Organiser une réunion Teams : le guide pratique

Microsoft Teams s’est imposé comme l’un des leaders des solutions de visioconférence et de collaboration en ligne. La plateforme a connu une croissance spectaculaire lors de la pandémie (de 20 millions d’utilisateurs en 2019 à 115 millions début 2020)¹, et depuis, elle reste incontournable pour le travail hybride. Teams doit sa popularité à son intégration native dans Microsoft 365 et Outlook³. Ce guide vous explique comment organiser une réunion Teams étape par étape, de la création d’un compte gratuit aux fonctionnalités avancées des versions payantes, en passant par les intégrations Office et les bonnes pratiques.

Créer un compte Microsoft Teams gratuit

Pour organiser une réunion Teams, commencez par créer un compte Teams gratuit, puis :  

• Rendez-vous sur la page officielle de Microsoft Teams et cliquez sur « Inscrivez-vous gratuitement »².  

• Fournissez une adresse e-mail valide (professionnelle ou personnelle) et suivez les instructions de création de compte.  

• Vous pouvez ensuite utiliser Teams directement dans votre navigateur web ou télécharger l’application Teams pour ordinateur (Windows/Mac) et mobile (iOS/Android).  

Une fois inscrit, vous avez accès aux fonctionnalités de base : conversations instantanées, réunions virtuelles, partage de fichiers, etc. 

Organiser une réunion Teams depuis le compte gratuit 

Découvrez comment planifier et organiser une réunion Teams à partir de votre smartphone ou de votre ordinateur. 

Sur ordinateur : application Teams ou navigateur 

1. Accédez au Calendrier : ouvrez l’application Teams sur votre PC (ou la version web via teams.microsoft.com). Dans la barre latérale gauche, cliquez sur l’onglet Calendrier (ou Rendez-vous). 

2. Programmez la réunion : cliquez sur Nouvelle réunion (icône « + »). Donnez un titre à la réunion, précisez la date et l’heure de début/fin. Ajoutez ensuite les adresses e-mail des participants (ou des groupes) dans le champ « Ajouter des participants ». 

3. Personnalisez les options : rédigez éventuellement une description du meeting et ajustez les options (comme activer la salle d’attente ou désigner des présentateurs) si besoin. 

4. Envoyez l’invitation : cliquez sur Envoyer (ou Enregistrer). Les participants reçoivent automatiquement un e-mail d’invitation contenant un lien pour rejoindre la réunion. Ce lien unique peut être copié et partagé à tout moment. 

5. Rejoindre la réunion : au moment prévu, ouvrez à nouveau Teams, sélectionnez la réunion dans votre calendrier et cliquez sur Rejoindre. Activez ou désactivez votre micro et votre caméra avant d’entrer. Les participants pourront également rejoindre simplement en cliquant sur le lien d’invitation (voir FAQ).

Sur mobile : application Teams iOS/Android 

1. Ouvrez l’application : lancez Teams sur votre smartphone. 

2. Accédez au Calendrier : tapez sur l’onglet Calendrier (icône d’agenda en bas de l’écran). 

3. Planifiez une réunion : tapez sur l’icône + (généralement en haut à droite). Choisissez Planifier une réunion pour fixer une date/heures spécifiques ou Réunion maintenant pour démarrer immédiatement une session. 

4. Remplissez les détails : indiquez un titre, sélectionnez la date/heure, et ajoutez des participants en choisissant leurs contacts ou en entrant leur e-mail. 

5. Terminez la création : tapez sur Terminé (ou Enregistrer). Un événement est alors ajouté à votre calendrier Teams et un lien de réunion est généré. Ce lien apparaît dans la conversation liée et peut être partagé par message ou SMS. 

6. Rejoindre la réunion : avant l’heure, ouvrez simplement Teams > Calendrier, puis sélectionnez la réunion et appuyez sur Rejoindre.

À découvrir : Comment équiper une salle de visioconférence Teams

Limitations du compte Teams gratuit 

La version gratuite de Teams propose déjà de nombreuses fonctionnalités, mais elle comporte quelques contraintes par rapport aux offres payantes.

En particulier, la durée maximale d’une réunion de groupe est de 60 minutes⁴ et le nombre maximum de participants est de 100.

Un utilisateur gratuit dispose par ailleurs d’un espace de stockage OneDrive limité (5 Go par utilisateur). 

Autre limitation notable : l’enregistrement des réunions n’est pas disponible dans la version gratuite. Enfin, certaines fonctions avancées (fonds virtuels personnalisés, salles d’attente améliorées, etc.) ne sont pas incluses. Pour des visioconférences plus longues ou de plus grande envergure, il faudra passer à une licence payante Teams.

Pour en savoir plus :  Le guide de la Teams Room

Versions payantes de Microsoft Teams : Business, Enterprise, Premium, Teams Phone

Pour lever ces restrictions et bénéficier de fonctions avancées, Microsoft propose plusieurs formules professionnelles.

Microsoft 365 Business (Basic/Standard/Premium) 

Destinées aux PME (jusqu’à 300 utilisateurs), ces offres incluent Teams ainsi que la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les services cloud Microsoft (Exchange, SharePoint, OneDrive).  

Par exemple, Microsoft 365 Business Basic intègre Teams, Exchange et OneDrive, tandis que la version Standard ajoute les applications Office installables.  

Les réunions Teams passent alors à 30 heures maximum et 300 participants. De plus, la formule Business Premium ajoute des fonctionnalités de sécurité renforcée (protection avancée contre les menaces, gestion des appareils). 

Microsoft 365 Enterprise (E3/E5) 

Ces offres ciblent les grandes entreprises ayant des besoins complexes. Elles comprennent tout ce qui est disponible en Business, plus des outils supplémentaires (Power BI, Power Apps, Dynamics 365, etc.) et une couche avancée de sécurité et conformité (Enterprise Mobility + Security, archiving, eDiscovery, etc.). Les licences Enterprise permettent des réunions plus longues et de gros volumes d’utilisateurs, ainsi qu’un support prioritaire. 

Teams Premium 

Il s’agit d’un add-on à Teams (pour tout type d’abonnement Microsoft) qui apporte de l’intelligence artificielle aux réunions⁵. Parmi les nouveautés de Teams Premium :  

• Prise de notes et résumé de réunion automatiques générés par IA ; 

• Traduction instantanée des sous-titres dans plusieurs langues ; 

• Et d’autres fonctions avancées (suivi des tâches, salle d’attente personnalisée, filigrane sur documents, etc.).  

Teams Premium est adapté pour les organisations qui souhaitent enrichir l’expérience de réunion et la sécurité des échanges. 

Teams Phone 

Cette licence payante active le service de téléphonie dans Teams⁶. Elle propose un système téléphonique cloud complet (PBX hébergé) avec messagerie vocale, renvoi d’appel, files d’appels, standard automatisé, etc…

Pour passer des appels externes, on peut ajouter des Calling Plans ou utiliser une connexion PSTN tierce. En résumé, Teams Phone remplace le standard téléphonique traditionnel par un système tout intégré à Teams, adapté aux entreprises avec un besoin de téléphonie fixe. 

Intégration de Teams avec les outils Microsoft 365 

Teams se singularise également par sa connectivité étroite avec l’écosystème Microsoft. Par exemple, chaque équipe Teams crée automatiquement un site SharePoint associé⁷ : 

• Vous pouvez téléverser des documents sur SharePoint et les partager directement dans les canaux Teams ;  

• Les fichiers stockés dans OneDrive peuvent aussi être ajoutés à un canal via l’onglet Fichiers ;  

• De plus, Teams intègre un onglet Planner : vous pouvez ajouter l’onglet Planner dans un canal Teams pour gérer les tâches et projets de l’équipe ;  

• Côté messagerie, une extension Teams s’installe dans Outlook : il suffit de cliquer sur « Nouvelle réunion Teams » dans Outlook pour planifier un meeting Teams depuis son calendrier.  

En somme, Teams fonctionne de concert avec Outlook, OneDrive, SharePoint, Planner… et tous les outils Microsoft 365 pour délivrer un parcours unifié de collaboration. 

Solutions Microsoft Teams par Motilde 

Pour tirer le meilleur parti de Teams en entreprise, Motilde propose des solutions clés en main. Nous fournissons du matériel visio certifié Microsoft Teams : webcams, haut-parleurs et kits pour salles de réunion (Microsoft Teams Rooms) conformes aux standards Microsoft.

Par ailleurs, Motilde est partenaire certifié Teams et vous accompagne dans l’intégration complète de votre environnement Teams.

Nos experts vous conseillent sur l’architecture réseau (connexion Internet, VoIP), déploient les terminaux et configurent les licences.

Nous proposons également des services de formation et de support pour favoriser une adoption fluide de Teams. En combinant application Teams et équipement audiovisuel adapté, Motilde vous aide à créer un espace de visioconférence performant et professionnel.

Pour aller plus loin : Choisir son système de visioconférence

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FAQ Teams : toutes les réponses à vos questions

Sources 

1. Why Microsoft Teams Gained Incredible Popularity During the Pandemic
2. Microsoft Teams gratuit
3. Visioconférence Teams
4. En savoir plus sur les abonnements pour Microsoft Teams Gratuit 
5. Microsoft Teams Premium
6. Microsoft Teams add-on licenses
7. Collaborating with Teams, SharePoint, and OneDrive – Microsoft Support