pouvoir intervenir sur la présentation de l’organisateur, voire même carrément prendre la main à distance de son contenu
3. Voir l’écran / les écrans principaux en restant dans une position confortable et sans gêner les autres participants
4. Avoir accès au réseau en Wifi
5. Un ordre du jour clair

Le participant local, principalement en mode passif

Je dois être informé(e) du contenu de la réunion et n’interviens que ponctuellement pour poser ou répondre à des questions.

• Quelles sont mes attentes dans ce rôle ?

1. Ne pas être désigné par l’organisateur comme le scribe en charge du compte-rendu de la réunion ;-))
2. Voir l’écran / les écrans principaux en restant dans une position confortable et sans gêner les autres participants
3. Avoir accès au réseau en Wifi
4. Un ordre du jour clair
5. Le participant distant, actif ou principalement en mode réceptif

• Quelles sont mes attentes dans ce rôle ?

Basiquement, ce sont les mêmes attentes que le participant local décrites au 3. et au 4. Toutefois, les contraintes sont exacerbées par la connexion distante. Ma première attente est donc de disposer d’outils qui vont me permettre d’exister de manière intuitive pour tous les membres présents et distants.

Les outils de visioconférence nécessaires

Nous avons longuement décrit la technologie, le mobilier et l’agencement de la salle de réunion qui répondent aux attentes ci-dessus dans notre Guide de la Salle de réunion Collaborative.

Sans les détailler à nouveau, retenons ces solutions de base qui permettent de faire la différence entre des participants actifs ou passifs :

• Une acoustique confortable. Bien sûr, il est possible de sonoriser une grande salle, mais avant cela il faut commencer par un choix judicieux des matériaux (murs, sol, plafond) de la coque,
• Une VisioTable et un VisioPanel ou un VisioMobile qui permettent à l’animateur de circuler et aux participants locaux et distants de voir et d’être vus,
• Un outil ergonomique de partage de contenus qui autorise chacun à projeter son contenu et à interagir en local comme à distance,
• Un système de visiocollaboration, fédéré avec l’outil de partage de contenus, qui rende dynamique la collaboration dans la salle et à distance,
• Un pilotage simple de salle (éclairage, multimédia),
• Un système de réservation de salle tel que décrit au point 1.

Au final, chaque type de participant aspire au même objectif : ne pas perdre son temps en réunions inefficaces. Pour ce faire, il faut la combinaison d’une bonne préparation (la technologie et l’agencement des espaces de collaboration ne sont pas d’un grand secours pour ce premier préalable) et une solution de salle collaborative qui réponde à toutes les attentes : organisateur, animateur, participants locaux et distants, actifs ou principalement en mode réceptif. La bonne nouvelle? C’est que cette solution, nous la fournissons! Contactez-nous!