6 conseils pour équiper une salle de visioconférence

Ça y est ! Vous êtes décidés. Finies les visioconférences bricolées avec Teams ou Zoom  dans la salle polyvalente de réunion. Vous êtes prêts à vous équiper d’une salle de visioconférence afin de pouvoir collaborer plus efficacement et rapidement avec vos équipes.

La décision d’installer une vraie salle de réunion collaborative (ou vidéoconférence, c’est la même chose ;-P) étant prise, voici six thématiques importantes à vérifier avant de vous lancer dans cet investissement :

Une salle de réunion adaptée à la collaboration à distance ?

Plusieurs points précis doivent être pris en compte avant d’équiper votre salle de visioconférence :

• Le plus évident : la taille de la salle de visioconférence doit correspondre au nombre de participants envisagés. Typiquement, il faut se garder au minimum un mètre entre le dos des sièges et le mur.
• La forme rectangulaire – la plus classique – est adaptée à une salle de visioconférence sous réserve de conserver un rapport entre la longueur et la largeur qui n’excède pas 3 (en clair, il faut éviter les couloirs) ; une forme trapézoïdale qui va reprendre la forme en V de la table est également possible.
• L’éclairage de votre salle de visioconférence : il s’agit d’un paramètre très important. La lumière naturelle doit être transversale à l’écran : il faut absolument éviter les effets de contre-jour. De plus, les participants dans la salle de réunion collaborative doivent être éclairés correctement (environ 200 lux) ; par ailleurs, les écrans interactifs ne doivent pas être pris en lumière rasante.
• L’acoustique de votre salle de visioconférence: éviter les grandes surfaces vitrées sur quatre côtés de votre salle de réunion collaborative qui amplifient la réverbération du son. Si nécessaire, il faut prévoir un ou deux murs habillés avec un matériau absorbant acoustique.
• La porte / les portes du côté opposé à l’écran : en effet le flux des personnes entrantes doit s’effectuer derrière les participants et non venir couper le champ visuel de l’écran.
• La confidentialité de la salle de réunion collaborative: si la salle de visioconférence est destinée à accueillir des réunions à caractères confidentielles, il faut veiller à ce que l’écran (les écrans) ne soit (soient) pas visibles de l’extérieur de la salle.

Le travail collaboratif dans la salle de visioconférence

Bien entendu, vous aurez à cœur d’anticiper les outils qui vont permettre à vos équipes d’échanger, de coproduire, de se challenger, avec des outils performants dans votre nouvelle salle de visioconférence.

Par exemple, Zoom propose des outils pour que vos réunions virtuelles ressemblent le plus possible à des réunions réelles. Un outil qui peut aider à la collaboration est la fonction “Whiteboard”. À l’instar d’un tableau blanc physique, le tableau blanc de Zoom permet de griffonner, d’annoter des documents et des dessins.

Les meilleures fonctionnalités de Zoom Whiteboard

• Notes – L’expérience du tableau blanc prend en charge les notes que vous pouvez attacher à n’importe quelle partie du canevas ou de ses composants. Les utilisateurs peuvent ainsi annoter chaque élément du Whiteboard pour expliquer une idée ou mettre en évidence une action.
• Commentaires – Le tableau blanc comporte un panneau de commentaires qui apparaît sur le côté droit de la fenêtre. Vous pouvez également mentionner les participants à la collaboration à l’aide de la fonctionnalité @mention.
• Gestion des versions – Le tableau blanc Zoom possède des fonctionnalités complètes de gestion des versions. Il répertorie toutes les versions enregistrées du canevas ainsi que les horodatages et les noms des auteurs. Il comprend également un résumé des modifications apportées par chaque auteur.

Quel mobilier pour votre salle de réunion collaborative ?

Il est important que tout le monde puisse voir tous les écrans de la salle de visioconférence sans se déplacer et vice-versa : le(s) site(s) distant(s) doivent visualiser tous les participants présents dans la salle de réunion collaborative. Par conséquent, une forme en V de la table est fortement recommandée.

Par ailleurs, tous les câblages, appareils électroniques et périphériques doivent être intégrés au mobilier et à l’agencement, sécurisés contre un déplacement intempestif (sans même parler du vol) ; c’est le seul gage pour le Facility Manager d’une certaine sérénité.

Quel matériel choisir pour votre salle de visioconférence ?

Il y a une vie en dehors de la salle de réunion collaborative (eh oui ;-D).

Parce que vous passez le plus clair de votre temps en réunion (un cadre passe en moyenne 21 heures par semaine en réunion, soit plus qu’à son poste de travail), vos équipes distantes doivent être joignables facilement depuis la salle de visioconférence. Les outils collaboratifs sont nombreux mais peuvent être regroupés autour des trois thèmes suivants : audioconférence, visioconférence, et partage de contenus/coédition à distance.

Faites confiance à un professionnel pour vous faire des propositions qui répondent à votre cahier des charges. N’hésitez pas à demander un POC (Proof Of Concept) ou autrement dit un essai avec le matériel demandé.

Conception de l’audio pour le système de vidéoconférence de votre salle

Les haut-parleurs et les microphones sont un élément essentiel de toute installation de vidéoconférence. Ils contribuent de manière significative à la collaboration qui s’instaure entre les équipes. Le matériel que vous choisirez dépendra de la taille de la salle et du nombre de participants. Vous pouvez placer des haut-parleurs et des microphones sur les tables, ou placer une barre de son sous l’écran d’affichage vidéo. Vous pouvez même faire passer des micros par le plafond. Pour les petites salles, il suffit d’ajouter des barres de son sous l’écran. Mais les grandes salles peuvent nécessiter une chaîne d’appareils audio interconnectés, ce qui ajoute à la complexité globale de la conception de votre système.

Les considérations relatives à votre infrastructure audio doivent inclure le fait que la connexion soit sans fil ou câblée. Pensez également à la qualité du son afin de réduire les échos et les retours. Vous ne voulez pas que le système capte le bruit ambiant dans la pièce et crée une boucle de rétroaction.

La connexion internet est-elle adaptée à ma salle de visioconférence ?

Deux points sont à vérifier ici : la capacité de la connexion locale (wifi la plupart du temps) mais plus important encore : la qualité de l’accès à internet (débit, gigue, latence).

En ce qui concerne les besoins en bande passante des vidéoconférences, quelques facteurs peuvent avoir un certain impact sur l’entrée et la sortie de la vidéo :

• Quel type de caméra est utilisé ? (modèle et marque)
• Quel est le paramètre de résolution de la caméra ?
• Quel est le paramètre FPS (images par seconde) de la caméra ?
• Combien d’utilisateurs actifs sont présents dans la réunion ? Et sur le même réseau ?
• Combien de fonctions sont utilisées simultanément (partage d’écran, tableau blanc, etc.) ?

En conclusion, la prise en compte simultanée de ces six points vous permettra d’équilibrer et maîtriser votre budget en évitant les frustrations et coûteuses mises à niveau lorsque vous allez équiper votre salle de visioconférence et préparer vos réunions en visio.