Vous envisagez de passer au flex office, mais vous vous demandez comment créer des espaces de réunion adaptés aux besoins de vos équipes ?
Le flex office, ou bureau flexible, est devenu une norme dans de nombreuses entreprises modernes. Cette approche, qui consiste à ne plus attribuer de postes de travail fixes, favorise la mobilité, la collaboration et l’efficacité.
Cependant, pour que le flex office fonctionne réellement, il convient de concevoir des espaces de réunion adaptés aux contraintes des collaborateurs.
Découvrez des conseils pratiques pour aménager des espaces de réunion fonctionnels dans un environnement de flex office. Nous aborderons notamment l’importance des box fermés pour assurer la confidentialité, ainsi que le choix d’équipements audiovisuels adaptés pour faciliter la collaboration. Des exemples concrets et des recommandations vous aideront à réussir cette transition vers un espace de travail plus flexible et collaboratif.
Avant de repenser l’aménagement de vos bureaux, il convient de comprendre les besoins et les contraintes de vos équipes. Selon une étude de JLL1, le flex office permet de réduire les coûts immobiliers tout en améliorant la satisfaction des employés. Cependant, sans une analyse poussée des habitudes de travail, la transition peut être contre-productive.
Voici donc les actions recommandées :
Pour en savoir plus : Le guide de la salle de réunion collaborative | Motilde
Dans un environnement de flex office, les espaces de réunion doivent être diversifiés pour répondre à différents besoins : réunions formelles, sessions de brainstorming, appels confidentiels, etc.
Ces espaces permettent de s’isoler pour des appels ou des réunions en petit comité. Ils octroient une confidentialité essentielle dans un open space. Différentes solutions modulables sont adaptées à ces besoins. Par ailleurs, d’autres bulles de travail proposent de nouveaux espaces de travail funs et propices à la communication.
Équipées de mobilier flexible, ces salles peuvent être reconfigurées rapidement. Par exemple, des tables sur roulettes et des cloisons amovibles permettent d’adapter l’espace en fonction du nombre de participants.
Découvrez par exemple comment aménager avec brio une salle de conseil à la hauteur des enjeux stratégiques.
Des zones avec des canapés ou des poufs favorisent les échanges spontanés. Ces espaces encouragent la créativité et renforcent les liens entre les collaborateurs. Ces espaces de travail collaboratifs sont très appréciés par les collaborateurs. C’est également un enjeu important de la RSE.
En favorisant la communication informelle, ces espaces favorisent une meilleure circulation de l’information et une résolution plus rapide des problèmes. Ainsi, ce type d’’aménagement des bureaux s’inscrit pleinement dans une démarche RSE, car elle place l’humain au cœur de l’organisation et contribue à une culture d’entreprise positive et engagée.
La technologie joue un rôle clé dans l’efficacité des réunions, surtout dans un contexte de travail hybride. Pour ce faire, vous devez disposer d’équipements incontournables tels que :
En intégrant ces technologies, vous optimisez vos salles de réunion en espaces intelligents, et vous favorisez une collaboration agile.
Vous souhaitez repenser les espaces de votre entreprise en adoptant le flex office ? L’objectif est de créer un environnement de travail dynamique qui favorise la collaboration, la concentration et le bien-être des employés. Découvrez une mise en place de solutions pertinentes avec :
Grâce à cette approche, l’entreprise observera une amélioration notable de la satisfaction des employés concernant leur environnement de travail et une collaboration inter-équipes plus fluide.
Au-delà des principes fondamentaux, certaines pratiques moins connues améliorent l’efficacité de votre espace de travail flexible. Découvrez nos astuces !
Attribuez des thématiques à certaines zones pour stimuler la créativité et le bien-être :
Facilitez la navigation dans vos locaux en utilisant une signalétique claire et cohérente. Par exemple, utilisez des codes couleurs pour différencier les espaces. Vous pouvez également installer des panneaux directionnels pour guider les collaborateurs. Enfin, affichez des rappels des règles d’utilisation des espaces partagés.
Utilisez des applications pour réserver des postes de travail ou des salles de réunion, suivre l’occupation en temps réel des espaces et recueillir des feedbacks sur l’utilisation des différents espaces.
Encouragez les équipes à s’approprier les espaces partagés :
Mettez en place un processus d’amélioration continue. Collectez régulièrement les retours des collaborateurs et analysez les données d’utilisation des espaces. Ensuite, adaptez l’aménagement en fonction des besoins évolutifs des équipes.
L’aménagement d’un flex office performant repose sur une compréhension experte des besoins des collaborateurs et sur la création d’espaces de réunion adaptés. En intégrant des solutions flexibles, technologiques et esthétiques, les entreprises boostent la collaboration, et améliorent le bien-être au travail tout en optimisant l’utilisation de leurs espaces.
Pour aller plus loin dans l’optimisation de vos espaces de travail, pourquoi ne pas bénéficier d’un accompagnement personnalisé ? Motilde vous propose un rendez-vous gratuit pour discuter de vos besoins spécifiques en matière d’aménagement de flex office et d’espaces de réunion. Demandez votre rendez-vous gratuit. Nos experts sont à votre écoute pour vous aider à concevoir des environnements de travail adaptés aux nouvelles méthodes de travail.