Pourquoi digitaliser son management visuel ?

D’après des recherches menées par 3M (l’entreprise derrière la marque Post-it), les informations visuelles sont traitées 60 000 fois plus vite que le texte.

Le management visuel est largement utilisé pour partager les objectifs, la stratégie organisationnelle, ainsi que comme outil de communication.

En optant pour l’approche numérique, il est possible de déployer un système rendant la visualisation facile pour chaque collaborateur.

Découvrez pourquoi et comment mettre en place des outils de management visuel digital.

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le management visuel est fondamentalement une question de communication. Un bon management visuel utilise des repères visuels instinctifs pour communiquer des informations clés. La communication de ces informations ne nécessite alors aucune interprétation pour être comprise. Cela signifie que, sans forcément connaître le lieu de travail, je dois être en mesure de comprendre instantanément l’état actuel des projets, de m’orienter dans la bonne zone ou de suivre les performances de l’équipe.

Les panneaux de signalisation, les feux de circulation et les marqueurs de voie sur la route illustrent bien le management visuel. Les messages qu’ils transmettent sont si clairs que lorsque vous voyez un feu de signalisation, vous savez exactement quoi faire.

Selon l’institut Lean France, le but réel du management visuel est de créer un espace de pensée, et non un pilotage des plans d’action.

Le management visuel est une valeur clé du Lean, qui repose sur trois idées simples :

• Éliminer ce qui n’apporte pas de valeur au produit final ou au client
• Amélioration continue
• Implication de tous

Les limites du management visuel traditionnel

Par le passé, les organisations se sont appuyées sur des outils simples, tels que les Post-it et les tableaux blancs. Les limites de l’approche traditionnelle sur papier sont évidentes : elle n’est pas évolutive, elle est chronophage et manque de flexibilité. Les systèmes papier sont limités dans leur capacité à réagir rapidement aux changements, et ils ne peuvent afficher qu’une petite quantité d’informations à la fois. En outre, ils reposent sur les compétences d’un opérateur expérimenté qui doit constamment surveiller le système pour détecter les changements et les enregistrer manuellement.

Les contraintes imposées à l’environnement de travail d’aujourd’hui par la Covid-19 ont également mis en lumière la fragilité des systèmes papier (besoin d’espace, d’équipes localisées et de temps pour mettre à jour et archiver les informations, etc.) et des solutions numériques qui ne correspondent pas aux véritables besoins des utilisateurs. C’est là que le Digital Visual Management (DVM, ou management visuel numérique) entre en jeu. Grâce à l’utilisation d’écrans connectés et de salles numérisés ainsi qu’à l’accessibilité ATAWAD (anytime, anywhere, any device), le DVM favorise la collaboration des équipes à distance.

Le management visuel digital comme levier organisationnel

Les écrans de management visuel sont devenus un élément essentiel de la gestion des entreprises. Ces outils améliorent le travail d’équipe et la performance, ils structurent les échanges et permettent de partager facilement l’information à tous les niveaux.

Le management visuel numérique permet de fournir des informations et des statistiques actualisées par rapport à tous les indicateurs de performance clés sur les écrans d’affichage numérique de l’entreprise. Les données sont affichées en temps réel, visibles à la fois sur site et hors site pour permettre une coordination complète entre les parties prenantes dans toute l’organisation.

Même s’ils sont différents d’une entreprise à l’autre, tous les écrans de management visuel ont un dénominateur commun : la publication et la mise en avant d’indicateurs de performance.

Management visuel traditionnel ou digital : trouver un entre deux

C’est un sujet moins évident qu’il n’y paraît de prime abord. Beaucoup d’animateurs / leaders de projet ou de process restent attachés à la manipulation de post-its et à l’écriture manuelle sur un support papier ou tableau blanc. Il faut reconnaître que le déplacement manuel d’un post-it par exemple peut avoir un côté kinesthésique intéressant. Mais au final, il est rare que l’électronique ne l’emporte pas pour les mêmes raisons qui ont conduit le papier à laisser la place au PC.

Dans l’industrie et les lieux de production en particulier, les opérateurs peuvent ressentir l’utilité d’une utilisation double : le management visuel digital sera plutôt utilisé pour l’analyse et le pilotage alors que la méthode traditionnelle sera nécessaire pour se repérer et guider par exemple.

Il ne faut pas oublier que la caractéristique principale du management visuel est sa simplicité !

Quels ICP pour mes écrans de management visuel ?

Les indicateurs clés de performance (ICP) sont des mesures qui vous indiquent où vous en êtes sur le chemin pour atteindre vos objectifs. Le management visuel est une question de lisibilité. Un rapide coup d’œil à l’écran devrait donc vous indiquer où vous en êtes. Les ICP que vous affichez doivent être déterminés par la nature de votre travail et les objectifs fixés pour votre équipe.

Voici quelques exemples d’indicateurs clés de performance qu’il est possible de suivre :

• Efficacité de la production
• Contrôle et assurance de la qualité
• Délais d’exécution
• Mesures des travaux en cours (TEC)
• …

Les outils du management visuel numérique

Différents types d’équipements sont disponibles pour travailler visuellement :

• Les tableaux blancs interactifs (fixes ou mobiles)
• Les écrans tactiles interactifs
• Les caméras visioconférence
• Les vidéoprojecteurs interactifs (VPI)
• Le Paper-Board numérique
• Les softwares collaboratifs comme SOFA ou ZOOM qui permettent à plusieurs participants distants de partager sur une même surface numérique des documents qui seront partagés et co-édités par tous
• …

Un exemple d’intégration d’écran tactile interactif réussie

Découvre l’exemple de la société SALADE 2 FRUITS qui a fait appel à Motilde pour intégrer des écrans d’affichage dynamique afin d’être plus efficace, en lean manufacturing notamment. Des écrans interactifs ont également été installés dans leur salle de réunion / formation.

Nous vous invitons à nous faire parvenir la photo d’un tableau utilisé par vos équipes, Motilde vous conseillera sur la façon de le convertir dans un outil électronique grâce à un logiciel adéquat !