3 configurations pour une salle de réunion flexible et polyvalente

Certaines entreprises peuvent se permettre de déployer sur leur site de nombreux espaces de réunion correspondant aux différentes utilisations de leur personnel : salles de réunion, de créativité, brainstorming, groupes projets, réunions informelles à deux ou trois, salles de visioconférence, espace de formation, …. C’est bien sûr l’idéal.

Mais il n’est pas toujours possible de disposer de toutes ces salles pour des raisons de place ou simplement de budget… Aussi, bien souvent, nos clients nous demandent de concevoir et réaliser des salles de réunion flexibles et polyvalentes permettant d’accueillir tout type de réunion, avec une reconfiguration minimale voire même sans aucune intervention des participants.

La polyvalence nécessite toujours des compromis, avec le risque d’obtenir un espace de collaboration destiné à du multitâches mais en définitive inadapté à toutes les configurations. Aussi les facility managers se posent légitimement la question :

Quelles sont les solutions, leurs coûts et les conséquences sur l’agencement de leur salle de réunion flexible et polyvalente ?

Globalement, trois types de configuration coexistent :

#1 Le mobilier fixe

La plus courante : le mobilier fixe est positionné suivant un agencement qui ne change pas. Cette configuration peut être plus flexible qu’elle n’en a l’air.

Par exemple, la forme de la table et l’emplacement des écrans peuvent autoriser un nombre de participants à géométrie variable comme l’illustration ci-dessous le montre :

La salle est utilisée soit en session plénière soit sur une partie seulement de la table.
Il est certain qu’en définitive ces solutions n’offrent qu’une polyvalence limitée mais les investisseurs et les facility managers sont sensibles au fait qu’une installation fixe vieillit toujours mieux que du matériel mobile; sans parler du temps consacré à remettre une salle en l’état.

Dernier point non négligeable : il s’agit là de la réponse la plus économique à la polyvalence de votre salle.

#2 Mobilier flexible

Une deuxième solution consiste à rendre le mobilier flexible : tables sur roulettes, plateaux pivotants, ….

La reconfiguration de la salle nécessite ici une intervention humaine et doit se prévoir à l’avance.

Par ailleurs, cette configuration nécessite de gérer la continuité des câbles (courants forts, courants faibles).

#3 Postes mobiles

Une dernière possibilité est offerte par des postes mobiles prenant généralement la forme de sièges sur roulettes embarquant une tablette écritoire. Chaque participant est autonome dans son positionnement dans la salle, pour le meilleur … et pour le pire (si vous êtes en charge de remettre la salle en état!).

Cette solution présente bien sûr l’avantage d’une extrême flexibilité : il y a autant de possibilité de réunions que stations-sièges.

Mais en définitive, cette configuration est souvent réservée à des salles spécialisées dans le brainstorming et les groupes de formation car deux inconvénients majeurs viennent handicaper ce type de salle de réunion : l’impossibilité de disposer de prises de courant au poste (sauf à imaginer des dispositifs coûteux) et le coût de ces sièges mobiles (compter environ 200€).

Enfin la flexibilité peut être apportée par un système de cloisons mobiles qui va partitionner l’espace. Cette fonctionnalité peut bien sûr se combiner avec les trois types de configuration précédents.

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Pourquoi opter pour une salle de réunion flexible & polyvalente ?

Il s’agit d’une bonne solution pour disposer d’une grande salle de réunion ponctuellement à partir de deux salles moyennes mais par contre le coût n’est pas négligeable (compter environ 700 € pour une cloison mobile manuellement et 20000 € pour une cloison motorisée).

De plus, cette configuration vient restreindre de façon significative les possibilités d’agencement des deux salles moyennes de réunion.

Nous pouvons vous conseiller sur votre projet, contactez-nous.