Mobilier de salle de réunion : comment sélectionner son équipement ?

Si vous êtes familier de notre blog, vous avez pu voir de nombreux exemples de mobiliers, d’agencements et d’outils technologiques d’une salle de réunion ; ils dépendent tous des besoins utilisateurs et des objectifs de la salle : prise de décision, visioconférence de qualité, développement d’idées nouvelles, formation,  … Aussi vous vous posez la question : comment sélectionner ces équipements en fonction du type de salle de réunion ? Voici ci-dessous une synthèse courte sur le sujet 😉

Les principaux types de salles de réunion :

• Salle de créativité

C’est le lieu où de nouvelles idées « out of the box » doivent émerger. Cet espace permet dans un premier temps aux utilisateurs de diverger (individuellement et collectivement), c’est-à-dire réfléchir à de nouvelles pistes hors des sentiers battus ; puis dans un deuxième temps il favorise la convergence des idées décalées envisagées ; il s’agit ici d’une phase de mise en commun, tri, et adhésion à des solutions novatrices.

• Salle de réunion collaborative

C’est l’évolution de la salle de réunion traditionnelle. L’agencement, le mobilier et les outils ne sont plus construits autour du seul animateur de la réunion mais autour de tous les participants.

• Salle de visioconférence

Cet espace doit permettre de réaliser des visioconférences de qualité avec des équipes distantes.

• Salle de contrôle

Véritable espace de pilotage et de supervision d’activités sensibles, elle doit être très ergonomique et adaptée aux utilisateurs qui restent à leur poste pendant de longues heures.

• Salle de formation

C’est la salle qui va permettre la transmission de nouvelles connaissances à partir d’intervenants et de contenus locaux ou distants. Une salle de formation doit être pensée en fonction de la pédagogie choisie.

• Salle de conseil / Salle de direction

Ces salles doivent favoriser la prise de décision et disposer des meilleurs outils technologiques pour éviter toute perte de temps, qui se paie chère au vu des enjeux et des participants. Dans ce type de salle plus qu’une autre, les réunions doivent être productives et ne peuvent pas démarrer ou finir en retard.

Mobilier de salle de réunion : les critères de choix

L’espace

L’un des éléments les plus importants à prendre en compte lors du choix du mobilier est l’espace disponible dans la salle où vous souhaitez organiser des réunions et des conférences. Pour que la salle de réunion reste flexible et facile à utiliser, il peut être judicieux d’utiliser du mobilier modulaire et polyvalent, comme des tables pliantes et des chaises empilables.

La plupart des meubles à usage professionnel sont conçus pour s’adapter à différents types d’espaces. Toutefois, lorsque la forme de la salle est spécifique, il peut être nécessaire de passer une commande de mobilier sur-mesure.

Les utilisateurs

Le nombre de personnes utilisant la pièce déterminera également le mobilier acheté pour celle-ci, et notamment la capacité en sièges et la taille des tables. Cela déterminera également l’emplacement du mobilier, car il est important de laisser suffisamment d’espace pour se déplacer facilement.

Les objectifs

Les utilisateurs vont-ils s’asseoir pendant qu’ils utilisent la salle ? Travailleront-ils sur des ordinateurs ? La salle sera-t-elle utilisée pour des visioconférences ? Des présentations seront-elles effectuées dans la salle ? Autant de questions importantes auxquelles il faut répondre afin de choisir un mobilier adapté.

Le style

La sensibilité esthétique et le décor du bureau détermineront également le type de mobilier à choisir. Les nouveaux meubles doivent notamment être conformes à l’image de marque de l’entreprise.

La commodité
Les réunions nécessitent souvent l’utilisation de fournitures de bureau de base comme des stylos, des post-it, des blocs-notes, des marqueurs, etc. Vous voudrez que ces fournitures soient facilement accessibles. Veillez donc à ce que la salle de réunion soit équipée d’un meuble permettant de ranger ces articles sans encombrer la pièce. Il est également probable que les participants à votre réunion disposent de plusieurs appareils électroniques (téléphones, ordinateurs, tablettes). Veillez à trouver des tables ou des bureaux équipés de stations de recharge pour que les appareils restent chargés sans que les câbles n’encombrent la pièce.

Quel mobilier / technologies pour ma salle de réunion ?

ATTENTION : le tableau qui suit représente une liste non exhaustive du mobilier et des outils dans les différentes salles de réunion. Il n’est donné qu’à titre d’exemple pour illustrer les différences et doit bien sûr être adapté à vos objectifs.

Mobilier / Agencement

Salle de créativité	Salle de contrôle	Salle de visioconférence	Salle de réunion collaborative	Salle de formation	Salle de conseil & de direction
– Tables hautes – Chaises hautes – Poufs -Canapés – Tables basses – Finitions du mobilier stimulantes – Cloisons amovibles – Bulle de com – Tableau velleda avec outil type smartmarker	– Sièges confortables 24/7 (ne pas oublier que les utilisateurs restent de longues heures sur leur poste de travail, y compris la nuit) – Tables ergonomiques (réglables en hauteur) – Eclairage réglable – Finitions du mobilier apaisantes – Mobilier pour le coin détente	– Table de réunion en forme de V  afin que tout le monde puisse voir les écrans  et être vu par la caméra – Sièges confortables – Eclairage réglable	– Table de réunion de forme ergonomique afin que tout le monde puisse voir les écrans – Tableau velleda avec outil type smartmarker	– Table de forme adaptée afin que le formateur puisse circuler devant les participants et que tout le monde puisse voir les écrans – Assises confortables – Tableau velleda de grande taille – Le cas échéant : pupitre	– Table de conseil de forme arrondie pour favoriser la prise de décision – Finitions statutaires – Fauteuils de direction

Outils technologiques

Salle de créativité	Salle de contrôle	Salle de visioconférence	Salle de réunion collaborative	Salle de formation	Salle de conseil & de direction
– Système de partage de contenus avec coédition – Outils de collaboration distante (Tamashare, visioconférence) – Ecran interactif avec post-its électoniques – Mur de collaboration	– Mur d’images avec un système de pilotage d’affichage performant – KVM/KVN aux postes opérateurs	– Système de visioconférence  performant, si possible fédéré avec une solution Cloud – Système de partage de contenus – Pilotage de salle – Sonorisation en cas de grande salle	– Ecran interactif – Système de partage de contenus avec coédition – Outils de collaboration distante (Tamashare, visioconférence) – Mur de collaboration – Sonorisation en cas de grande salle	– Ecran interactif avec logiciel JE LEVE LA MAIN – Système de partage de contenus avec  prise de main par le formateur – Système de captation de contenus – Sonorisation en cas de grande salle	– Ecrans et audio dans la table – Système de partage de contenus intuitif par boutons – Système de visioconférence double écran : vidéo du site distant sur l’écran principal, contenu partagé sur l’écran de table