Quelles sont les clés d’une salle de créativité efficace ?

Le mardi 27 juin 2017, Hubert et Maxime de Motilde ont participé à un webinar accompagnés de Françoise Bronner.  Lors de ce webinar, Motilde a questionné Françoise Bronner, chercheur en organisation et espace, sur les usages de salles de créativité.

# Ce qu’il faut retenir du webinar :

• La salle de créativité est nécessaire que s’il y a un vrai problème à résoudre
• Pour une salle de créativité efficace : prendre en compte l’Organisation / la Technologie / l’Architecture
• Bien définir les usages (nombre de personnes, qui ?, les sources utilisées…) avant de se lancer dans un projet de salle de créativité
• Amener de la flexibilité tout en gardant des limites

# Présentation des intervenants

Françoise Bronner est chercheur en organisation & espace. Elle mène des recherches sur l’articulation des modes de travail, des technologies et des espaces dans les processus de transformation organisationnelle. Au sein d’Audacity & Space, elle co-construit avec leurs futurs utilisateurs des environnements dédiés à l’innovation de rupture.
Projets récents : SNCF 574 – Crédit Agricole – Orange Cyberdéfense.

Hubert de Nomazy : Dirigeant fondateur de MOTILDE = société spécialisée dans les espaces de collaboration  avec toujours une idée centrale :

Un seul métier : les espaces de collaboration, mais deux expertises : intégration techno et mobilier/agencement. Que ce soit pour des petites salles (huddle room/bulle de com) ou des salles plus grandes (salles de créativité, salles de réunion collaboratives et de visioconférence etc.).

Maxime Leblanc : Ingénieur au bureau d’étude MOTILDE, spécialisé dans le développement et la conception de mobilier

# L’échange entre Motilde / Françoise Bronnier

MOTILDE : Françoise quel est l’état de l’art sur le sujet ? Que donnent les dernières recherches sur les salles de créativité et de résolutions de problèmes ?

FRANÇOISE :

Les espaces physuels immersifs destinés à favoriser les états de flow, la créativité et la sérendipité pour des équipes projet et les Centres des Futurs où des faciliteurs spécialisés réunissent autour d’un porteur de projet une diversité de parties prenantes et amènent le groupe à diverger et à converger pour faire générer des solutions out of the box et des plans d’action pour produire des résultats rapidement.

L’espace physique, l’architecture d’intérieur et les aménagements jouent un rôle déterminant.
L’espace d’un Centre des Futurs est à la fois physique, virtuel, mental, émotionnel, sensoriel, cognitif et symbolique. Cette combinaison inspire et stimule la créativité, la collaboration et l’atteinte de résultats. Un centre des futurs offre, a minima, un cadre sécurisant, agréable et confortable, qui favorise le dialogue, la pensée créative et les échanges. Il propose une diversité (fonctionnelle et esthétique) d’espaces adaptés à la génération d’idées nouvelles et de propositions iconoclastes. Il doit être un havre pour expérimenter et travailler autrement, sans que des procédures rigides n’entravent la liberté d’imaginer et d’agir, et sans forcer le résultat. C’est un espace où l’on peut tenter, échouer, apprendre des succès comme des erreurs sans crainte d’être jugé. Un centre des futurs peut offrir simultanément des zones de confort et d’inconfort émotionnels. Sont proposés des espaces de codesign, des espaces de décision, des espaces pour se ressourcer, des espaces pour diverger, etc…..

Enfin, on note également des progrès en termes d’espaces hybrides salles de crise et résolution de problèmes (Passerelles de commandement) et bien évidemment on dépasse les idées reçues sur le sacro saint brainstorming : la créativité individuelle, notamment la stimulation de certains profils/individus aux capacités cognitives et mentales très particulières tels les HPI (hauts potentiels intellectuels).

FRANÇOISE : Motilde, pouvez-vous nous en dire un peu plus sur les dernières technologies utiles aux espaces de créativité ?

MOTILDE :

> Tendances très lourdes de la technologie : 
1. Extrême intuitivité réclamée par tous ; vraie pour tous types de salles mais encore plus pour les salles de créativité
2. Immédiatement accessible

> Outils de réunion centrés sur les participants. Surtout en session de brainstorming, tout le monde a la parole/la souris. Notion de coédition

> Collaboration à distance est devenue un incontournable

> Succès des outils qui combinent le numérique au techniques traditionnelles : type smartmarker Photos. On a tendance à retrouver deux populations dans l’entreprise : les technophiles et les technophobes.

> Outils les plus populaires : murs de collaboration avec un incontournable : les grands écrans interactifs qui répondent à l’intuitivité et à la simplicité. Équipés de logiciels ad-hoc : outils de post-its électroniques (draft, yellow, iobeya, …). Smartmarker.

Basique : outils de partage et de coédition

> Collaboration distante : solutions classiques de visioconférence mais également des outils type Tamashare ou Bridge it.

> Tous ces outils sont capables de capturer le contenu et de diffuser dès la fin de la réunion à tous les participants voire au-delà.

MOTILDE : Nous travaillons sur la créativité collective, peux-tu nous dire qqs mots sur les espaces de créativité individuels ?

FRANÇOISE : 

Il existe plusieurs types d’intelligence, des processus et des environnements différents pour stimuler ces intelligences. Par exemple, les espaces de contemplation, les espaces de flow individuels (Deep Sand Insula), les labyrinthes, les cabinets de curiosité, certains jardins de méditation, certaines architectures.

MOTILDE : revenons sur la notion de décalage ? Comment l’introduire dans l’espace ? Peux-tu nous donner des exemples ?

FRANÇOISE :

Tout d’abord voyager ! Puis expérimenter ! Ainsi, une zone de confort peut être un luxueux salon d’échange en retrait des circulations, un espace d’idéation offrant une diversité de surfaces de visualisation et d’assises, une salle de réunion aux fauteuils confortables et à l’atmosphère chaleureuse, un espace de décision spacieux doté d’une table ronde (symbolisant l’égalité entre les participants), un espace café pour se détendre ensemble, une bulle feutrée pour se ressourcer ou réfléchir en solo.

Le signal est on ne peut plus clair : la zone de confort peut signifier l’abandon des vieux schémas mentaux et des pratiques obsolètes. Dans cette zone, les participants sont à l’abri des pressions et autres jeux de pouvoirs. Il peut s’y tisser des relations de confiance. À contrario, une zone d’inconfort permet de créer d’autres états mentaux, de surprendre, de provoquer le questionnement, le lâcher-prise, la divergence nécessaires à l’innovation. Les centres des futurs proposent donc également des espaces et des ambiances disruptives : des espaces d’idéation, de curiosité, de créativité, de jeux, de célébration, d’expérimentation. Ou encore des théâtres audiovisuels immersifs où les participants sont plongés dans des ambiances propices à la divergence individuelle et collective (génération d’idées ou de solutions originales) suivi de temps de convergence (priorisation des solutions et élaboration de plans d’action).

Le centre des futurs de la banque ABN-AMRO propose ainsi dans une atmosphère tonique et colorée, une variété d’aménagements (salles de réunion style promenade dans les bois ou sérénité bleue, alcôves d’échanges, arène de présentation et de codesign…). Le Shipyard du ministère des finances hollandais met à disposition pas moins de dix-sept espaces aux ambiances totalement différentes : espace de codesign tout en boiserie et moulures avec piano à queue, théâtre de décadrage au décor commedia dell’arte, salle de créativité aux murs obliques tendus de lycra immaculé et équipé d’un système de variation de couleurs, un espace de silence et de décompression.

FRANÇOISE : Motilde, de votre côté, vous qui installez des salles de créativité, que constatez-vous en pratique sur le mobilier et l’agencement ?

MOTILDE :

En tant que professionnels des salles de collaboration, nos interlocuteurs sont dans la plupart des cas des DSI, ce qui est moins vrai pour la salle de créativité. En effet, il s’agit de projets pilotés par une plus grande diversité de profils en fonction des sociétés et des contextes : Facility Manager, Chef de Projets, Responsable Innovation…

Ce qui est souhaité c’est le décalage comme évoqué par Françoise mais également une grande flexibilité du mobilier : portable, mobile, reconfigurable et surtout en décalage avec un mobilier de bureau classique de par les formes, le design, les couleurs, les positions de travail ….

Enfin, le mobilier étant flexible, il est également nécessaire de proposer un agencement flexible de sorte à s’adapter à la configuration mobilier choisie (éclairage dimmable par exemple, stores motorisés, écrans rétractables)

MOTILDE : Françoise, peux-tu nous parler du process « 9 écrans » ?

FRANÇOISE : 

On s’est aperçu :
1. Que les brainstormings spontanés ou sans préparation ne donnaient rien
2. Que si les participants venaient avec des protototypes ou maquettes in progress mais assez abouties, alors la session de codesign produisait des résultats beaucoup plus qualitatifs ; Il est nécessaire de pouvoir afficher sur 9 écrans les différents prototypes et de pouvoir travailler / itérer avec cette diversité de surfaces permettait une meilleure hybridation, génération plus importante de nouvelles idées et de solutios, priorisation plus efficace

FRANÇOISE : Motilde, techniquement comment cela fonctionne ? Et quels sont les pré-requis techniques ?

MOTILDE : 

Multi-écrans devient la règle. Techniquement, pas compliqué de multiplier les écrans mais il faut toutefois penser à l’agencement. Soit on est dans la focale unique (image mur 9 écrans), soit flexibilité = mobilité (voir VisioMobile ci-contre).

Difficultés techniques = les sources. Système classique = 1 ou 2 écrans. Au-delà, il faut vraiment faire appel à des spécialistes. Hétérogénéité des sources : terminaux, flux RGB, serveurs VNC, …

Mais surtout LA difficulté technique : c’est l’interface de pilotage (l’utilisateur final doit facilement s’y retrouver et afficher ce qu’il veut où il veut d’un clic)

FRANÇOISE : Quelles sont les interfaces qui méritent d’être regardées de prêt avant de se lancer dans un espace collaboratif de créativité ?

MOTILDE :

Il y a des points primordiaux tels que :

• La capacité de la salle (salle trop encombrée non propice à la réflexion)
• Bande passante et infrastructure réseau
• Configurations des outils multimédia (accessibilité, practicité)
• Mais également leur position (position de la/les caméras, local et distant), voir VisioMobile – EYE CONTACT, présence au même titre que les interlocuteurs locaux
• Position des équipements multimédia
• Dissimuler les outils technologiques au maximum : la gestion du câblage qui doit être le moins visible possible

MOTILDE : Y-at-il d’autres levier qui permettent de favoriser la créativité ? Tu nous as, par exemple, déjà parlé de M&Ms.. qu’est-ce que cela a à voir avec ces espaces ?

FRANÇOISE :

Madame Caféine et Monsieur Glucose et leurs cousins germains Inspiration et Transpiration (impact de 10 000h sur un même projet et des dynamiques d’équipe)