Viva Engage : L’outil Microsoft qui boost l’expérience employé

Face à un environnement de travail hybride et des attentes changeantes des employés, les entreprises revisitent leurs stratégies d’embauche, de rétention et de formation. Cela a conduit à l’émergence des plateformes « Expérience Employé » (EX). Considérées comme l’évolution des anciens « portails employés », elles offrent une interaction plus profonde entre les RH et les employés et permettent de mesurer l’efficacité des initiatives internes.

Parmi les pionniers de ce marché figurent Qualtrics, PeopleSpheres et Ti-People, avec de nouvelles entreprises se spécialisant dans divers modules EX. Néanmoins, ce secteur en est encore à ses débuts. L’entrée de Microsoft dans ce domaine avec sa plateforme Viva Engage a perturbé le marché. Un an après son lancement, VE compte déjà 10 millions d’utilisateurs actifs mensuels et plus de 1000 clients payants.

Qu’est-ce que Microsoft Viva Engage ?

Microsoft Viva Engage est une plateforme collaborative professionnelle conçue pour optimiser l’interaction et la communication au sein des équipes et des communautés organisationnelles.

Élaboré sur l’infrastructure de Yammer, l’outil est parfaitement compatible avec l’ensemble des solutions Microsoft 365 et s’intègre de manière native à Microsoft Teams.

Son design et ses fonctionnalités ne sont pas sans rappeler les réseaux sociaux LinkedIn ou encore Facebook.

À travers Viva Engage, il est possible de centraliser la communication de tous les collaborateurs d’une organisation au sein d’un environnement numérique structuré. Cette interface permet la diffusion et l’échange d’informations, de retours d’expériences, d’initiatives stratégiques et de questionnements sectoriels.

En mettant en avant des interactions bidirectionnelles structurées, l’objectif de la plateforme est d’assurer une diffusion de l’information, garantissant que chaque intervenant soit non seulement informé, mais également engagé dans le processus décisionnel de l’entreprise.

Viva Engage et Yammer : les différences

Depuis Octobre 2023, Viva Engage a désormais pris la relève de Yammer. Mais quelles sont les distinctions majeures entre ces deux réseaux sociaux d’entreprise ?

• Stockage de données: Yammer stocke les données des utilisateurs dans Azure SQL Database, tandis que Viva Engage utilise Microsoft Graph pour stocker les données des utilisateurs dans Microsoft 365.
• Recherche: Yammer utilise son propre moteur de recherche, tandis que Viva Engage utilise Microsoft Search. Cela permet à Viva Engage d’offrir une recherche plus puissante et unifiée à travers Microsoft 365.
• Intégration avec Microsoft Teams: Yammer s’intègre à Microsoft Teams via des connecteurs, tandis que Viva Engage est intégré nativement. Cela permet à VE d’utiliser par exemple les fonctionnalités de visioconférence de Teams pour créer des événements en direct.
• Fonctionnalités avancées: Viva Engage offre quelques fonctionnalités avancées qui ne n’étaient pas disponibles dans Yammer, telles que:
  • Le Leadership Corner, un espace dédié à la connexion entre les dirigeants d’une organisation et leurs collaborateurs.
  • Ask Me Anything (AMA), un nouveau type d’événements qui permet aux collaborateurs de poser des questions à leurs dirigeants.
  • Answers in Viva, un nouvel onglet qui utilise Viva Topics et l’IA pour faire correspondre les questions des collaborateurs avec les réponses déjà disponibles.
  • …

Toute personne disposant d’une ancienne licence Yammer a accès à l’application Viva Engage ainsi qu’aux fonctions de communauté et de conversation. Cela inclut tous les clients de Microsoft 365. D’autres fonctionnalités premium, telles que le Leadership Corner, et Answers in Viva, font partie des abonnements à la suite Microsoft Viva.

Viva Engage : Avantages et défis

Avantages de Viva Engage

• Collaboration facilitée : Viva Engage aide à connecter avec des collègues compétents sans avoir à chercher qui ou où ils sont, promouvant ainsi le partage et la collaboration.
• Optimisation du temps : Au lieu de solliciter plusieurs collègues pour une réponse, on peut directement s’adresser à une communauté pertinente.
• Renforcement des liens : L’outil encourage des relations professionnelles plus profondes, favorisant une collaboration plus naturelle et efficace.
• Source d’information : Il offre une plateforme pour échanger des informations, des actualités de projets et des ressources, permettant l’apprentissage mutuel.
• Moins d’e-mails : Viva Engage déplace les communications du courrier électronique vers un flux plus gérable, réduisant ainsi l’encombrement.

Inconvénients de Viva Engage

• Contrôle limité : Avec la liberté de publier, le contrôle du contenu peut être un défi. Bien qu’une politique puisse être mise en place, la surveillance post-publication est essentielle.
• Manque d’adoption: Viva Engage est un produit nouveau, et il n’est pas encore largement adopté par les entreprises. Cela signifie qu’il peut être difficile de trouver des employés qui connaissent et utilisent cette plateforme.
• Surcharge d’outils : Introduire un autre outil peut fragmenter l’information. Il est vital de guider les employés sur quand et comment utiliser Viva Engage pour éviter la confusion avec d’autres applications. Dans le cas d’une entreprise de moins de 200 employés, d’autres outils de communication peuvent être plus adaptées que Viva Engage.

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